Điều chỉnh hóa đơn điện tử : Quy định , cách viết , thủ tục

Điều chỉnh hóa đơn điện tử là cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung . Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu quy định , cách viết , xử lý hóa đơn điều chỉnh bị sai theo thông tư 78 . Cùng Mobifone tìm hiểu nhé !

Điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì

Điều chỉnh hóa đơn điện tử là quá trình sửa đổi, cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Hóa đơn điện tử là một phiếu ghi chép về giao dịch mua bán hoặc cung ứng dịch vụ, được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử. Khi cần thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử sau khi nó đã được tạo và phát hành, quy trình điều chỉnh được thực hiện để cập nhật các thông tin không chính xác, thiếu sót hoặc thay đổi khác.

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử có thể bao gồm các thay đổi như:

• Sửa thông tin người bán và người mua: Nếu có sự thay đổi trong thông tin về người bán hoặc người mua, hóa đơn điện tử cần được điều chỉnh để phản ánh đúng thông tin mới.
• Sửa mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ: Nếu mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ trên hóa đơn cần phải điều chỉnh do sự thay đổi hoặc sửa đổi, thì quá trình này sẽ thực hiện.
• Sửa giá hoặc số lượng: Nếu có sự thay đổi về giá hoặc số lượng sản phẩm/dịch vụ trong giao dịch, hóa đơn điện tử cần được điều chỉnh để hiển thị thông tin chính xác.
• Thêm hoặc xóa dịch vụ/sản phẩm: Nếu cần thêm hoặc xóa các dịch vụ hoặc sản phẩm khỏi hóa đơn, điều chỉnh sẽ được thực hiện để phản ánh các thay đổi này.
• Cập nhật thông tin thanh toán: Nếu có thay đổi trong phương thức thanh toán hoặc thông tin liên quan đến thanh toán, hóa đơn điện tử cần được điều chỉnh.
• Các điều chỉnh khác: Ngoài các thay đổi cụ thể đã đề cập, còn có thể có các điều chỉnh khác liên quan đến các thông tin khác trên hóa đơn.

Quá trình điều chỉnh hóa đơn điện tử thường tuân theo các quy định pháp luật và quy trình của cơ quan thuế hoặc tổ chức quản lý tương ứng. Điều này đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hóa đơn điện tử sau khi điều chỉnh.

Khi nào cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Khái niệm “điều chỉnh” ám chỉ việc sửa đổi, điều chỉnh lại để tạo tính chính xác, hợp lý. Tương tự, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi phát hiện sự cố.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp hóa đơn điện tử bị lỗi đều cần được điều chỉnh, mà cách xử lý sẽ thay đổi dựa trên từng tình huống lỗi cụ thể.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bị sai sót sẽ được xử lý như sau:

1. Hủy hóa đơn điện tử: Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã có mã từ cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có mã sai sót và tạo hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để có mã mới và gửi cho người mua.
2. Thông báo cho người mua về lỗi và không cần lập lại hóa đơn: Khi hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế hoặc không có mã từ cơ quan thuế đã gửi cho người mua hoặc người bán phát hiện lỗi (như lỗi tên, địa chỉ người mua, nhưng không sai mã số thuế, các thông tin khác không lỗi), người bán thông báo cho người mua về lỗi và không cần lập lại hóa đơn. Người bán cũng thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có lỗi theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, trừ khi hóa đơn điện tử không có mã từ cơ quan thuế như đã nêu và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
3. Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế: Khi hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế hoặc không có mã từ cơ quan thuế đã gửi cho người mua hoặc người bán phát hiện lỗi (như lỗi mã số thuế; lỗi số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng chuẩn hoặc chất lượng), người bán hoặc người mua có thể chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
   • Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có lỗi. Nếu người bán và người mua đồng ý lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có lỗi.
   • Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử có lỗi. Trừ khi người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có lỗi.
4. Kiểm tra lỗi: Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có lỗi, cơ quan này thông báo cho người bán để kiểm tra theo Mẫu số 01/TB-RSĐT.

Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua hoặc người bán có lỗi về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng chuẩn hoặc chất lượng.

Thủ tục xử lý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các bước cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót và áp dụng hình thức điều chỉnh như sau:

• Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã có sai sót, hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã có sai sót và cần xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, người bán có thể lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ lúc nào, tuy nhiên không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
• Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã có sai sót và sau đó người bán đã xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế nhưng phát hiện tiếp tục có sai sót, các lần xử lý sau sẽ tuân theo quy trình đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
• Đối với nội dung liên quan đến giá trị trên hóa đơn có sai sót, việc điều chỉnh tăng (ghi số dương) hoặc giảm (ghi số âm) sẽ thể hiện đúng với thực tế điều chỉnh.

Cách viết điều chỉnh hóa đơn điện tử

Việc viết điều chỉnh hóa đơn điện tử cần tuân theo quy định và mẫu mà cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền đề ra. Dưới đây là một ví dụ về cách viết điều chỉnh hóa đơn điện tử:

Mẫu thông báo điều chỉnh hóa đơn điện tử số: [Số hóa đơn điện tử cần điều chỉnh]

Ngày [Ngày tháng năm viết thông báo]

Kính gửi: [Tên cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền]

Chúng tôi, Công ty ABC, có thông tin cần điều chỉnh về hóa đơn điện tử số [Số hóa đơn cần điều chỉnh] do chúng tôi đã phát hiện sai sót trong quá trình lập và gửi hóa đơn đến [Tên khách hàng hoặc đơn vị mua hàng].

Chi tiết về việc điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Thông tin cần điều chỉnh:

• Số hóa đơn điện tử ban đầu: [Số hóa đơn cần điều chỉnh]
• Ngày lập hóa đơn: [Ngày tháng năm lập hóa đơn ban đầu]
• Nội dung sai sót: [Mô tả chi tiết về sai sót cần điều chỉnh, ví dụ: sai mã số thuế, sai thông tin sản phẩm, sai giá trị…]

Thay đổi thông tin:

• Thay đổi [Thông tin bị sai sót]: [Thông tin mới sau khi điều chỉnh]

Lý do điều chỉnh:

• [Ghi rõ lý do cụ thể về sai sót và việc cần điều chỉnh hóa đơn]

Hình thức điều chỉnh:

• [Lựa chọn hình thức điều chỉnh theo quy định: điều chỉnh thông qua Mẫu số 04/SS-HĐĐT hoặc thông báo trực tiếp…]

Chúng tôi xin cam kết tuân thủ mọi quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về thông tin điều chỉnh trên hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

Trân trọng,
[Chữ ký người đại diện hoặc chức vụ]
[Tên người đại diện]
[Công ty ABC]
[Địa chỉ liên hệ]
[Số điện thoại liên hệ]
[Email liên hệ]

Các trường hợp điều chỉnh hóa đơn điện tử

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử thường được áp dụng trong những trường hợp sau:

Sai sót về thông tin khách hàng:

• Sai tên, địa chỉ hoặc các thông tin liên quan đến khách hàng.
• Sai mã số thuế của khách hàng.

Sai sót về thông tin sản phẩm/dịch vụ:

• Sai mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Sai đơn vị tính, số lượng, giá bán.

Sai sót về số tiền:

• Sai sót về tổng giá trị hóa đơn.
• Sai sót về thuế suất, tiền thuế.

Sai sót về các thông tin khác trên hóa đơn:

• Sai ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Sai ngày tháng năm lập hóa đơn.

Sai sót về hình thức thanh toán hoặc thông tin thanh toán:

• Thông tin về hình thức thanh toán không đúng.
• Số tài khoản thanh toán không chính xác.

Sai sót về chất lượng hàng hóa, dịch vụ:

• Sai sót về mô tả, chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ.

Sai sót về thông tin liên quan đến cơ quan thuế:

• Sai số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
• Sai thông tin cơ quan thuế cấp mã số hóa đơn.

Bài viết trên đây đã giới thiệu thông tin về quy định điều chỉnh hóa đơn điện tử , quy định , các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !