[Hướng dẫn] Tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng , đơn giản

Ngày cập nhật :22/08/2024

Tra cứu hóa đơn điện tử là gì ? Tra cứu hóa đơn điện tử như thế nào là thắc mắc được nhiều người đưa ra . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng . đơn giản . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Tra cứu hóa đơn điện tử là gì ?

Tra cứu hóa đơn điện tử là quá trình tìm kiếm và xem thông tin chi tiết về các hóa đơn điện tử mà bạn đã nhận hoặc phát sinh trong hệ thống điện tử. Thay vì nhận hóa đơn bằng phiếu in truyền thống, bạn có thể truy cập vào một ứng dụng hoặc trang web được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ (ví dụ: hóa đơn điện, nước, internet) để tra cứu và xem hóa đơn trực tuyến.

Thông qua quá trình tra cứu hóa đơn, bạn có thể:

• Xem chi tiết của hóa đơn, bao gồm số tiền cần thanh toán, thời hạn thanh toán, các khoản phí và dịch vụ cụ thể.
• Kiểm tra lịch sử thanh toán và các giao dịch liên quan đến hóa đơn.
• Tải xuống hoặc in hóa đơn điện tử nếu cần thiết để lưu trữ hoặc chứng minh tài chính.
• Đặt lịch tự động thanh toán hoặc thay đổi cách thanh toán hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn theo dõi và quản lý tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp của mình một cách thuận tiện và hiệu quả thông qua môi trường trực tuyến.

Lợi ích khi tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích chính khi sử dụng dịch vụ này:

• Tiện lợi và dễ dàng: Tra cứu hóa đơn điện tử cho phép bạn truy cập thông tin hóa đơn bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu có kết nối internet. Bạn không cần phải đến văn phòng hoặc đợi đến lúc nhận hóa đơn truyền thống qua thư.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Không cần phải đánh địa chỉ và phải tìm kiếm trong hàng ngăn hóa đơn vật lý. Tra cứu chỉ cần vài cú click chuột.
• Tính chính xác: Hóa đơn điện tử thường được tạo và quản lý bằng máy tính, giảm nguy cơ sai sót do yếu tố con người.
• Bảo mật và lưu trữ dữ liệu: Dịch vụ tra cứu hóa đơn thường có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin cá nhân và tài chính của bạn. Ngoài ra, bạn có thể lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử lâu dài mà không cần nhiều không gian vật lý.
• Kiểm tra lịch sử thanh toán: Bạn có thể dễ dàng kiểm tra và theo dõi lịch sử thanh toán hóa đơn, giúp bạn quản lý tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ bảo vệ môi trường: Bằng việc giảm sử dụng giấy và in ấn, tra cứu hóa đơn điện tử đóng góp vào bảo vệ môi trường bằng cách giảm lượng rác thải giấy và tiêu tốn năng lượng.
• Quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp: Dịch vụ này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tài chính bằng cách theo dõi các khoản phí và dịch vụ bạn đang sử dụng.
• Tính linh hoạt trong thanh toán: Tra cứu hóa đơn thường cung cấp nhiều phương thức thanh toán, cho phép bạn chọn phương thức thanh toán phù hợp với bạn, chẳng hạn như thanh toán trực tuyến, thẻ tín dụng, hoặc chuyển khoản.

Tóm lại, tra cứu hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn và tài chính, đồng thời mang lại sự tiện lợi và tính hiệu quả trong việc theo dõi và thanh toán các khoản phí và dịch vụ.

Những cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Việc tra cứu hóa đơn điện tử có thể thực hiện thông qua một loạt các phương pháp khác nhau, bao gồm:

• Tra cứu theo mã tra cứu hóa đơn điện tử: Mỗi hóa đơn điện tử thường được gắn với một mã tra cứu riêng biệt, là một dãy ký tự đặc biệt, được sử dụng để xác thực thông tin hóa đơn. Người dùng có thể nhập mã này vào hệ thống tra cứu để tìm kiếm và xem chi tiết hóa đơn.
• Tra cứu theo các thông tin cơ bản: Người dùng cũng có thể tra cứu hóa đơn bằng cách nhập các thông tin cơ bản như mã số thuế của người gửi hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hoặc số hóa đơn. Các thông tin này thường được sử dụng để tìm kiếm hóa đơn trong hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
• Tra cứu theo mã QR: Hóa đơn điện tử thường đi kèm với một mã QR, một loại mã vạch hai chiều, chứa các thông tin cơ bản về hóa đơn. Người dùng có thể sử dụng ứng dụng di động để quét mã QR này trên hóa đơn, sau đó ứng dụng sẽ chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để xem thông tin chi tiết về hóa đơn.

Những phương pháp này đều giúp người dùng dễ dàng và nhanh chóng tra cứu thông tin hóa đơn điện tử một cách chính xác và thuận tiện.

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên máy tính

Có hai cách phổ biến để tra cứu hóa đơn điện tử trên máy tính:

Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế

• Bước 1: Truy cập trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại đây.

• Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết để tra cứu hóa đơn, bao gồm:
  • Mã số thuế của người bán.
  • Loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, v.v.).
  • Ký hiệu hóa đơn (bỏ chữ số 1 ở đầu, chỉ lấy các chữ số từ C hoặc K).
  • Số hóa đơn (có thể nhập từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số).
  • Tổng tiền thanh toán (bằng số).
  • Mã captcha (nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiển thị ở bên trái màn hình).
• Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm” và kiểm tra kết quả tra cứu. Nếu hóa đơn tồn tại và hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm:
  • Mã số thuế, tên người bán, địa chỉ người bán.
  • Mã số thuế, tên người mua, địa chỉ người mua.
  • Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
  • Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
  • Trạng thái xử lý hóa đơn (đã cấp mã hóa đơn, đã ký hóa đơn bên mua, đã hủy hóa đơn, vv).
• Bước 4: Bạn có thể tùy chọn thực hiện các thao tác khác với hóa đơn, như:
  • Thực hiện ký hóa đơn bên mua (nếu chưa ký).
  • In hóa đơn (nếu cần).
  • Tải hóa đơn về lưu trữ định dạng .pdf hoặc .xml (nếu cần).
  • Tải hóa đơn bản chuyển đổi (nếu cần).

Tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã tra cứu

Mỗi hóa đơn điện tử có duy nhất một mã tra cứu, được tạo tự động bởi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Mã tra cứu hóa đơn điện tử có thể khác nhau tùy theo nền tảng tra cứu mà bạn sử dụng.

Để tra cứu hóa đơn bằng mã tra cứu , bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Truy cập trang web tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.
• Bước 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn và các thông tin khác theo yêu cầu của nền tảng tra cứu.

Ví dụ, nếu bạn tra cứu hóa đơn điện tử trên website tra cứu của cục thuế, bạn cần nhập mã tra cứu là mã số thuế của người bán trên hóa đơn. Còn nếu bạn tra cứu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử như phần mềm MobiFone eContract, bạn cần nhập mã tra cứu là mã nhận hóa đơn được cấp bởi hệ thống phần mềm .

• Bước 3: Nhấn vào nút “Tìm kiếm” để xem thông tin hóa đơn điện tử hoặc kiểm tra kết quả tra cứu.

Nhớ kiểm tra cách tra cứu hóa đơn điện tử cụ thể của nhà cung cấp dịch vụ hoặc hệ thống mà bạn đang sử dụng, vì cách thức có thể khác nhau tùy theo mỗi nền tảng tra cứu.

Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử trên điện thoại

Bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử thông qua ứng dụng di động bằng hai cách sau:

Tra cứu hóa đơn điện tử trên điện thoại bằng ứng dụng eTax Mobile

Cách 1: Sử dụng ứng dụng Tra cứu hóa đơn eTax Mobile, được cung cấp bởi Tổng cục Thuế. Ứng dụng này cho phép bạn:

• Tra cứu hóa đơn bằng cách nhập mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn hoặc quét mã QR trên hóa đơn.
• Xem thông tin chi tiết về hóa đơn.
• In hóa đơn.
• Tải hóa đơn.
• Chia sẻ hóa đơn.
• Ký hóa đơn bên mua.
• Kiểm tra trạng thái xử lý hóa đơn.

Bạn có thể tải ứng dụng Tra cứu hóa đơn tại Google Play (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành Android) và Apple Store (đối với thiết bị sử dụng hệ điều hành iOS). Hãy lưu ý rằng cơ quan thuế khuyến cáo bạn chỉ nên tải và cài đặt ứng dụng từ các nguồn tin cậy như Google Play và Apple Store, và tránh tải ứng dụng từ các đường dẫn không chính thống.

Thông tin chi tiết về việc giả mạo ứng dụng ngành Thuế có thể được xem tại đây.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên điện thoại bằng cách sử dụng một ứng dụng quét mã QR bất kỳ

Cách 2: Sử dụng một ứng dụng quét mã QR bất kỳ. Ứng dụng này cho phép bạn quét mã QR trên hóa đơn điện tử và chuyển hướng đến trang web tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, bạn sẽ chỉ có thể xem thông tin chi tiết về hóa đơn và không thể thực hiện các thao tác khác như in, tải, chia sẻ hoặc ký hóa đơn bên mua.

Bạn có thể tải một ứng dụng quét mã QR từ CH Play hoặc App Store, nhập từ khóa “mã QR” và chọn ứng dụng quét mã QR phù hợp.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng . đơn giản . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !