[ Chi tiết ] Quy trình ký kết hợp đồng điện tử từ A-Z !

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử như thế nào là thắc mắc được nhiều người đưa ra . Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết quy trình ký kết hợp đồng điện tử theo đúng quy định của pháp luật . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Ký kết hợp đồng điện tử là gì ?

Ký kết hợp đồng điện tử là việc thực hiện quy trình ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên bằng cách sử dụng công nghệ điện tử và phương tiện truyền thông điện tử thay vì việc thực hiện trực tiếp bằng việc sử dụng giấy và mực.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử này thường bao gồm các bước sau:

• Thỏa thuận về nội dung hợp đồng: Các bên thương lượng và đồng ý về nội dung của hợp đồng.
• Chuẩn bị tài liệu: Tài liệu hợp đồng được tạo ra và định dạng để sử dụng trong môi trường điện tử. Thông thường, tài liệu này sẽ có định dạng PDF hoặc văn bản điện tử.
• Chữ ký điện tử: Các bên thực hiện việc chữ ký điện tử trên tài liệu bằng cách sử dụng các công nghệ chữ ký số như mã hóa RSA hoặc các dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
• Gửi và nhận tài liệu: Tài liệu đã ký kết được gửi qua email hoặc các phương tiện truyền thông điện tử khác giữa các bên.
• Lưu trữ và bảo mật: Các bên cần đảm bảo rằng tài liệu đã ký kết được lưu trữ an toàn và có thể truy cập sau này nếu cần thiết.

Hợp đồng điện tử có thể tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tạo và xử lý hợp đồng trên giấy truyền thống. Nó cũng có thể giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác trong quá trình ký kết và duyệt hợp đồng. Tuy nhiên, quyền và trách nhiệm của các bên liên quan đến hợp đồng điện tử cần được xác định rõ ràng trong hợp đồng để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ của nó.

Quy định của pháp luật về ký kết hợp đồng điện tử

Theo quy định tại Điều 33 và Điều 34 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005, hợp đồng điện tử được xác định dưới dạng thông điệp dữ liệu. Loại hợp đồng này được công nhận về giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống. Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông điệp sẽ được truyền qua dữ liệu và có giá trị pháp lý.

Hợp đồng điện tử có một số đặc điểm lợi ích so với hợp đồng truyền thống:

• Hợp đồng được thể hiện qua thông điệp dữ liệu điện tử.
• Sự tham gia của ít nhất ba chủ thể khi ký kết hợp đồng.
• Phạm vi áp dụng của hợp đồng điện tử có thể mở rộng đến nhiều lĩnh vực do pháp luật quy định, bao gồm dân sự, kinh doanh, thương mại, và nhiều lĩnh vực khác.

Những điều này cho thấy hợp đồng điện tử đang trở thành một công cụ quan trọng trong các giao dịch thương mại và dân sự, giúp tối ưu hóa quy trình giao dịch và tăng tính hiệu quả trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Có nhiều doanh nghiệp hiện tại vẫn chưa thực sự quen thuộc với việc thực hiện ký kết hợp đồng trực tuyến, và điều này có thể thực hiện thông qua nhiều hình thức khác nhau. Quy trình ký kết sẽ thay đổi tùy thuộc vào lĩnh vực cụ thể mà các bên tham gia hợp đồng điện tử đang hoạt động. Tuy nhiên, quy trình ký kết hợp đồng điện tử cơ bản thường bao gồm các bước sau đây:

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử gồm 3 bước

Bước 1: Đề xuất hợp đồng điện tử

Bước đầu tiên trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử là đề xuất hợp đồng điện tử . Chi tiết cụ thể như sau :

• Đăng nhập vào hệ thống hợp đồng điện tử: Bên đề xuất hợp đồng truy cập vào hệ thống hoặc ứng dụng hợp đồng điện tử sử dụng tên đăng nhập và mật khẩu của mình.
• Tạo dựng hợp đồng điện tử: Bên đề xuất sẽ bắt đầu quá trình bằng cách tạo mới một hợp đồng điện tử trên nền tảng hệ thống. Họ có thể chọn một mẫu hợp đồng có sẵn hoặc tạo hợp đồng từ đầu.
• Điền thông tin chi tiết: Bên đề xuất hợp đồng sẽ điền đầy đủ và chi tiết về các điều khoản, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên trong hợp đồng. Thông tin này bao gồm mô tả cụ thể về giao dịch, giá trị, thời hạn, và bất kỳ điều khoản nào khác có liên quan.
• Xác định yêu cầu, vị trí và chủ thể ký kết: Bên đề xuất hợp đồng sẽ xác định những vị trí cụ thể trong tài liệu hợp đồng mà cần phải được ký kết. Họ cũng xác định người hoặc thực thể nào sẽ đảm nhận việc ký tên tại các vị trí này.
• Tiến hành ký kết: Sau khi tất cả thông tin được điền đầy đủ và chính xác, bên đề xuất sẽ thực hiện việc ký tên tại các vị trí tương ứng trên hợp đồng điện tử. Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về ngày và giờ ký kết để đảm bảo tính chính xác và tính hợp pháp của hợp đồng.
• Gửi hợp đồng điện tử: Khi hợp đồng đã được ký kết bởi bên đề xuất, nó sẽ được gửi đi thông qua hệ thống hoặc ứng dụng hợp đồng điện tử đến bên thứ hai hoặc đối tác tham gia vào hợp đồng.

Quy trình này giúp tối ưu hóa quá trình ký kết hợp đồng, giảm bớt sai sót và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử.

Bước 2 : Phản hồi đề nghị ký kết hợp đồng điện tử

Bước 2 trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử là phản hồi đề nghị ký kết . Dưới đây là quy trình cụ thể :

• Nhận thông báo email: Bên được đề xuất hợp đồng sẽ nhận được một thông báo email tự động thông báo về đề xuất hợp đồng từ bên đề xuất. Thông báo này sẽ bao gồm liên kết trực tiếp đến hợp đồng điện tử. Điều này cho phép họ tiếp cận hợp đồng mà không cần đăng nhập vào hệ thống.
• Kiểm tra nội dung hợp đồng: Bên được đề xuất hợp đồng sẽ thực hiện việc kiểm tra toàn bộ nội dung của hợp đồng. Họ sẽ xem xét các điều khoản, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm được đề xuất trong hợp đồng.
• Phản hồi và xác nhận: Sau khi kiểm tra, bên được đề xuất hợp đồng sẽ đưa ra quyết định về việc đồng ý hoặc không đồng ý với các điều khoản và nội dung của hợp đồng. Trong trường hợp đồng ý, họ sẽ tiến hành ký số vào hợp đồng để thể hiện sự đồng tình và hoàn tất quy trình ký kết.

Quy trình này đảm bảo tính chính xác và tính hợp pháp của hợp đồng điện tử, đồng thời giúp tối ưu hóa quá trình phản hồi và phê duyệt từ bên được đề xuất hợp đồng.

Bước 3: Thực hiện theo hợp đồng điện tử

Sau khi quy trình ký kết hợp đồng điện tử hoàn tất, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận về việc ký kết thành công. Hợp đồng điện tử hợp lệ sẽ được lưu trữ và mã hóa, bảo đảm tính bảo mật và tính chính xác của nó.

Khi đã hoàn thành việc ký kết hợp đồng, cả hai bên sẽ tiến hành thực hiện các điều khoản và cam kết đã được ghi trong hợp đồng điện tử. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp dịch vụ, sản phẩm, hoặc thực hiện mọi hành động cần thiết dựa trên nội dung của hợp đồng điện tử.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử kết thúc khi các bên đã hoàn tất việc thực hiện theo các điều khoản đã thỏa thuận và các yêu cầu được quy định trong hợp đồng.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử có giống với hợp đồng truyền thống không

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử có thể khác biệt so với quy trình ký kết hợp đồng truyền thống trong một số khía cạnh, chủ yếu do sự sử dụng công nghệ điện tử và phương tiện truyền thông điện tử. Dưới đây là một số điểm khác biệt quan trọng:

• Phương tiện sử dụng: Trong hợp đồng điện tử, các bên sử dụng phương tiện điện tử và truyền thông điện tử để thực hiện quy trình ký kết. Trong khi đó, trong hợp đồng truyền thống, việc ký kết thường diễn ra trên giấy và thường yêu cầu giao nhận tài liệu vật lý.
• Chữ ký điện tử: Trong hợp đồng điện tử, thường sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận sự đồng ý và cam kết của các bên. Trong hợp đồng truyền thống, chữ ký bằng mực thường được sử dụng trên giấy.
• Tốc độ và hiệu quả: Hợp đồng điện tử thường nhanh chóng và hiệu quả hơn so với hợp đồng truyền thống. Việc trao đổi thông tin và xác nhận có thể xảy ra trong thời gian thực qua mạng.
• Bảo mật và lưu trữ: Hợp đồng điện tử thường được lưu trữ và bảo mật bằng cách mã hóa dữ liệu, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của hợp đồng. Trong khi đó, hợp đồng truyền thống có thể yêu cầu việc lưu trữ vật lý và có thể dễ dàng bị mất hoặc hủy hoại.
• Tính bất biến: Hợp đồng điện tử có khả năng giữ nguyên thông tin và lịch sử thay đổi, giúp dễ dàng kiểm tra và theo dõi mọi thay đổi. Trong hợp đồng truyền thống, việc kiểm tra và theo dõi các sửa đổi có thể phức tạp hơn.

Tóm lại, quy trình ký kết hợp đồng điện tử khác biệt với hợp đồng truyền thống trong việc sử dụng công nghệ và phương tiện truyền thông điện tử để thực hiện quy trình, tạo điều kiện cho tính hiệu quả và tính bảo mật cao hơn.

Nguyên tắc khi ký kết hợp đồng điện tử

Luật Giao dịch điện tử ở Việt Nam đã đề cập đến ba nguyên tắc quan trọng khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, bao gồm:

• Quyền thỏa thuận về phương tiện điện tử: Các bên tham gia có quyền tự do thỏa thuận và sử dụng phương tiện điện tử nào trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử. Điều này đảm bảo tính linh hoạt và sự tiện lợi trong việc lựa chọn công cụ và nền tảng thực hiện giao dịch điện tử.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Việc giao kết và thực hiện các điều kiện trong hợp đồng điện tử phải tuân thủ tất cả các quy định của pháp luật hiện hành. Điều này đảm bảo rằng các hợp đồng điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật và độ tin cậy của chúng.
• Thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và bảo mật: Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về các yêu cầu kỹ thuật, các biện pháp chứng thực, và các vấn đề liên quan đến tính toàn vẹn và an toàn bảo mật của hợp đồng điện tử. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin và giao dịch được bảo vệ một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Những nguyên tắc này giúp xây dựng một môi trường hợp đồng điện tử trong sạch và hợp pháp, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển và thúc đẩy các giao dịch điện tử trong kinh doanh và xã hội.

MobiFone eContract – Phần mềm đơn giản hóa quy trình ký kết hợp đồng điện tử

MobiFone eContract là một phần mềm được thiết kế để đơn giản hóa quy trình ký kết hợp đồng điện tử. Đây là một công cụ hiệu quả giúp tổ chức và cá nhân thực hiện các giao dịch điện tử một cách dễ dàng và bảo mật. Dưới đây là một số điểm nổi bật của MobiFone eContract:

MobiFone eContract – Phần mềm đơn giản hóa quy trình ký kết hợp đồng điện tử

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: MobiFone eContract cung cấp một giao diện người dùng thân thiện, giúp người dùng dễ dàng tạo, xem và quản lý các hợp đồng điện tử. Việc sử dụng phần mềm trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian.
• Hỗ trợ nhiều loại hợp đồng: Phần mềm này hỗ trợ nhiều loại hợp đồng khác nhau, từ hợp đồng mua bán đến hợp đồng dịch vụ và nhiều loại hợp đồng khác, phù hợp với nhiều ngành công nghiệp và mục đích sử dụng.
• Chữ ký điện tử: MobiFone eContract cho phép người dùng áp dụng chữ ký điện tử, đảm bảo tính xác thực và tính bảo mật của hợp đồng. Điều này thay thế việc sử dụng chữ ký truyền thống và giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến giấy tờ vật lý.
• Bảo mật và bảo vệ thông tin: Phần mềm này đảm bảo tính an toàn của thông tin và giao dịch. Nó sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu cá nhân và giao dịch khỏi các nguy cơ mạng.
• Lưu trữ và quản lý hợp đồng: MobiFone eContract cho phép lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử một cách hiệu quả. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập các hợp đồng đã ký kết từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào.
• Thông báo và nhắc nhở: Phần mềm này cung cấp tính năng thông báo và nhắc nhở, giúp người dùng không bỏ lỡ bất kỳ khoản thanh toán hoặc hạn chót quan trọng nào trong hợp đồng.

MobiFone eContract đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quy trình ký kết hợp đồng điện tử, làm cho nó trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn đối với các tổ chức và cá nhân.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã giới thiệu chi tiết quy trình ký kết hợp đồng điện tử theo đúng quy định của pháp luật . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !