Hợp đồng lao động điện tử là gì ? 5 Thông tin cần lưu ý
Hợp đồng lao động điện tử là gì ? Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý không ? Đặc điểm của hợp đồng này như thế nào , ưu nhược điểm ra sao , cần lưu ý gì khi ký hợp đồng lao động điện tử ? . Tất cả sẽ được Giải pháp số Hà Nội giải đáp trong bài viết dưới đây . Cùng tìm hiểu nhé !
Hợp đồng lao động điện tử là gì ?
Tính đến ngày 01/01/2021, Bộ Luật Lao động 2019 đã chính thức có hiệu lực thi hành, đồng thời mang theo nhiều sự điều chỉnh quan trọng về hợp đồng lao động, nhằm bảo đảm quyền lợi công bằng cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
Theo khoản 1 Điều 13 của Bộ luật Lao động 2019, khái niệm về hợp đồng lao động được định nghĩa như sau:
Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Khi hai bên thỏa thuận dưới tên gọi khác nhau nhưng có nội dung liên quan đến việc làm có trả công, tiền lương và quản lý, điều hành, giám sát của một bên, thì đó được xem xét là hợp đồng lao động.
Ngoài ra, trong ngữ cảnh của thực tế số, hợp đồng lao động điện tử được định nghĩa như sau:
Hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, đồng thời quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ lao động. Điều này được thực hiện thông qua việc tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ thông điệp dữ liệu bằng phương tiện điện tử.
Phương tiện điện tử bao gồm các công nghệ như điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương tự.
Căn cứ pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Điều 14 của Bộ Luật Lao động 2019 quy định về hình thức hợp đồng lao động như sau:
Hợp đồng lao động cần được lập bằng văn bản và phải có 02 bản, trong đó người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ khi có quy định khác tại khoản 2 của Điều này.
Hợp đồng lao động cũng có thể được lập thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị tương đương như hợp đồng lao động được lập bằng văn bản.
Do đó, hợp đồng lao động điện tử đảm bảo giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng lao động truyền thống. Mọi tranh chấp giữa người sử dụng lao động và người lao động sẽ được giải quyết theo quy định của các luật liên quan, không phụ thuộc vào hình thức hợp đồng mà hai bên đã ký kết.
Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử
Về cơ bản, hợp đồng lao động điện tử có ba đặc điểm quan trọng sau đây:
- Luật điều chỉnh : Ngoài những quy định chung về hợp đồng trong Bộ Luật Dân sự 2019, hợp đồng lao động điện tử còn tuân theo các quy định của Luật Giao dịch điện tử, Luật về Giao kết hợp đồng điện tử, Luật về Thương mại điện tử, và Luật về Chữ ký điện tử.
- Quy trình giao kết : Thay vì buộc các bên phải gặp mặt trực tiếp và ký hợp đồng bằng tay, hợp đồng lao động điện tử được giao kết thông qua phần mềm ký kết tài liệu trực tuyến, với việc sử dụng chữ ký điện tử.
- Điều kiện hợp pháp : Hợp đồng lao động điện tử chỉ được xem là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về văn bản điện tử và chữ ký số, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2015. Cụ thể:
- Nội dung của hợp đồng phải được bảo đảm toàn vẹn từ lần khởi tạo đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và được ký số bởi hai hoặc nhiều bên.
- Nội dung của hợp đồng được xem là toàn vẹn khi không bị thay đổi, trừ những sửa đổi về hình thức trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
- Nội dung của hợp đồng phải dễ truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử hợp pháp
Như đã đề cập trước đó, ngoài các điều kiện về nội dung hợp đồng và nguyên tắc ký kết hợp đồng, khi người lao động và người sử dụng lao động quyết định ký hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử, cần tuân thủ đầy đủ các điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số. Chi tiết như sau:
- Theo Điều 13 của Luật Giao dịch điện tử 2005, thông điệp dữ liệu chỉ có giá trị như bản gốc khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn từ lần khởi tạo đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
- Nội dung của thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi không có sự thay đổi, trừ những sửa đổi về hình thức trong quá trình truyền, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
- Nội dung của thông điệp dữ liệu phải dễ truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
- Theo Khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được giải thích như sau:
- Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra thông qua việc biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người nhận thông điệp và sử dụng khóa công khai của người ký có thể xác định tính chính xác của thông điệp.
Do đó, khi thực hiện ký kết hợp đồng lao động điện tử, cả người lao động và người sử dụng lao động cần đảm bảo sự toàn vẹn của hợp đồng và giá trị pháp lý của chữ ký số của mình.
Ưu và nhược điểm của hợp đồng lao động điện tử
Ưu điểm của hợp đồng lao động điện tử
Trong quá trình chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử, xuất hiện nhiều ưu điểm quan trọng như sau:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Quá trình ký kết trực tuyến giúp loại bỏ bước gặp mặt, mang lại sự thuận tiện và giảm thiểu chi phí cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
- Thuận tiện trong quá trình quản lý: Hợp đồng được lưu trữ và quản lý trực tuyến, tạo thuận lợi cho quá trình truy xuất và quản lý thông tin hợp đồng.
- Bảo mật thông tin: Mã hóa và lưu trữ trên hệ thống bảo mật giúp đảm bảo tính an toàn của thông tin hợp đồng lao động.
- Tăng tính minh bạch và truy xuất thông tin: Lưu trữ dưới dạng văn bản điện tử giúp tăng cường tính minh bạch và khả năng truy xuất thông tin của hợp đồng.
Nhược điểm của hợp đồng lao động điện tử
Tuy nhiên, cũng có một số nhược điểm cần xem xét:
- Yêu cầu kiến thức về công nghệ: Người lao động và người sử dụng lao động cần có kiến thức về công nghệ thông tin để ký kết và sử dụng hợp đồng lao động điện tử.
- Sự tin tưởng giữa các bên: Việc ký kết và lưu trữ trực tuyến yêu cầu sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên tham gia hợp đồng.
- Rủi ro về an ninh kỹ thuật: Có thể phải đối mặt với các rủi ro về an ninh kỹ thuật như tấn công của hacker, mất mát dữ liệu, v.v.
Tóm lại, mặc dù hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều ưu điểm, nhưng cũng đồng thời đặt ra những thách thức mà các bên liên quan cần cân nhắc và giải quyết.
So sánh hợp đồng lao động điện tử với hợp đồng lao động truyền thống
Hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều ưu điểm đặc biệt trong quá trình tuyển dụng và hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình số hóa. So với hợp đồng lao động truyền thống được thực hiện trên giấy, hợp đồng điện tử đem lại các lợi ích vượt trội sau:
Quy trình:
- Hợp đồng lao động điện tử:
- Quy trình trực tuyến, thuận tiện và linh hoạt.
- Ký online từ xa, mọi lúc mọi nơi.
- Ký trên nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh.
- Có thể ký nhiều hợp đồng cùng lúc.
- Hợp đồng lao động truyền thống:
- Quy trình trực tiếp, phức tạp.
- Ký kết trực tiếp trên hợp đồng giấy.
- Chỉ thực hiện ký bằng tay khi gặp mặt trực tiếp.
Phương thức ký kết:
- Hợp đồng lao động điện tử:
- Ứng dụng với mọi chữ ký số.
- Ký bằng nhiều phương thức như chữ ký hình ảnh, chữ ký số qua USB Token, chữ ký số thông qua Server HSM.
- Chữ ký số có thể được thực hiện từ xa.
- Hợp đồng lao động truyền thống:
- Phải ký bằng tay.
Lưu trữ hợp đồng:
- Hợp đồng lao động điện tử:
- Lưu trữ tập trung, an toàn và dễ dàng tìm kiếm.
- Lưu trữ trực tuyến với hệ thống bảo mật quốc tế.
- Tiện lợi trong việc tra cứu và tìm kiếm thông tin.
- Hợp đồng lao động truyền thống:
- Lưu kho hợp đồng giấy.
- Lưu trữ trực tiếp trong kho tài liệu, gây tốn không gian và rủi ro mất mát, thất lạc.
Chi phí:
- Hợp đồng lao động điện tử:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Tiết kiệm 90% thời gian và 85% chi phí.
- Không cần chi phí chuyển phát, in ấn, lưu kho.
- Linh hoạt về thời gian và địa điểm ký kết.
- Hợp đồng lao động truyền thống:
- Tốn kém thời gian và chi phí.
- Phải chi trả chi phí chuyển phát, in ấn, và lưu kho.
- Phụ thuộc vào thời gian của lãnh đạo và có rủi ro thất lạc khi lưu kho.
Quy định về chữ ký trên hợp đồng lao động điện tử
Các bên tham gia giao kết Hợp đồng lao động (HĐLĐ) sử dụng chữ ký điện tử thay thế cho chữ ký tươi. Chữ ký điện tử có thể được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.
Hiện nay, có 4 loại chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến trong HĐLĐ: chữ ký số, chữ ký hình ảnh, chữ ký scan và các dạng chữ ký điện tử khác.
- Chữ ký số: Được hình thành bằng cách chuyển đổi dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không tương ứng. Người ký có thể xác định toàn vẹn của thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của họ, đảm bảo giữ nguyên nội dung khi chuyển đổi. Chữ ký số được ưa chuộng trong HĐLĐ điện tử vì giá trị pháp lý cao nhất.
- Chữ ký scan (chữ ký quét): Hợp đồng in từ tệp dữ liệu, sau đó người ký ký vào bản cứng bằng mực ướt. Hợp đồng được chuyển đổi thành dạng điện tử bằng cách quét, sau đó bản sao quét với chữ ký sẽ được gửi qua email.
- Chữ ký ảnh: Người ký chèn hình ảnh chữ ký vào tệp dữ liệu, sau đó gửi chữ ký ảnh kèm theo hợp đồng qua email.
- Chữ ký điện tử khác: Bao gồm cú nhấp chuột trên màn hình, chữ ký tay trên máy tính bảng, chữ ký tên đã đăng ký, chữ ký OTP, chữ ký sinh trắc học trên thiết bị phần cứng, chữ ký video giọng nói, và hộp kiểm “Tôi chấp nhận/Tôi đồng ý”.
Khi giao kết HĐLĐ điện tử, người lao động và người sử dụng lao động có nhiều lựa chọn để ký hợp đồng, với chữ ký số được ưu tiên. Trong trường hợp không có chữ ký số, người lao động có thể chọn sử dụng chữ ký ảnh, chữ ký scan, hoặc các dạng chữ ký điện tử khác như OTP, chữ ký sinh trắc học, và hộp kiểm.
Lưu ý khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử
Mặc dù hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên, vẫn tồn tại những thách thức mà doanh nghiệp cần tập trung giải quyết để ngăn chặn các rủi ro có thể phát sinh. Cụ thể:
- Tăng cường nhận thức:
- Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về việc sử dụng hợp đồng .
- Tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao nhận thức và sự hiểu biết về quy trình và ưu điểm của hợp đồng .
- Hiểu rõ quy định:
- Cập nhật và nắm rõ các quy định hiện hành liên quan đến hợp đồng để đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật.
- Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu suất của hệ thống theo quy định mới.
- Đầu tư cơ sở hạ tầng và đào tạo nhân sự:
- Tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ để đảm bảo tính ổn định và an toàn của hệ thống hợp đồng.
- Đào tạo nguồn nhân lực về công nghệ để họ hiểu rõ và sử dụng hiệu quả hợp đồng .
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín:
- Chọn lựa những nhà cung cấp phần mềm uy tín, có độ an toàn và bảo mật thông tin cao.
- Đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.
- Xác thực chứng thư số:
- Thực hiện kiểm tra định kỳ và xác thực chứng thư số trên hợp đồng .
- Tránh sử dụng chứng thư số hết hạn hoặc chứng thư giả, có thể tạo khó khăn trong trường hợp tranh chấp.
Trên đây là những thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý về hợp đồng lao động điện tử. Trong bối cảnh kinh tế số ngày nay, phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng lao động điện tử ngày càng trở thành lựa chọn thay thế thông thường cho hợp đồng giấy.
Nội dung tìm kiếm khác
Mẫu hợp đồng lao động điện tử
Giao kết hợp đồng lao động điện tử
Ký hợp đồng lao động điện tử
Cầu hội về hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động có ký điện tử được không
Hợp đồng lao động bằng hành vi
Chữ ký hợp đồng lao động
Luật Giao dịch điện tử
