Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử Mobifone eContract chi tiết !
Để thực hiện việc ký kết hợp đồng điện tử thông qua MobiCA token trong khung hợp đồng điện tử MobiFone eContract, quá trình cần tuân theo một loạt các bước và thủ tục. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký hợp đồng điện tử Mobifone eContract chi tiết , các bước này theo trình tự mới nhất và được cập nhật cho năm 2023.
Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử MobiFone eContract
Bước 1: Đăng nhập phần mềm ký hợp đồng điện tử
1. Người ký hợp đồng điện tử có tài khoản trên hệ thống
Người sử dụng sẽ tiến hành đăng nhập vào nền tảng MobiFone eContract bằng tài khoản mà họ đã đăng ký trước đó trên hệ thống.
Giao diện đăng nhập vào Mobifone eContract.
2. Người ký hợp đồng điện tử không có tài khoản trên hệ thống
Người ký sẽ nhận được thông tin đăng nhập vào hệ thống thông qua email hoặc tin nhắn SMS khi có thông báo từ MobiFone. Khi nhận được thông tin này, người ký sẽ tiến hành đăng nhập bằng cách sử dụng thông tin được cung cấp qua email hoặc SMS.
Thông tin đăng nhập được gửi qua email.
Người ký sẽ chọn nút “Ký hợp đồng” để mở liên kết, sau đó sử dụng thông tin đăng nhập được cung cấp qua email để đăng nhập vào tài khoản.
Giao diện đăng nhập cho user ngoài hệ thống.
Xem thêm : 3 cách ký hợp đồng điện tử đơn giản , an toàn đúng luật !
Bước 2: Thực hiện ký hợp đồng điện tử MobiFone eContract bằng MobiCA token
Đối với những người ký đã đăng ký tài khoản trên nền tảng, khi họ nhận được thông báo về việc ký hợp đồng, việc tiếp theo sẽ là thực hiện đăng nhập vào hệ thống, tuân theo hướng dẫn từ Bước 1.
Tiếp theo, người ký sẽ tìm và chọn mục “Hợp đồng đã nhận – Chờ xử lý” trong danh sách các hợp đồng. Ngay sau đó, họ sẽ nhấn vào tùy chọn “Ký” để tiếp tục quy trình ký hợp đồng.
Tại màn hình xác nhận ký hợp đồng, sau khi người ký đã đọc kỹ nội dung có trong tập tin hợp đồng:
- Người ký sẽ thực hiện việc chọn tùy chọn “Đồng ý” để xác thực việc ký hợp đồng.
- Nếu người ký không đồng ý với nội dung của hợp đồng, họ có thể chọn nút “Từ chối”. Đồng thời, họ sẽ được yêu cầu nhập lý do hủy hợp đồng.
Sau khi người ký đã chọn tùy chọn “Đồng ý” để xác nhận việc ký hợp đồng, bước tiếp theo là họ sẽ chọn nút “Xác nhận” để thực hiện quá trình ký hợp đồng điện tử.
Cửa sổ xác nhận đồng ý ký hợp đồng sẽ hiện lên.
Người ký cần mở công cụ ký số PKI Sign để thực hiện quá trình ký. Trong trường hợp chưa có công cụ này cài đặt, một cửa sổ thông báo sẽ xuất hiện để hướng dẫn người ký thực hiện việc cài đặt.
Một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện để thông báo về việc cần cài đặt và mở công cụ ký hợp đồng điện tử.
Người ký sẽ thực hiện cài đặt công cụ “MobiFone PKI Sign” cùng với “Token Manager” nếu chưa có. Sau khi cài đặt thành công, họ sẽ mở công cụ này.
Tiếp theo, người ký cần chọn chứng thư số cần ký và xác thực trong công cụ PKI Sign.
Sau khi chọn chứng thư số cần sử dụng, người ký sẽ cần nhập mã PIN tương ứng và sau đó nhấn vào nút “<Đăng nhập>” để xác thực việc hoàn thành quá trình ký hợp đồng.
Người ký sẽ nhập mã PIN để xác nhận việc ký hợp đồng điện tử.
Sau khi mã PIN được nhập, hợp đồng sẽ nhanh chóng được xác thực trong vòng vài giây.
Xem thêm : Hợp đồng điện tử là gì ? Quy trình ký kết hợp đồng từ A-Z !
Bước 3 : Xem và tải xuống file hợp đồng ký số
Khi quá trình ký hợp đồng hoàn tất, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tới tất cả các bên tham gia trong hợp đồng.
Đối với người soạn thảo hợp đồng, họ có thể tìm thấy và tải hợp đồng tại mục “Hợp đồng đã tạo – Hoàn thành”.
Hợp đồng sau khi đã hoàn thành sẽ được hiển thị trong danh sách của bên tạo hợp đồng.
Tất cả các chủ thể tham gia ký hợp đồng sẽ nhận được thông báo về việc hợp đồng đã hoàn thành.
Một email thông báo về việc hoàn thành hợp đồng sẽ được gửi đi.
Để xem nội dung của hợp đồng, người nhận email sẽ chọn nút “Xem hợp đồng”, từ đó một liên kết sẽ được mở ra. Họ sẽ được yêu cầu đăng nhập bằng thông tin mà họ đã cung cấp trong quá trình ký hợp đồng.
Người ký có thể xem và tải xuống hợp đồng điện tử đã hoàn thành.
Bằng cách chọn tùy chọn “Tải xuống”, người ký có thể lưu trữ và sử dụng hợp đồng đã hoàn thành cho mục đích cá nhân hoặc công việc của mình.
Hướng dẫn tạo hợp đồng điện tử Mobifone eContract
MobiFone eContract là một dịch vụ hàng đầu trong lĩnh vực chứng thực hợp đồng điện tử, với nhiều tính năng toàn diện và hiệu quả. Đây là một giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tạo, quản lý và ký kết hợp đồng một cách linh hoạt, từ mọi nơi và mọi lúc. Việc áp dụng MobiFone eContract giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp.
Dưới đây là hướng dẫn đơn giản và dễ thực hiện nhất để tạo hợp đồng điện tử bằng MobiFone eContract.
Đăng nhập MobiFone eContract
Đầu tiên, hãy truy cập vào địa chỉ sau: https://mobifone-econtract.vn để có thể thực hiện việc đăng nhập vào hệ thống.
Bước 1: Tạo hợp đồng
Bấm vào nút “Tạo hợp đồng” để bắt đầu quá trình tạo hợp đồng.
Sau khi bấm “Tạo hợp đồng”, bạn sẽ cần chọn loại hợp đồng mà bạn muốn tạo. Hiện tại, MobiFone hỗ trợ ba hình thức hợp đồng như sau:
- Hợp đồng đơn lẻ không theo mẫu.
- Hợp đồng đơn lẻ theo mẫu.
- Hợp đồng theo lô.
Người dùng cần nhập các thông tin sau cho hợp đồng:
- Tên hợp đồng: Trường này là bắt buộc và cần phải nhập.
- Chọn file hợp đồng dạng PDF: Bạn cần tải lên file hợp đồng đã được soạn thảo sẵn dưới định dạng PDF. File này là bắt buộc và không thể bỏ trống.
- Số hợp đồng: Đây là trường thông tin không bắt buộc.
- Loại hợp đồng: Chọn loại hợp đồng từ danh sách có sẵn. Trường này là lựa chọn và không bắt buộc.
- Hợp đồng liên quan: Bạn có thể chọn các hợp đồng đã hoàn thành mà bạn đã tạo ra và có liên quan đến hợp đồng đang tạo. Thông tin này là tùy chọn.
- File đính kèm: Bạn có thể tải lên các file có liên quan đến hợp đồng để cung cấp thông tin bổ sung cho các người tham gia trong quá trình ký kết. Thông tin này cũng là tùy chọn.
- Lời nhắn: Nhập lời nhắn mà bạn muốn gửi đến những người tham gia trong quá trình ký kết hợp đồng. Lời nhắn này sẽ được gửi kèm trong email thông báo. Trường này không bắt buộc.
- Ngày hết hạn ký: Bạn cần nhập thông tin ngày hết hạn ký. Nếu quá hạn mà hợp đồng chưa hoàn thành ký kết, hợp đồng sẽ bị coi là đã quá hạn và không thể tiếp tục ký kết.
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin cơ bản của hợp đồng, bạn có thể nhấn vào nút [Nút tiếp theo] để tiếp tục quá trình tạo hợp đồng.
để chuyển sang bước kế tiếp
Bước 2: Xác định người ký
Ở bước này, bạn cần điền đủ thông tin cho tổ chức và đối tác, và sau đó chọn loại ký số cho từng bên. Hiện tại, có 4 hình thức ký số sau:
- Ký ảnh và OTP
- Ký bằng USB Token
- Ký bằng eKYC
- Ký bằng sim PKI
- Ký bằng HSM
Tùy thuộc vào loại tổ chức hoặc cá nhân, có thể sử dụng các hình thức ký số khác nhau.
Sau đó, bạn sẽ cần nhập thông tin của những người tham gia trong luồng ký thuộc tổ chức của bạn:
- Người xem xét: Nhập thông tin đầy đủ như Họ tên và email. Nếu không có người xem xét, bạn có thể chọn “xóa bỏ” hoặc “thêm” nếu muốn thêm người xem xét.
- Người ký: Nhập thông tin Họ tên, email và loại ký số. Bắt buộc phải có ít nhất 1 người ký trong tổ chức. Bạn có thể “xóa bỏ” hoặc “thêm” nếu muốn thêm người ký.
- Văn thư: Nhập thông tin Họ tên, email và loại ký số. Bạn có thể “xóa bỏ” nếu không có văn thư tham gia.
Sau đó, bạn cần nhập thông tin những người tham gia trong luồng ký của đối tác – tổ chức bao gồm:
- Người điều phối: Nếu người tạo hợp đồng không nắm được thông tin về người tham gia trong luồng ký của đối tác, bạn cần nhập thông tin người điều phối. Thông tin này bao gồm Họ tên và email.
- Người xem xét: Nhập thông tin đầy đủ như Họ tên và email. Bạn có thể “xóa bỏ” hoặc “thêm” nếu muốn thêm người xem xét.
- Người ký: Nhập thông tin Họ tên, email và loại ký số. Bạn có thể “xóa bỏ” hoặc “thêm” nếu muốn thêm người ký. Nếu có người điều phối, thì không bắt buộc phải có thông tin người ký, nếu không có người điều phối thì bắt buộc phải có ít nhất 1 người ký.
- Văn thư: Nhập thông tin Họ tên, email và loại ký số. Bạn có thể “xóa bỏ” nếu không có văn thư tham gia.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, nhấn button
để chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 3: “Thiết kế hợp đồng”
Khi bạn thiết kế hợp đồng, bạn có thể thêm các ô dữ liệu để điền thông tin và chữ ký.
Thiết kế ô dữ liệu:
- Bạn có thể kéo và thả các ô dữ liệu vào vị trí mong muốn trong tập tin hợp đồng.
- Gán các thuộc tính cho ô dữ liệu bao gồm:
- Tên trường: Đặt tên cho ô dữ liệu để xác định loại thông tin cần nhập.
- Người nhận: Liên kết ô dữ liệu với một người cụ thể trong luồng ký kết.
Chú ý rằng mỗi ô dữ liệu cần được gán cho một người trong luồng ký kết, không được để trống.
Thiết kế ô ký:
- Kéo và thả các ô ký vào vị trí mà bạn mong muốn trong tập tin hợp đồng.
- Gán các ô ký cho người có chức năng ký cho hợp đồng. Số lượng ô ký ảnh và ký số phải đúng và đủ như đã tạo ở bước trước.
Cũng như với ô dữ liệu, mỗi ô ký cần phải được gán cho một người trong luồng ký kết, không được để trống.
Bằng cách thiết kế hợp đồng với các ô dữ liệu và ô ký, bạn sẽ tạo ra một tài liệu tương tác và thú vị cho việc ký kết hợp đồng điện tử.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, nhấn button
để chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 4: Xác nhận và hoàn tất
Kiểm tra thông tin đầy đủ và chon hoàn thành
Sau khi hoàn thành hợp đồng sẽ chuyển vào trạng thái đang xử lý.
