Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đơn giản nhất
Ngày cập nhật :30/12/2024
Bài viết dưới đây Giải pháp số Hà Nội sẽ hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đơn giản nhất theo đúng quy định của pháp luật . Cùng tìm hiểu nhé !
Chữ ký số là gì
Khái niệm “chữ ký số” là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực giao dịch điện tử, nhưng không phải ai cũng hiểu đúng định nghĩa của nó theo quy định của Pháp luật. Trước khi nhận hướng dẫn về cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số, quan trọng là bạn cần có hiểu biết rõ về các vấn đề sau đây:
Định nghĩa chữ ký số theo quy định của pháp luật
Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3 của Nghị định 130/2018 NĐ-CP ngày 27/9/2018, chữ ký số được định nghĩa như sau:
“Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được tạo ra thông qua quá trình biến đổi một thông điệp dữ liệu, sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Người nhận thông điệp, có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký, có thể xác định chính xác quá trình biến đổi:
- Quá trình biến đổi được tạo ra đúng với khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn của nội dung thông điệp từ thời điểm thực hiện quá trình biến đổi trên.”
Mặc dù có nhiều hình thức chữ ký điện tử như chữ ký hình ảnh, chữ ký quét, chữ ký số vẫn là lựa chọn hàng đầu để đảm bảo tính an toàn và tính pháp lý cho giao dịch điện tử, được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp và các tổ chức.
Điều kiện để đảm bảo chữ ký số an toàn
Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số được quy định tại Điều 9 của Nghị định 130/2018 NĐ-CP như sau:
- Chữ ký số được tạo ra phải trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và được kiểm tra thông qua khóa công khai được ghi trên chứng thư số đó.
- Chữ ký số được tạo ra bằng cách sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số, do một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia/chuyên dùng của Chính phủ/công cộng/các cơ quan chuyên dùng, đã được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số.
- Khóa bí mật chỉ được kiểm soát bởi người ký tại thời điểm thực hiện chữ ký.
Khi theo quy định của pháp luật yêu cầu văn bản cần có chữ ký, thì một thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng nếu nó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được bảo đảm an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định nói trên.
Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Hợp đồng điện tử là các thỏa thuận được thiết lập dưới dạng thông tin, chúng được tạo ra, gửi đi, nhận lại, và lưu trữ thông qua các phương tiện hoạt động dựa trên các công nghệ như điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ, hoặc các công nghệ tương tự. Trong quá trình ký kết hợp đồng điện tử, các bên đã thỏa thuận về quy trình chứng thực chữ ký số.
Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử an toàn
Đối với nhiều hợp đồng kinh tế, việc đảm bảo nguyên tắc an toàn trong quá trình giao kết là rất quan trọng. Trong ngữ cảnh này, hợp đồng điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Điều 35 của Luật Giao dịch điện tử 2005. Cụ thể:
- Các bên tham gia đều được quyền thỏa thuận về việc sử dụng phương tiện điện tử trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng.
- Quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và các quy định pháp luật liên quan đến hợp đồng.
- Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về các yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, cũng như các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử đó.
Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số
Để thực hiện giao kết hợp đồng điện tử một cách hiệu quả, các doanh nghiệp và đơn vị cần tuân theo các bước chi tiết sau:
Bước 1: Đề Nghị Giao Kết Hợp Đồng
Sau khi đạt được thỏa thuận hợp tác, bên đề nghị giao kết hợp đồng (thường là bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ) để rõ ràng hóa trách nhiệm và quyền lợi. Quy trình này bao gồm:
- Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử.
- Tạo hợp đồng điện tử với nội dung đã thỏa thuận, chi tiết trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên.
- Xác định vị trí và chủ thể ký trên hợp đồng.
- Ký chữ ký số lên hợp đồng.
- Gửi hợp đồng điện tử cho đối tác để họ tiếp tục ký.
Bước 2: Trả Lời Đề Nghị Giao Kết Hợp Đồng Điện Tử
Bên được đề nghị giao kết hợp đồng sẽ nhận email thông báo và thực hiện các bước sau:
- Truy cập vào đường link hợp đồng (không cần đăng nhập).
- Đọc kỹ nội dung và trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử.
- Xác nhận đồng ý bằng cách ký chữ ký số. Trong trường hợp không đồng ý, bên này sẽ phản hồi và đề xuất sửa đổi.
Bước 3: Thực Hiện Hợp Đồng
Nếu bên được đề nghị hoàn tất ký số, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến tất cả các bên tham gia. Hợp đồng đã ký số không thể sửa đổi.
Hợp đồng sau khi ký có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao Dịch Điện Tử, đồng thời được lưu trữ và mã hoá để đảm bảo tính an toàn và xác định người thực hiện ký, đồng thời đảm bảo tính pháp lý cao của văn bản.
Bài viết trên đây đã hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số đơn giản nhất theo đúng quy định của pháp luật . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !
