Quy định về việc tải hóa đơn điện tử tại Việt Nam !

Ngày cập nhật :24/01/2025

Hóa đơn điện tử là một trong những cách thức mới và hiện đại để quản lý và giao dịch tài chính. Đặc biệt, tại Việt Nam, việc tải hóa đơn điện tử đã được quy định rõ ràng và có tính pháp lý cao. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy định, cách thức , lợi ích của việc tải hóa đơn và các lỗi thường gặp khi tải hóa đơn điện tử cùng với cách khắc phục. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về chủ đề này.

Tải hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 13 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ, hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, xuất, lưu trữ và sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, có thể truy xuất, lưu trữ và sử dụng lâu dài. Điều này có nghĩa là hóa đơn điện tử được tạo ra và quản lý hoàn toàn bằng các phương tiện công nghệ thông tin, không cần sử dụng giấy và mực in như hóa đơn giấy truyền thống.

Việc tải hóa đơn điện tử giúp cho doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Ngoài ra, việc tải hóa đơn điện tử còn giúp cho quá trình giao dịch và thanh toán trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Cách tải hóa đơn điện tử

Để có thể tải hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần đáp ứng hai điều kiện sau đây:

1. Có chứng thư số hợp lệ: Chứng thư số là một loại chứng chỉ số được cấp bởi cơ quan chứng thực để xác nhận tính chính xác và độ tin cậy của người sử dụng trong các giao dịch điện tử. Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần có chứng thư số để đảm bảo tính bảo mật và xác thực khi tải .

2. Sử dụng phần mềm khai báo hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp hoặc chứng nhận đủ điều kiện cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử: Để tải hóa đơn , doanh nghiệp hoặc cá nhân cần sử dụng phần mềm khai báo hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp hoặc chứng nhận đủ điều kiện cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử. Việc này đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử.

Sau khi đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể tiến hành tải hóa theo các bước sau:

1. Sử dụng phần mềm khai báo hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp hoặc chứng nhận đủ điều kiện cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử để tải hóa đơn điện tử từ server cơ quan thuế về.

2. Kiểm tra tính chính xác và toàn vẹn của hóa đơn điện tử sau khi tải về.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.

Lợi ích của việc tải hóa đơn điện tử

Việc tải hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Việc tải hóa đơn giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.
• Thời gian giao dịch nhanh chóng: Với hóa đơn điện tử, các giao dịch và thanh toán có thể được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện hơn.
• Bảo mật thông tin: Hóa đơn điện tử được tạo ra và quản lý hoàn toàn bằng công nghệ thông tin, đảm bảo tính bảo mật và xác thực của thông tin.
• Dễ dàng quản lý và tra cứu: Hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý trên các nền tảng điện tử, giúp cho việc tra cứu và quản lý trở nên dễ dàng hơn.

Hướng dẫn tải hóa đơn điện tử trên các nền tảng

Việc tải hóa đơn điện tử có thể được thực hiện trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính, laptop, điện thoại di động và các thiết bị thông minh. Dưới đây là hướng dẫn tải hóa đơn trên các nền tảng phổ biến hiện nay.

Tải hóa đơn điện tử qua máy tính hoặc laptop

Để tải hóa đơn điện tử qua máy tính hoặc laptop, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Truy cập vào trang web của cơ quan thuế hoặc ứng dụng khai báo hóa đơn điện tử đã được cấp phép.

2. Đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp hoặc cá nhân.

3. Chọn mục “Tải hóa đơn điện tử” hoặc “Tải hóa đơn”.

4. Nhập mã số thuế hoặc số CMND của doanh nghiệp hoặc cá nhân để xác thực.

5. Chọn hóa đơn cần tải và tiến hành tải về máy tính hoặc laptop.

6. Kiểm tra tính chính xác và toàn vẹn của hóa đơn điện tử và lưu trữ theo quy định.

Tải hóa đơn điện tử qua ứng dụng di động

Để tải hóa đơn điện tử qua ứng dụng di động, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Tải và cài đặt ứng dụng khai báo hóa đơn điện tử đã được cấp phép trên thiết bị di động của mình.

2. Đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp hoặc cá nhân.

3. Chọn mục “Tải hóa đơn điện tử” hoặc “Tải hóa đơn”.

4. Nhập mã số thuế hoặc số CMND của doanh nghiệp hoặc cá nhân để xác thực.

5. Chọn hóa đơn cần tải và tiến hành tải về thiết bị di động.

6. Kiểm tra tính chính xác và toàn vẹn của hóa đơn điện tử và lưu trữ theo quy định.

Các lỗi thường gặp khi tải hóa đơn điện tử và cách khắc phục

Trong quá trình tải hóa đơn điện tử, có thể xảy ra một số lỗi nhất định. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi tải hóa đơn điện tử và cách khắc phục.

Lỗi không tải được hóa đơn điện tử

Nguyên nhân: Có thể do mạng internet chậm hoặc không ổn định, hoặc do lỗi kỹ thuật từ phía cơ quan thuế.

Cách khắc phục: Thử tải lại sau và kiểm tra lại kết nối internet. Nếu vẫn không tải được, liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ.

Lỗi hóa đơn điện tử bị sai số seri

Nguyên nhân: Doanh nghiệp hoặc cá nhân đã nhập sai số seri khi tải hóa đơn điện tử.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại số seri và tải lại hóa đơn điện tử.

Lỗi hóa đơn điện tử bị lỗi dữ liệu

Nguyên nhân: Hóa đơn điện tử bị lỗi trong quá trình tải về.

Cách khắc phục: Tải lại hóa đơn điện tử hoặc liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ.

Tải hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, việc tải hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong quá trình quản lý và giao dịch tài chính. Để tải hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Đăng ký và sử dụng phần mềm khai báo hóa đơn điện tử đã được cấp phép.

2. Có chứng thư số hợp lệ để đảm bảo tính bảo mật và xác thực khi tải hóa đơn điện tử.

3. Thực hiện các bước tải hóa đơn  như đã hướng dẫn ở phần trên.

4. Kiểm tra tính chính xác và toàn vẹn của hóa đơn điện tử và lưu trữ theo quy định.

Tải hóa đơn điện tử cho cá nhân

Đối với cá nhân, việc tải hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thanh toán các khoản phí và dịch vụ. Để tải hóa đơn điện tử cho cá nhân, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Đăng ký và sử dụng ứng dụng khai báo hóa đơn điện tử đã được cấp phép.

2. Có số CMND hợp lệ để xác thực khi tải hóa đơn .

3. Thực hiện các bước tải hóa đơn điện tử như đã hướng dẫn ở phần trên.

4. Kiểm tra tính chính xác và toàn vẹn của hóa đơn điện tử và lưu trữ theo quy định.

Quy định về việc tải hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, từ ngày 1/11/2020, việc tải hóa đơn điện tử sẽ trở thành bắt buộc đối với các doanh nghiệp có thu nhập hàng năm từ 3 tỷ đồng trở lên và các cá nhân có thu nhập hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên.

Các doanh nghiệp và cá nhân phải sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng khai báo hóa đơn điện tử đã được cấp phép để tải hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế về. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng phải đáp ứng các yêu cầu về cấp chứng thư số và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định.

So sánh giữa việc tải hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Kết luận

Tải hóa đơn điện tử là một phương thức mới trong việc quản lý và giao dịch tài chính, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân. Việc tải hóa đơn cần được thực hiện đúng quy định và kiểm tra tính chính xác và toàn vẹn trước khi lưu trữ. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng khai báo hóa đơn điện tử đã được cấp phép là rất quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và xác thực thông tin.