Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email đơn giản nhất

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email như thế nào là thắc mắc được nhiều người đưa ra . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email đơn giản , nhanh chóng , chuẩn pháp luật . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Khái niệm hợp đồng điện tử

Khái niệm “hợp đồng điện tử” ám chỉ một loại hợp đồng được thiết lập, truyền tải, nhận và thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Hợp đồng điện tử thường bao gồm việc trao đổi và xác nhận thông tin giữa các bên tham gia hợp đồng thông qua môi trường trực tuyến.

Hợp đồng điện tử mang lại sự tiện lợi hơn so với hợp đồng giấy truyền thống, giúp tiết kiệm công sức, thời gian và tiền bạc trong quá trình giao kết hợp đồng. Mọi người có khả năng ký kết hợp đồng mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại di động, máy tính xách tay, hoặc máy tính cá nhân.

Hợp đồng điện tử thường được xác thực và chấp nhận thông qua việc sử dụng chữ ký điện tử, điều này là một điểm khác biệt lớn so với hợp đồng truyền thống.

Hợp đồng điện tử ký kết qua email có giá trị pháp lý không ?

Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được ký kết và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì trên giấy tờ như hợp đồng truyền thống.

Theo quy định của Luật 51/2005/QH11 về giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử được định nghĩa như sau:

Điều 33: Hợp đồng điện tử: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”

Điều 10. Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.”

Trong trường hợp ký kết hợp đồng qua email, các bên sử dụng công nghệ điện tử để giao tiếp, xác nhận và lưu trữ hợp đồng. Do đó, hợp đồng qua email có thể được xem như là một dạng hợp đồng điện tử.

Vì vậy, giao kết hợp đồng bằng email vẫn được coi là hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý và không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng email.

Điều kiện ký kết hợp đồng điện tử qua Email

Điều kiện giao kết hợp đồng điện tử qua Email:

• Thỏa thuận chi tiết về giao kết hợp đồng qua Email phải tuân theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
• Cả hai bên tham gia giao dịch qua Email phải có hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh, bao gồm nhân sự, thiết bị và qui trình quản lý. Nhân sự tham gia phải đáp ứng tiêu chuẩn về trung thực, cẩn trọng và mẫn cán. Thiết bị cần đảm bảo hiện đại và chất lượng. Qui trình quản lý phải được thiết lập một cách chặt chẽ và đầy đủ.
• Các bên cần thống nhất về trình tự và thủ tục giao kết hợp đồng qua Email. Điều này bao gồm việc thỏa thuận rõ ràng về các điều kiện để tài liệu gửi qua Email có hiệu lực, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, quy trình tạo dữ liệu qua Email, quy trình gửi và nhận, xác nhận việc gửi và nhận, địa điểm gửi và địa điểm nhận, thời gian mà tài liệu qua Email có hiệu lực, quy tắc bảo mật thông tin, và trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
• Các bên cần đăng ký thông tin với nhau, bao gồm mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và danh tính của nhân viên tham gia giao dịch của hai bên, địa chỉ email được sử dụng trong giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ, và các thông tin liên quan khác.
• Các bên cần duy trì bản gốc để đối chiếu và phải thiết lập nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email tùy thuộc vào tính chất của từng giao dịch.

Bên cạnh việc giao dịch qua Email, việc sử dụng các phương tiện liên lạc bổ sung như điện thoại, fax cũng cần thiết để tăng tính minh bạch và cung cấp chứng cứ cho giao dịch.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm và dịch vụ đặc biệt được thiết kế để tạo, gửi, và quản lý hợp đồng điện tử. Dưới đây là một quy trình cơ bản cho việc ký kết hợp đồng điện tử qua email:

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Tạo hợp đồng điện tử

Bước đầu tiên là tạo hợp đồng điện tử dưới dạng tài liệu điện tử. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm xử lý văn bản như Microsoft Word hoặc các công cụ tạo hợp đồng điện tử trực tuyến.

Bước đầu tiên trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là : Tạo hợp đồng điện tử

Thỏa thuận điều kiện

Hai bên tham gia hợp đồng cần thỏa thuận về điều kiện và các điều khoản của hợp đồng điện tử. Điều này có thể diễn ra qua cuộc đàm phán qua email hoặc các cuộc trò chuyện trực tuyến khác.

Bước thứ 2 trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là : Thỏa thuận điều kiện

Chuẩn bị tài liệu ký kết

Sau khi đạt được thỏa thuận, tài liệu hợp đồng cần được chuẩn bị cho việc ký kết. Điều này bao gồm việc đưa thông tin cụ thể và các điều khoản vào tài liệu hợp đồng.

Bước thứ 3 trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là : Chuẩn bị tài liệu ký kết

Sử dụng dịch vụ ký số

Để đảm bảo tính bảo mật và xác thực, bạn có thể sử dụng dịch vụ ký số hoặc phần mềm ký số để tạo chữ ký điện tử cho tài liệu hợp đồng. Điều này sẽ giúp bảo vệ tính toàn vẹn của hợp đồng.

Bước thứ 4 trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là : Sử dụng dịch vụ ký số

Gửi email hợp đồng

Sau khi tài liệu hợp đồng đã được chuẩn bị và ký số, bạn có thể gửi email chứa tài liệu hợp đồng đến bên kia. Đảm bảo rằng tài liệu đính kèm đã được mã hóa và bảo mật.

Bước thứ 5 trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là : Gửi email hợp đồng

Chấp nhận và ký kết

Bên nhận email sẽ nhận được tài liệu hợp đồng và có thể xem xét nó. Sau khi đồng ý với điều kiện, họ có thể sử dụng chữ ký điện tử của mình để ký kết tài liệu và gửi lại cho bên gửi qua email.

Bước thứ 6 trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là : Chấp nhận và ký kết

Lưu trữ và quản lý hợp đồng

Hợp đồng đã được ký kết có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Điều này giúp dễ dàng tra cứu và theo dõi các hợp đồng trong tương lai.

Bước thứ 7 trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là : Lưu trữ và quản lý hợp đồng

Xác thực và bảo mật

Đảm bảo rằng tất cả thông tin và chữ ký điện tử được xác thực và bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email có thể thay đổi tùy thuộc vào công cụ hoặc dịch vụ cụ thể mà bạn sử dụng để tạo và quản lý hợp đồng điện tử qua email.

Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử qua email bằng phần mềm MobiFone eContract

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm ký hợp đồng điện tử

• Người ký hợp đồng điện tử có tài khoản trên hệ thống:

Người sử dụng sẽ tiến hành đăng nhập vào nền tảng MobiFone eContract bằng tài khoản mà họ đã đăng ký trước đó trên hệ thống.

• Người ký hợp đồng điện tử không có tài khoản trên hệ thống:

Người ký sẽ nhận được thông tin đăng nhập vào hệ thống thông qua email hoặc tin nhắn SMS khi có thông báo từ MobiFone. Khi nhận được thông tin này, người ký sẽ tiến hành đăng nhập bằng cách sử dụng thông tin được cung cấp qua email hoặc SMS.

Người ký sẽ chọn nút “Ký hợp đồng” để mở liên kết, sau đó sử dụng thông tin đăng nhập được cung cấp qua email để đăng nhập vào tài khoản.

Bước 2: Thực hiện ký hợp đồng điện tử MobiFone eContract bằng MobiCA token

Đối với những người ký đã đăng ký tài khoản trên nền tảng, khi họ nhận được thông báo về việc ký hợp đồng, việc tiếp theo sẽ là thực hiện đăng nhập vào hệ thống, tuân theo hướng dẫn từ Bước 1.

Tiếp theo, người ký sẽ tìm và chọn mục “Hợp đồng đã nhận – Chờ xử lý” trong danh sách các hợp đồng. Ngay sau đó, họ sẽ nhấn vào tùy chọn “Ký” để tiếp tục quy trình ký hợp đồng.

Tại màn hình xác nhận ký hợp đồng, sau khi người ký đã đọc kỹ nội dung có trong tập tin hợp đồng:

• Người ký sẽ thực hiện việc chọn tùy chọn “Đồng ý” để xác thực việc ký hợp đồng.
• Nếu người ký không đồng ý với nội dung của hợp đồng, họ có thể chọn nút “Từ chối”. Đồng thời, họ sẽ được yêu cầu nhập lý do hủy hợp đồng.

Sau khi người ký đã chọn tùy chọn “Đồng ý” để xác nhận việc ký hợp đồng, bước tiếp theo là họ sẽ chọn nút “Xác nhận” để thực hiện quá trình ký hợp đồng điện tử.

Cửa sổ xác nhận đồng ý ký hợp đồng sẽ hiện lên.

Người ký cần mở công cụ ký số PKI Sign để thực hiện quá trình ký. Trong trường hợp chưa có công cụ này cài đặt, một cửa sổ thông báo sẽ xuất hiện để hướng dẫn người ký thực hiện việc cài đặt.

Một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện để thông báo về việc cần cài đặt và mở công cụ ký hợp đồng điện tử.

Người ký sẽ thực hiện cài đặt công cụ “MobiFone PKI Sign” cùng với “Token Manager” nếu chưa có. Sau khi cài đặt thành công, họ sẽ mở công cụ này.

Tiếp theo, người ký cần chọn chứng thư số cần ký và xác thực trong công cụ PKI Sign.

Sau khi chọn chứng thư số cần sử dụng, người ký sẽ cần nhập mã PIN tương ứng và sau đó nhấn vào nút “<Đăng nhập>” để xác thực việc hoàn thành quá trình ký hợp đồng.

Người ký sẽ nhập mã PIN để xác nhận việc ký hợp đồng điện tử.

Sau khi mã PIN được nhập, hợp đồng sẽ nhanh chóng được xác thực trong vòng vài giây.

Bước 3: Xem và tải xuống file hợp đồng ký số

Khi quá trình ký hợp đồng hoàn tất, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tới tất cả các bên tham gia trong hợp đồng.

Đối với người soạn thảo hợp đồng, họ có thể tìm thấy và tải hợp đồng tại mục “Hợp đồng đã tạo – Hoàn thành”.

Hợp đồng sau khi đã hoàn thành sẽ được hiển thị trong danh sách của bên tạo hợp đồng.

Tất cả các chủ thể tham gia ký hợp đồng sẽ nhận được thông báo về việc hợp đồng đã hoàn thành.

Một email thông báo về việc hoàn thành hợp đồng sẽ được gửi đi.

Để xem nội dung của hợp đồng, người nhận

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã hướng dẫn quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email đơn giản bằng phần mềm MobiFone eContract . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !