Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản theo TT78

Cách xuất hóa đơn điện tử như thế nào là thắc mắc nhiều người đưa ra . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản , nhanh chóng theo thông tư 78 , đúng quy định của pháp luật . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Xuất hóa đơn điện tử khi nào ?

Mặc dù hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội, tuy nhiên, vẫn có những trường hợp mà kế toán cần thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử ra giấy. Các trường hợp này bao gồm:

• Trường hợp phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường, nơi mục đích chính là để cơ quan chức năng kiểm tra nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa. Trong những tình huống này, việc có một bản giấy hóa đơn có thể giúp chứng minh thông tin liên quan đến sản phẩm một cách dễ dàng hơn.
• Khi bạn mang sản phẩm đi giới thiệu hoặc trình bày trước khách hàng, việc xuất hóa đơn điện tử ra giấy có thể giúp tạo sự tin tưởng và chứng minh nguồn gốc của sản phẩm. Khách hàng thường muốn có bằng chứng về giao dịch và hóa đơn giấy có thể là một phần quan trọng trong quá trình này.
• Trong các tình huống cần phục vụ công tác kiểm soát hoặc kiểm tra hàng hóa và sản phẩm đã mua, hoặc khi bên mua yêu cầu cụ thể về việc xuất hóa đơn ra giấy, việc này cũng có thể được thực hiện để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các yêu cầu liên quan đến giao dịch.
• Cuối cùng, trong một số trường hợp, các khâu nghiệp vụ trong doanh nghiệp có thể yêu cầu xuất hóa đơn điện tử ra giấy để phục vụ quy trình nội bộ và báo cáo tài chính.

Tóm lại, mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng việc xuất hóa đơn ra giấy vẫn cần thiết trong những tình huống đặc biệt như các trường hợp trên để đáp ứng các yêu cầu kiểm tra, chứng minh nguồn gốc và thực hiện các quy trình nghiệp vụ cụ thể.

Quy định khi xuất hóa đơn điện tử

Để hiểu cách xuất hóa đơn điện tử, cần nắm rõ các quy định theo Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC về việc xuất hóa đơn điện tử. Các quy định này bao gồm:

Tên in trên phiếu cách xuất hóa đơn điện tử

Mỗi loại hóa đơn điện tử sẽ có tên riêng, tuân theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Ví dụ, có thể là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, tem điện tử và nhiều loại khác.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Mỗi hóa đơn điện tử có một ký hiệu mẫu số và ký hiệu số hóa đơn. Ký hiệu mẫu số sử dụng các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để biểu thị loại hóa đơn:

• Số 1: Hóa đơn GTGT
• Số 2: Hóa đơn bán hàng
• Số 3: Biểu thị phiếu xuất kho và vận chuyển điện tử
• Số 4: Các loại hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu, chứng từ điện tử, vv.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Có một quy định chung về ký hiệu hóa đơn điện tử, không phụ thuộc vào loại hóa đơn cụ thể. Ký hiệu này bao gồm một dãy 6 ký tự kết hợp chữ và số để chỉ loại hóa đơn có mã hoặc không có mã thuế của cơ quan thuế. Các ký tự có các quy định sau đây:

• Ký tự đầu tiên là chữ C hoặc K, trong đó C biểu thị cho hóa đơn có mã thuế của cơ quan thuế, và K cho loại hóa đơn không có mã thuế.
• 2 ký tự tiếp theo là số, biểu thị năm lập hóa đơn điện tử, dựa trên 2 số cuối của năm dương lịch.
• Ký tự tiếp theo là T, D, L hoặc M để xác định loại hóa đơn điện tử. Ví dụ, T cho hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, D cho loại hóa đơn đặc thù không yêu cầu tiêu chuẩn do doanh nghiệp đăng ký, L cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo đợt, và M cho hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền.
• 2 ký tự cuối cùng do người bán tự xác định theo nhu cầu thực tế của họ.

Thông tin về người bán và người mua

Hóa đơn điện tử phải chứa đầy đủ thông tin của người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế và các thông tin liên quan.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng phải bao gồm các thông tin khác như tên mặt hàng hoặc loại dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế GTGT, chữ ký số điện tử của cả bên bán và bên mua, và thời điểm lập hóa đơn.

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử

Được coi là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, MobiFone Invoice đã thu hút sự quan tâm của nhiều người sử dụng. Dưới đây là các bước chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử bằng MobiFone Invoice, giúp bạn dễ dàng theo dõi và lập hóa đơn:

Bước 1 – Lập hóa đơn điện tử:

• Người dùng truy cập vào phần mềm “Hóa đơn” và chọn “Lập hóa đơn”, sau đó chọn loại hóa đơn cần lập, ví dụ: “Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTKT)”.

• Trên màn hình hiển thị giao diện hóa đơn, người dùng điền thông tin cần thiết như ngày lập, mẫu số, mã tiền, hình thức thanh toán, thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), và chi tiết hóa đơn (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất).

• Sau khi điền thông tin hóa đơn, người dùng ấn “Lưu”. Hóa đơn vừa lập sẽ hiển thị trong danh sách hóa đơn với trạng thái “Chờ ký”.

Bước 2 – Ký hóa đơn điện tử:

• Người dùng truy cập danh sách hóa đơn và chọn hóa đơn cần ký, với trạng thái “Chờ ký”, sau đó bấm “Ký hóa đơn”.

• Người dùng cắm token vào cổng USB và nhập mã pin của USB token.

• Hệ thống sẽ tự động kết nối với USB token và thực hiện việc ký hóa đơn. Sau khi ký xong, hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái “Đã ký”.

Bước 3 – Gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng:

• Người dùng vào hóa đơn cần gửi qua email cho khách hàng, sau đó vào phần “Chức năng” và chọn “Gửi email”.

• Trong màn hình gửi email, người dùng nhập địa chỉ email của người nhận. Có thể nhập nhiều địa chỉ email, mỗi địa chỉ được ngăn cách bằng dấu “,”.

• Ngoài ra, bạn có thể tự động gửi email nếu đã khai báo địa chỉ email của khách hàng trong phần khai báo thông tin hóa đơn.

• Cuối cùng, người dùng vào phần “Khai báo tham số hệ thống” để cấu hình việc tự động gửi email sau khi đã ký hóa đơn.

Bước 4 – In hóa đơn điện tử để lưu trữ:

• Người dùng vào danh sách hóa đơn và chọn hóa đơn cần in, sau đó vào phần “Chức năng” và chọn “In chuyển đổi”.

• Khi máy tính kết nối với hệ thống máy in, hóa đơn của bạn sẽ được in ra trên giấy.

Đây là các bước cơ bản để sử dụng MobiFone Invoice để lập, ký, gửi và in hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và tiện lợi.

Hóa đơn điện tử bị xuất sai phải làm sao ?

Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, có ba cách để xử lý:

• Hủy bỏ hóa đơn: Người dùng sẽ thực hiện việc hủy bỏ hóa đơn điện tử trong trường hợp hóa đơn đã bị xuất sai thông tin, đã gửi cho người mua nhưng chưa thực hiện giao hàng hoặc đã giao hàng nhưng chưa kê khai thuế. Sau đó, người bán sẽ tạo một hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã bị hủy.Lưu ý: Trên hóa đơn điện tử được xuất lại, cần phải có dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” đi kèm với ký hiệu, ngày ký và ngày gửi.
• Điều chỉnh hóa đơn: Phương pháp này được áp dụng khi hóa đơn điện tử đã bị xuất sai thông tin, đã gửi cho người mua và đã thực hiện kê khai thuế. Cả hai bên (người mua và người bán) tiến hành thỏa thuận và lập văn bản để điều chỉnh sai sót trên hóa đơn.
• Thay thế hóa đơn: Trường hợp này tương tự như việc hủy bỏ hóa đơn, người dùng sẽ tạo một hóa đơn điện tử thay thế khi phát hiện sai sót. Hóa đơn thay thế này được gửi đến người mua để thay thế cho hóa đơn ban đầu.Lưu ý: Trên hóa đơn thay thế, cần phải có dòng chữ “hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” đi kèm với ký hiệu, ngày ký và ngày gửi.

Các cách xử lý trên giúp bảo đảm tính chính xác và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử khi xảy ra sai sót.

Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Khi tiến hành bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, thường có trường hợp khách hàng là cá nhân, khách hàng lẻ thường không yêu cầu hóa đơn. Do đó, trong quá trình kế toán, thường được sử dụng phương pháp xuất gộp các giao dịch thành một hóa đơn điện tử vào cuối ngày hoặc cuối tháng.

Tuy nhiên, từ ngày 01/11/2020, theo quy định, tất cả các doanh nghiệp trên toàn quốc đều bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa rằng hóa đơn giấy chính thức bị loại bỏ và thay vào đó là việc sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này cũng đồng nghĩa với việc các quy định liên quan đến hóa đơn giấy sẽ không còn có hiệu lực.

Dựa trên các quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, có một số lưu ý quan trọng:

• Không phân biệt giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ từng giao dịch, và không phân biệt người bán (trừ hộ cá nhân kinh doanh). Khi tiến hành bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, phải xuất hóa đơn điện tử, có hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế, đặc biệt những tổ chức có rủi ro cao về việc nộp thuế, cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng giao dịch.

Từ đầu tháng 11 năm 2020, dù người mua có yêu cầu nhận hóa đơn hay không, người bán đều phải thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử theo quy định.

Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử theo hợp đồng

Về việc xác định thời điểm lập hóa đơn, có các quy định cụ thể như sau:

• Đối với doanh nghiệp chuyên bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng, và nói chung sẽ là thời điểm bên bán chuyển giao quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, bất kể việc thanh toán đã được thực hiện hay chưa.
• Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn cũng tuân theo thỏa thuận trong hợp đồng. Thời điểm này sẽ xảy ra khi bên bán đã hoàn tất việc cung ứng dịch vụ cho bên mua và đã lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc thanh toán đã được thực hiện hay chưa.

Về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử theo hợp đồng, hóa đơn phải đảm bảo chứa đầy đủ các nội dung cơ bản theo quy định.

Lưu ý khi xuất hóa đơn để tránh sai sót

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, cần tuân thủ các quy trình và lưu ý để tránh sai sót. Dưới đây là một số điểm cần chú ý:

• Tránh cắm token trong quá trình lập hóa đơn: Đôi khi, cắm token sớm có thể dẫn đến việc thao tác không cẩn thận hoặc ký hóa đơn mà chưa kiểm tra kỹ. Hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra hóa đơn một cách kỹ lưỡng trước khi ký và xác nhận.
• Lập hóa đơn nháp để kiểm tra: Một cách tốt để tránh sai sót là lập hóa đơn nháp và gửi cho khách hàng để họ kiểm tra. Chỉ khi bên mua hàng đã xác nhận và đồng ý với nội dung hóa đơn, bạn mới nên tiến hành ký hóa đơn chính thức.
• Chi tiết từng vật tư hàng hóa: Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, vì vậy nên kê chi tiết từng vật tư hàng hóa trên hóa đơn thay vì lập hóa đơn theo bảng kê đính kèm. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều loại hàng hóa hoặc dịch vụ khác nhau. Hóa đơn điện tử có thể trải dài thành nhiều trang nếu cần.
• Phân loại mức thuế đúng cách: Theo Luật thuế, một số hàng hóa/dịch vụ sẽ được áp dụng thuế giảm chỉ còn 8%. Nếu bạn giao dịch các mặt hàng hoặc dịch vụ với nhiều mức thuế khác nhau, hãy lập từng hóa đơn riêng biệt cho mỗi mức thuế để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và hạch toán sau này.

Những văn bản pháp luật quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử dựa trên cơ sở các văn bản pháp luật sau đây:

• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn và chứng từ.
• Thông tư số 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 của Bộ Tài chính, sửa đổi và bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017 của Bộ Tài chính, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

Các văn bản này cùng hướng dẫn và quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định liên quan đến thuế và tài chính.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản theo thông tư 78 và những lưu ý khi xuất hóa đơn . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !