11 Lợi ích của hợp đồng điện tử đem lại cho doanh nghiệp !
Hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi so với hợp đồng truyền thống . Lợi ích của hợp đồng điện tử là gì ? . Dưới đây là 11 lợi ích của hợp đồng điện tử mang lại cho doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số ngày nay . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !
Hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian ký kết hợp đồng , tối ưu quy trình
Tiết kiệm thời gian trong quá trình ký kết hợp đồng và tối ưu hóa quy trình là một lợi ích quan trọng của việc sử dụng hợp đồng điện tử. Trong trường hợp hợp đồng điện tử, mỗi giao dịch ký kết chỉ mất chưa đến 1 phút. Thao tác nhanh chóng không chỉ đảm bảo sự linh hoạt và chính xác trong quy trình, mà còn giúp giảm thiểu thời gian cần thiết.
Hợp đồng điện tử giúp tiết kiệm thời gian ký kết hợp đồng , tối ưu quy trình
Có khả năng chỉnh sửa và đề xuất thay đổi trực tiếp trên thiết bị điện tử giúp tối ưu hóa quá trình xác nhận hợp đồng. Điều này mang lại lợi ích đặc biệt khi cần thực hiện các điều chỉnh hoặc sửa đổi ngay lập tức. Lịch sử chỉnh sửa của hợp đồng có sẵn và có thể được xem trực tiếp bởi cả hai bên, tạo điều kiện thuận lợi cho sự minh bạch và giao tiếp hiệu quả.
Ngược lại, trong trường hợp hợp đồng giấy truyền thống, quá trình chuẩn bị thường kéo dài ít nhất 1 tuần, bao gồm cả thời gian soạn thảo và xem xét hợp đồng. Các yếu tố như việc chỉnh sửa hợp đồng và thời gian vận chuyển có thể gây trở ngại và ảnh hưởng đến tốc độ của quá trình ký kết. Sự chậm trễ này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu suất của giao dịch.
Bằng cách sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch một cách dễ dàng và nhanh chóng, giảm bớt các đợi chờ không cần thiết và quy trình phức tạp. Việc chỉnh sửa trực tiếp trên thiết bị điện tử đồng thời tối ưu hóa quy trình, đem lại hiệu suất và linh hoạt cho các bên liên quan.
Hợp đồng điện tử đảm bảo sự minh bạch và công khai
Lợi ích của hợp đồng điện tử phải kể đến là giúp đảm bảo sự minh bạch và công khai. Trong trường hợp hợp đồng điện tử, nếu cần chỉnh sửa một số điều khoản, người dùng có khả năng thực hiện điều này trực tiếp trên hợp đồng. Lịch sử chỉnh sửa được lưu trữ một cách rõ ràng, mang lại khả năng kiểm soát cho cả hai bên, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công khai cho bản hợp đồng.
Lợi ích của hợp đồng điện tử – Đảm bảo sự minh bạch và công khai
Ngược lại, trong trường hợp của hợp đồng giấy, việc làm giả giấy tờ là một thách thức không nhỏ. Khả năng hợp đồng bị chỉnh sửa hoặc làm giả có thể tạo ra tình trạng không chắc chắn, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác của cả hai bên.
Hợp đồng điện tử, sau khi ký kết, sẽ được lưu trữ trực tiếp trên máy tính, mang lại khả năng kiểm tra, đối chiếu và chỉnh sửa khi cần thiết mà không lo ngại về nguy cơ gian lận từ đối tác. Điều này không chỉ giúp quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi mà còn đảm bảo tính minh bạch đối với cả hai bên liên quan.
Hợp đồng điện tử giúp tối ưu chi phí doanh nghiệp
Tối ưu hóa chi phí là một lợi ích quan trọng mà hợp đồng điện tử mang lại cho doanh nghiệp.
Trong trường hợp của hợp đồng điện tử, chi phí cho mỗi lần ký kết hiện nay rơi vào khoảng từ 5.000 đến 20.000 VND/hợp đồng. Đặc biệt, khi sử dụng dịch vụ hợp đồng điện tử của VNPT, chi phí này giảm xuống chỉ còn 5.000 đồng cho mỗi lần ký kết. Đây là một mức chi phí vô cùng tối ưu, không chỉ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn tạo ra sự tiện lợi và tiết kiệm cho khách hàng.
Lợi ích của hợp đồng điện tử – Giúp tối ưu chi phí doanh nghiệp
Ngược lại, trong trường hợp của hợp đồng giấy, chi phí bao gồm in ấn hợp đồng, tiền xăng và tiền ăn uống cho cuộc gặp mặt. Nếu hợp đồng cần phải được chỉnh sửa, sẽ mất thêm thời gian và chi phí để thực hiện lại quy trình in ấn và sắp xếp lịch gặp mặt để ký hợp đồng lại.
Bằng cách sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa đáng kể các chi phí liên quan. Tất cả những chi phí phát sinh khi sử dụng hợp đồng giấy đều được giảm thiểu, mang lại sự hiệu quả và tiết kiệm cho cả hai bên.
Tăng cường độ chính xác của hợp đồng
Tăng cường độ chính xác của hợp đồng là một trong những lợi ích của hợp đồng điện tử mang đến cho doanh nghiệp .
Trong trường hợp của hợp đồng điện tử, khả năng chỉnh sửa và đánh dấu các điểm cần chú ý cho khách hàng là linh hoạt và thuận tiện. Chức năng highlight giúp nhấn mạnh rõ ràng các điểm quan trọng, giúp bạn dễ dàng quan sát và kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo rằng không có điều gì bị bỏ sót khi cần chỉnh sửa.
Lợi ích của hợp đồng điện tử – Tăng cường độ chính xác của hợp đồng
Ngược lại, trong trường hợp của hợp đồng giấy, khi có sự khác biệt hoặc thiếu sót, việc gặp lại khách hàng, ghi chép những điểm cần chỉnh sửa và lật từng trang giấy để tìm kiếm có thể tốn thời gian và làm mất thẩm mỹ của hợp đồng. Những điểm được đánh dấu cũng có thể làm giảm tính thẩm mỹ và đôi khi dẫn đến việc bỏ sót, ảnh hưởng đến nội dung và quy trình ký kết.
Sử dụng hợp đồng điện tử giúp cải thiện độ chính xác bằng cách dễ dàng chỉnh sửa và đánh dấu các điểm quan trọng mà không làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của hợp đồng. Đồng thời, quá trình kiểm tra, xử lý, và chỉnh sửa hợp đồng trở nên dễ dàng hơn cho cả hai bên.
Ký kết thuận tiện
Lợi ích của hợp đồng điện tử đem lại là giúp doanh nghiệp thuận tiện khi ký kết. Trong trường hợp hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng ký kết hợp đồng bằng máy tính, điện thoại, hoặc máy tính bảng từ bất kỳ đâu, chỉ cần thiết bị có kết nối Internet. Một cú click chuột là đủ để hoàn tất quá trình ký kết một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Lợi ích của hợp đồng điện tử – Giúp ký kết thuận tiện
Ngược lại, với hợp đồng giấy, việc sử dụng chữ ký truyền thống đòi hỏi bạn phải ký trực tiếp trên giấy. Điều này có nghĩa là để hoàn tất quá trình ký kết, bạn cần phải đến địa điểm hẹn và chỉ có thể thực hiện việc ký kết trên tài liệu giấy, không có sự linh hoạt và biện pháp thay thế.
Trong những tình huống khẩn cấp hoặc khi đối tác, khách hàng không thể gặp mặt trực tiếp, hợp đồng điện tử trở thành lựa chọn hoàn hảo. Nó giúp giải quyết mọi vấn đề xuất phát từ các yếu tố bên ngoài một cách nhanh chóng và hiệu quả, không giới hạn địa lý và thời gian.
Giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng
Nâng cao trải nghiệm của khách hàng là một trong những lợi ích của hợp đồng điện tử đem lại . Trong trường hợp của hợp đồng điện tử, việc cung cấp thông tin cho khách hàng trở nên nhanh chóng hơn, giúp họ có thể ký kết hợp đồng mọi lúc, mọi nơi. Dịch vụ khách hàng linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng, làm tăng giá trị và sự thuận lợi. Điều này không chỉ làm tăng cường uy tín của doanh nghiệp mà còn tạo ra một trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Ngược lại, với hợp đồng giấy, việc yêu cầu khách hàng phải gặp trực tiếp để ký kết hợp đồng có thể làm mất thời gian và thậm chí khiến cho họ phải thay đổi lịch trình. Điều này có thể gây ra những tác động tiêu cực đối với hình ảnh của doanh nghiệp và tạo ra sự phiền toái cho khách hàng.
Dịch vụ khách hàng luôn được coi trọng, và một dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có điểm mạnh trong tâm trí của khách hàng. Hợp đồng điện tử mang lại tính nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời cũng tăng cường trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Hệ thống lưu trữ bảo mật an toàn
Hệ thống lưu trữ với tính bảo mật cao là một yếu tố quan trọng khi so sánh giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy.
Trong trường hợp của hợp đồng điện tử, tất cả dữ liệu được an toàn lưu trữ trên hệ thống với các biện pháp bảo mật 24/7. Quyền truy cập vào hợp đồng được hạn chế và được xác thực bằng mã hóa, giảm thiểu rủi ro về an ninh thông tin. Dữ liệu lưu trữ trên máy tính đảm bảo mức độ an toàn cao hơn, với khả năng chống làm giả thấp hơn so với hợp đồng giấy. Hơn nữa, hệ thống này có khả năng đối phó với các yếu tố thời tiết và tác nhân môi trường, cung cấp độ bảo vệ cao.
Lợi ích của hợp đồng điện tử – Có hệ thống lưu trữ bảo mật an toàn
Ngược lại, với hợp đồng giấy, việc bảo quản đòi hỏi một phòng kho đặc biệt để tránh các vấn đề như bám bụi, mối mọt, và tác động tiêu cực từ điều kiện thời tiết. Quá trình lưu trữ này có thể gặp khó khăn và làm ảnh hưởng đến chất lượng và nội dung của hợp đồng.
Bảo mật và lưu trữ thông tin thông qua hệ thống mã hóa trong hợp đồng điện tử mang lại độ an toàn cao hơn, giảm thiểu rủi ro làm giả, thất lạc, và hư hỏng một cách tối đa. Điều này đồng nghĩa với việc bảo vệ hiệu suất và chất lượng của hợp đồng trong thời gian dài.
Hợp đồng điện tử giúp tăng cường hiệu suất làm việc
Góp phần tăng cường hiệu suất làm việc và thúc đẩy quy trình số hóa của doanh nghiệp là một trong những lợi ích của hợp đồng điện tử.
Trong trường hợp của hợp đồng điện tử, không cần phải di chuyển, tiết kiệm thời gian không cần thiết để làm lại hay chỉnh sửa hợp đồng. Quy trình chỉnh sửa có thể thực hiện trực tuyến, giúp quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng hơn. Việc giải quyết các hợp đồng trở nên linh hoạt và ngắn gọn, rút ngắn thời gian xử lý. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xử lý đồng thời nhiều hợp đồng trong và ngoài nước, thúc đẩy phát triển toàn diện.
Hợp đồng điện tử giúp tăng cường hiệu suất làm việc
Ngược lại, với hợp đồng giấy, quy trình yêu cầu nhiều thủ tục và giấy tờ, dẫn đến thời gian xử lý chậm và có thể bị gián đoạn trong quá trình ký kết. Đối với hợp đồng quốc tế, đôi khi cần mất nhiều thời gian để hoàn tất quá trình giải quyết. Điều này có thể làm chậm sự phát triển của doanh nghiệp nếu không thể hợp tác một cách linh hoạt.
Hợp đồng điện tử mang lại nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp liên quan đến hợp tác quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ký kết và quản lý các hợp đồng. Điều này là chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ với nhiều đối tác nước ngoài, đồng thời thúc đẩy quá trình phát triển toàn diện của họ.
Dễ dàng tra cứu và tìm kiếm thông tin
Dễ dàng tra cứu và tìm kiếm thông tin là một trong những lợi ích đáng chú ý của hợp đồng điện tử.
Trong hệ thống của hợp đồng điện tử, dữ liệu được phân chia và lưu trữ một cách rõ ràng trong từng tệp, giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin khi cần. Việc tra cứu trở nên nhanh chóng, thuận tiện và chính xác chỉ với một vài thao tác đơn giản trên máy tính.
Ngược lại, với hợp đồng giấy, thường được lưu trữ thủ công trong các tủ hoặc hộp đựng cùng với nhiều tài liệu khác. Việc tìm kiếm thông tin của một hợp đồng đặc biệt đòi hỏi người dùng phải lật từng tập hợp đồng, tìm trong từng ngăn tủ, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
Với hợp đồng điện tử, người dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết chỉ trong vài thao tác trên máy tính, tiết kiệm thời gian và công sức. Điều này không chỉ làm tăng cường hiệu suất làm việc mà còn là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tích cực đến sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay.
Hợp đồng điện tử giúp giải quyết rào cản về địa lý , dịch bệnh , thời tiết
Giải quyết các rào cản về địa lý, dịch bệnh, và thời tiết là một trong những ưu điểm đặc biệt của hợp đồng điện tử, được thể hiện qua những điểm sau:
- Nhờ quá trình ký kết trực tuyến trên Internet, hợp đồng điện tử có khả năng thực hiện một cách nhanh chóng bất cứ lúc nào, ngay cả khi các bên đối tác ở xa nhau hoặc gặp khó khăn trong việc gặp mặt trực tiếp. Điều này cho phép giao dịch linh hoạt với các đối tác ở nước ngoài.
- So với hợp đồng truyền thống, nơi yêu cầu sự gặp gỡ trực tiếp, hợp đồng điện tử giúp tránh được những trở ngại có thể phát sinh từ thiên tai hoặc dịch bệnh. Chẳng hạn, trong thời kỳ đại dịch như Covid-19, khi giãn cách xã hội là điều cần thiết, hợp đồng điện tử giữ cho quá trình ký kết diễn ra suôn sẻ, không bị tác động bởi các yếu tố bất lợi này.
Giúp thúc đẩy giao thương
Thúc đẩy sự phát triển của giao thương cả trong nước và quốc tế là một trong những đóng góp quan trọng của hợp đồng điện tử.
Qua việc sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có khả năng giảm ngắn thời gian ký kết với khách hàng cả trong và ngoài nước, mà không cần phải di chuyển từ địa phương này sang địa phương khác hoặc từ quốc gia này sang quốc gia khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận và mở rộng mạng lưới giao thương, kết nối với nhiều đối tác ở khắp mọi nơi một cách dễ dàng và hiệu quả.
Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã điểm danh 11 lợi ích của hợp đồng điện tử đem lại cho doanh nghiệp . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !
