Tổng hợp 7 cách ký hợp đồng điện tử tốt nhất hiện nay !

Bạn đang tìm cách ký hợp đồng điện tử nhanh chóng , đúng quy định của pháp luật ? . Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 7 cách ký hợp đồng điện tử online đơn giản phổ biến , tốt nhất hiện nay . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Tổng hợp cách ký hợp đồng điện tử phổ biến hiện nay

Cách ký hợp đồng điện tử đơn giản bằng phần mềm MobiFone eContract

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng điện tử đơn giản bằng phần mềm MobiFone eContract :

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm ký hợp đồng điện tử

Người ký hợp đồng điện tử cần đăng nhập vào hệ thống sử dụng tài khoản đã đăng ký.

• Nếu đã có tài khoản, người dùng truy cập giải pháp MobiFone eContract và đăng nhập bằng thông tin tài khoản.
• Trong trường hợp người ký không có tài khoản, họ sẽ nhận thông tin đăng nhập qua email hoặc SMS. Sau đó, người ký sẽ đăng nhập bằng thông tin được cấp.

Người ký chọn vào nút “Ký Hợp Đồng” để mở đường liên kết và đăng nhập với thông tin được cấp qua email.

Bước 2: Thực hiện ký hợp đồng điện tử sử dụng MobiCA token

• Người ký có tài khoản trên hệ thống nhận thông báo ký hợp đồng và đăng nhập vào hệ thống như ở Bước 1.

Chọn hợp đồng đã nhận, chờ xử lý và nhấn “Ký”.

• Tại màn hình xác nhận ký hợp đồng, người ký đồng ý xác thực hợp đồng sau khi kiểm tra nội dung. Nếu không đồng ý với nội dung, người ký có thể chọn từ chối và điền lý do hủy hợp đồng.

Người ký nhấn “Xác Nhận” để thực hiện ký hợp đồng điện tử.

Thực hiện bật công cụ ký số MobiFone PKI Sign. Nếu chưa cài đặt, sẽ hiển thị một thông báo cài đặt.

Sau đó, người ký cài đặt và mở công cụ MobiFone PKI Sign cùng Token Manager.

Chọn chứng thư số cần ký xác thực.

Nhập mã PIN và nhấn “Đăng Nhập” để xác thực hoàn thành ký hợp đồng.

Hợp đồng sẽ được xác thực trong vài giây sau khi nhập mã PIN.

Bước 3: Xem và tải xuống file hợp đồng ký số

• Sau khi ký hợp đồng, thông báo sẽ được gửi đến các chủ thể tham gia hợp đồng.

• Người soạn thảo hợp đồng có thể xem và tải hợp đồng từ mục “Hợp Đồng Đã Tạo – Hoàn Thành”.

• Các chủ thể ký hợp đồng sẽ nhận được thông báo về hợp đồng đã hoàn thành qua email.
• Nhấn nút “Xem Hợp Đồng” để mở đường liên kết và đăng nhập bằng thông tin đã cung cấp khi ký hợp đồng.

• Xem và tải xuống hợp đồng điện tử đã hoàn thành.
• Người ký nhấn “Tải Xuống” để sử dụng hợp đồng đã hoàn thành.

Cách ký hợp đồng điện tử bằng phần mềm hợp đồng điện tử Wesign

Dưới đây là hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử online bằng phần mềm Wesign Misa

Bước 1: Đăng nhập

Mở ứng dụng Wesign và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu bạn chưa có tài khoản, đăng ký bằng email hoặc số điện thoại và tạo mật khẩu. Khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy màn hình chính.

Bước 2: Truy cập tài liệu và hợp đồng cần ký

Ở màn hình chính, bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu đang đợi ký, như các hợp đồng. Nhấp vào “Chờ tôi ký” để xem danh sách này.

Bước 3: Chọn hợp đồng cần ký

Sau khi chọn “Chờ tôi ký,” bạn sẽ thấy danh sách các tài liệu cần ký. Bạn chỉ cần:

• Chọn tài liệu muốn ký.
• Nhấp “Ký ngay.”

Bước 4: Ký hợp đồng online

Chọn “Bắt đầu ký” và chọn vào vùng xanh để thực hiện chữ ký của bạn.

Bước 5: Chọn loại chứng thư số

Chọn “Hoàn thành” và chọn loại chứng thư số bạn muốn sử dụng. Nhấn “Chọn.”

Bước 6: Xác thực chữ ký để hoàn tất

Hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận chữ ký đến thiết bị của bạn. Mở ứng dụng MISA eSign và làm theo bước này:

• Nhấn “Đồng ý.”
• Xác nhận bằng cách sử dụng Face ID, Touch ID hoặc mật khẩu của thiết bị.

Sau khi hoàn tất xác thực, hợp đồng sẽ được coi là đã ký xong trên ứng dụng AMIS WeSign.

Cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức đưa bản mềm giấy lên website

Với cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức đưa bản mềm giấy lên trang web, quá trình này sẽ tuân theo các bước như sau:

Bước 1: Soạn hợp đồng trên giấy

Người dùng bắt đầu bằng việc soạn hợp đồng trên giấy, như thông thường.

Bước 2: Tải hợp đồng lên website

Sau khi hoàn thành, hợp đồng sẽ được tải lên trang web. Thường sẽ có nút “Đồng ý” hoặc “Không đồng ý” để các bên có thể xác nhận ý chí của mình.

Bước 3: Ký trên hợp đồng trực tuyến

Các bên tham gia sẽ ký trực tiếp trên bản hợp đồng đã được tải lên. Quá trình này đơn giản và tiện lợi.

Lưu ý về điều kiện pháp lý

Đối với phương thức này, hợp đồng điện tử cần tuân theo các yêu cầu sau:

• Về nội dung: Nội dung phải được bảo toàn, không bị thay đổi, và có thể mở xem được. Đồng thời, nội dung phải tuân theo quy định của pháp luật và không vi phạm quy định.
• Về chủ thể: Các bên chủ thể tham gia ký hợp đồng cần phải hợp pháp, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và thực hiện ký hợp đồng một cách tự nguyện.
• Về thể thức: Thể thức của văn bản phải tuân theo các quy định và chuẩn chỉnh theo quy định pháp luật để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của hợp đồng.

Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB token

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng điện tử tốt nhất bằng chữ ký USB token :

Bước 1: Chuẩn Bị USB Token và Đăng Nhập

1. Kết nối USB Token chứa chữ ký số vào máy tính và cài đặt phần mềm đi kèm.
2. Đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Bước 2: Tải và Cài Đặt Phần Mềm Acrobat Reader DC

1. Truy cập link tải Acrobat Reader DC: get.adobe.com/reader.
2. Bỏ tích ô Install McAfee Security Scan Plus để tránh tải thêm phần mềm không cần thiết.
3. Chọn nơi lưu trữ cho Acrobat Reader và nhấn Save.
4. Mở file cài đặt để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 3: Thực Hiện Ký Hợp Đồng với Chữ Ký Số USB Token

• Mở file hợp đồng PDF.
• Chọn Tools và mở Certificates.
• Chọn Digitally Sign.
• Chọn vị trí ký và khoanh vùng cần ký.
• Chọn Continue và nhấn Sign để thực hiện ký.
• Nhấn Save để lưu file.
• Nhập mã PIN và nhấn Đăng Nhập để hoàn tất quá trình ký.

Lưu Ý:

• Đảm bảo rằng USB Token hoạt động và có đủ dung lượng.
• Bảo mật mã PIN, không chia sẻ với người khác.
• Lưu trữ bản sao an toàn của tài liệu đã ký.

Với hướng dẫn này, việc ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số USB Token trở nên đơn giản và an toàn. Chúc bạn thành công trong quá trình ký tài liệu!

Cách ký hợp đồng điện tử qua email

Đối với cách ký hợp đồng điện tử thông qua email, quy trình này bao gồm việc sử dụng thư điện tử để tiến hành giao dịch. Tuy quy trình này tương tự như ký hợp đồng truyền thống, nhưng khác biệt ở chỗ sử dụng máy tính, mạng Internet, và email để thực hiện đàm phán. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết:

Với người gửi hợp đồng:

• Bước 1: Soạn hợp đồng như cách thực hiện với hợp đồng truyền thống.
• Bước 2: Gửi hợp đồng qua email và đợi khách hàng xác nhận.

Với người nhận hợp đồng:

• Bước 1: Truy cập email để xem và tải hợp đồng.
• Bước 2: Xem xét hợp đồng và kiểm tra điều kiện.
• Bước 3: Ký hợp đồng sau khi đọc và chấp nhận các điều khoản.

Lưu ý rằng, để thực hiện hợp đồng qua email, cần tuân theo những điều kiện sau đây:

• Mỗi bên phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với giao dịch qua email.
• Các bên ký hợp đồng phải thống nhất với nhau về trình tự và thủ tục giao kết hợp đồng.
• Cần đăng ký thỏa thuận chung về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký người có thẩm quyền, thông tin liên lạc, địa chỉ email, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax.
• Mọi bên tham gia ký cần giữ bản gốc để đối chiếu và đều đồng ý về việc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản email, tùy thuộc vào tính chất của giao dịch.
• Ngoài email, giao dịch viên cần liên lạc qua điện thoại, fax, và các phương tiện khác để đảm bảo thông tin chính xác và hiệu quả trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh là một biểu tượng của chữ ký cá nhân được chụp bằng điện thoại hoặc máy ảnh. Để thực hiện cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký hình ảnh

• Viết tên của bạn trên một tờ giấy trống.
• Sử dụng điện thoại di động hoặc máy ảnh để chụp ảnh chữ ký trên tờ giấy.

Bước 2: Tách nền chữ ký

• Để sử dụng chữ ký hình ảnh cho bất kỳ văn bản nào, bạn cần tách nền chữ ký để tránh tình trạng màu sắc khác nhau giữa chữ ký và văn bản.
• Có thể sử dụng công cụ removebg để thực hiện quá trình tách nền trực tuyến.

Bước 3: Chèn chữ ký hình ảnh vào hợp đồng cần ký

• Chọn hợp đồng mà bạn muốn chèn chữ ký.
• Nhấn vào tùy chọn “Pictures” để tải lên chữ ký đã tách nền.
• Điều chỉnh kích thước chữ ký sao cho phù hợp với vị trí muốn chèn.

Lưu ý:

• Đảm bảo chữ ký hình ảnh rõ ràng và dễ đọc.
• Lưu trữ chữ ký hình ảnh ở định dạng file phổ biến như PDF hoặc JPG.
• Không nên chỉnh sửa chữ ký hình ảnh sau khi đã thêm vào tài liệu.
• Luôn kiểm tra kỹ trước khi xác nhận chữ ký trên tài liệu.

Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Chữ ký scan là một hình ảnh của chữ ký cá nhân được quét lại và lưu dưới dạng file điện tử. Để sử dụng cách ký hợp đồng trực tuyến bằng chữ ký scan, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị chữ ký scan

• Ký tên của bạn trên một tờ giấy trống.
• Quét chữ ký bằng thiết bị di động hoặc máy quét và lưu file dưới dạng ảnh hoặc PDF.

Bước 2: Sử dụng chữ ký scan

• Thực hiện chèn chữ ký vào hợp đồng như cách thực hiện với chữ ký tay.
• Sử dụng chữ ký scan để xác nhận và hoàn tất giao kết cho bất kỳ giao dịch hợp đồng nào; chữ ký scan có giá trị tương tự như chữ ký tay.

Lưu ý:

• Đảm bảo chữ ký scan của bạn rõ ràng và dễ đọc.
• Lưu trữ chữ ký scan ở định dạng file phổ biến như PDF hoặc JPG.
• Tuyệt đối không chỉnh sửa chữ ký scan sau khi đã thêm vào tài liệu.
• Lưu trữ tài liệu đã được ký ở một nơi an toàn để đảm bảo tính toàn vẹn và độ tin cậy của giao dịch.

Cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức giao dịch tự động

Cách ký hợp đồng điện tử thông qua giao dịch tự động đề cập đến việc máy tính tự động tổng hợp nội dung hợp đồng dựa trên thông tin mà khách hàng nhập vào. Quy trình thực hiện cho loại hình này bao gồm các bước sau:

Cách ký hợp đồng điện tử bằng hình thức giao dịch tự động

Bước 1: Người dùng thực hiện nhập các dữ liệu theo mẫu đã có sẵn trên máy tính.

Bước 2: Máy tính tự động tổng hợp thông tin và hiển thị chi tiết về hợp đồng điện tử.

Bước 3: Khách hàng xác nhận thông tin, và khi xác nhận được thực hiện, một bản sao lưu của hợp đồng sẽ ngay lập tức được gửi đến địa chỉ cá nhân của khách hàng thông qua email hoặc số điện thoại.

Điều này giúp tối ưu hóa quy trình ký hợp đồng, giảm thời gian và công sức cần thiết từ phía khách hàng, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của thông tin trong hợp đồng điện tử.

Giải đáp thắc mắc khi ký hợp đồng điện tử

Có thể thực hiện giao kết hợp đồng điện tử không?

Có, bạn hoàn toàn có thể thực hiện giao kết hợp đồng điện tử. Theo quy định tại Điều 33 của Luật Giao dịch Điện tử năm 2005, hợp đồng có thể được giao kết thông qua các phương tiện điện tử như văn bản, email, fax, hoặc các phương thức tương tự.

Khi ký hợp đồng điện tử, liệu nó có giá trị pháp lý không?

Hợp đồng điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý như hợp đồng được ký kết theo cách truyền thống. Theo quy định của Luật Thương mại năm 2005, hợp đồng trực tuyến được coi là có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng truyền thống được ký bằng văn bản.

Hợp đồng điện tử có thể có hiệu lực từ khi nào?

Hợp đồng điện tử sẽ có hiệu lực từ thời điểm ký kết. Khi hợp đồng điện tử có hiệu lực, đồng nghĩa với việc nó được coi là có giá trị pháp lý, và các bên tham gia giao kết phải tuân thủ quyền và nghĩa vụ theo thỏa thuận dưới sự bảo hộ của pháp luật.

Quá trình ký hợp đồng online không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường hiệu quả kinh doanh. Có nhiều phương pháp ký hợp đồng trực tuyến khác nhau, mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm của riêng mình. Tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn phương thức ký hợp đồng trực tuyến phù hợp nhất.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã tổng hợp và hướng dẫn 7 cách ký hợp đồng điện tử tốt nhất phổ biến hiện nay . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !