Hệ thống hóa đơn điện tử là gì ? Lợi ích và quy định pháp luật

Ngày cập nhật :30/12/2024

Hệ thống hóa đơn điện tử là một cơ cấu phức tạp gồm phần mềm và công nghệ, được thiết kế để tạo, quản lý, và trao đổi hóa đơn dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết về hệ thống hóa đơn điện tử , lợi ích và những quy định của pháp luật . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Khái niệm hệ thống hóa đơn điện tử

Hệ thống hóa đơn điện tử là một cơ cấu tổ chức và công nghệ được thiết kế để hỗ trợ việc tạo, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử. Nó bao gồm các thành phần phần mềm, quy trình và hạ tầng kỹ thuật cần thiết để thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử.

Hệ thống này giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức quản lý và thực hiện quy trình liên quan đến hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, bảo mật và tuân thủ các quy định thuế và tài chính. Nó cũng có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP (Enterprise Resource Planning) để đảm bảo dữ liệu liên quan được chia sẻ và sử dụng một cách hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.

Lợi ích của hệ thống hóa đơn điện tử

Hệ thống hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cụ thể và chi tiết cho doanh nghiệp:

Tiết kiệm chi phí

• Không cần in ấn: Doanh nghiệp không phải in hóa đơn giấy, tiết kiệm tiền in ấn và mực in.
• Không cần lưu trữ giấy: Không cần phải cung cấp không gian lưu trữ lớn cho hóa đơn giấy, tiết kiệm chi phí bảo quản.
• Không cần vận chuyển: Loại bỏ chi phí vận chuyển hóa đơn giấy từ nơi sản xuất đến nơi sử dụng.

Nâng cao hiệu quả quản lý

• Tra cứu dễ dàng: Hệ thống hóa đơn điện tử cho phép tra cứu và truy xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng, giúp giảm thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin.
• Quản lý lịch sử giao dịch: Lưu trữ lịch sử giao dịch, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính và quản lý giao dịch dễ dàng hơn.
• Xuất hóa đơn tự động: Hệ thống có thể tự động xuất hóa đơn dựa trên dữ liệu giao dịch, giúp giảm công sức và nguy cơ sai sót trong việc lập hóa đơn.

Tăng cường bảo mật

• Lưu trữ an toàn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử, với các biện pháp bảo mật cao như mã hóa và chữ ký số, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh thông tin.
• Truy cập kiểm soát: Hệ thống hóa đơn điện tử cho phép kiểm soát quyền truy cập, đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và xem thông tin hóa đơn.
• Bảo vệ dữ liệu: Loại bỏ nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc của hóa đơn giấy do thất lạc hoặc thiên tai.

Tóm lại, hệ thống hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình, mà còn tăng cường tính bảo mật và hiệu quả trong quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh. Đây là một công cụ quan trọng để nâng cao hiệu suất và sự tự tin trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử

Các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử ở Việt Nam hiện nay đã được đặt ra để đảm bảo tính hiệu quả, tiện lợi và tuân thủ các quy tắc tài chính. Dưới đây là một số quy định quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Nghị định này, ban hành bởi Chính phủ Việt Nam, quy định rõ về hóa đơn điện tử và ngày bắt đầu bắt buộc sử dụng nó. Theo đó, từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, và cá nhân kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Luật Quản lý thuế: Luật này điều chỉnh quản lý thuế và bao gồm các quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình nộp thuế.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC: Được ban hành bởi Bộ Tài chính, thông tư này hướng dẫn việc thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó bao gồm hóa đơn điện tử.
• Thông tư 68/2019/TT-BTC: Thông tư này hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 88/2020/TT-BTC: Thông tư này sửa đổi và bổ sung Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC liên quan đến hóa đơn điện tử.

Những quy định này đặt ra nền tảng pháp lý để thúc đẩy việc sử dụng hóa đơn điện tử, giảm tải công việc thủ tục, và nâng cao tính minh bạch và tuân thủ thuế trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Các bước triển khai hệ thống hóa đơn điện tử

Để triển khai hệ thống hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước quan trọng như sau:

• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng: Đầu tiên, doanh nghiệp cần đảm bảo có đủ cơ sở hạ tầng, bao gồm máy tính, phần mềm hóa đơn điện tử, và thiết bị chữ ký số. Đây là những công cụ quan trọng để tạo và quản lý hóa đơn điện tử.
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Thường, quy trình này bao gồm việc nộp đơn đăng ký và cung cấp thông tin liên quan đến doanh nghiệp.
• Ký hợp đồng với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Để triển khai một hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thường sẽ hợp tác với một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hợp đồng này sẽ quy định các điều khoản và cam kết của cả hai bên trong việc triển khai và sử dụng hệ thống.
• Lập và gửi hóa đơn điện tử: Sau khi hệ thống đã được triển khai và hoạt động, doanh nghiệp có thể bắt đầu lập và gửi hóa đơn điện tử cho các đối tác kinh doanh của mình. Quá trình này cần tuân theo các quy định về hóa đơn điện tử và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
• Thường xuyên cập nhật và bảo trì hệ thống: Hệ thống hóa đơn điện tử cần được duy trì và cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính ổn định và tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất về hóa đơn điện tử.
• Đào tạo nhân viên: Cuối cùng, doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về quy trình và sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong quá trình làm việc.

Triển khai hệ thống hóa đơn điện tử đòi hỏi sự chuẩn bị, tổ chức, và sự tuân thủ đáng kể từ phía doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi thực hiện đúng cách, hóa đơn điện tử có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm sự tiết kiệm chi phí và cải thiện quản lý tài chính.

Các giải pháp triển khai hệ thống hóa đơn điện tử

Có nhiều giải pháp triển khai hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phù hợp với nhu cầu và khả năng của họ. Dưới đây là một số giải pháp phổ biến:

• Giải pháp hóa đơn điện tử trọn gói: Đây là giải pháp thuê một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để thực hiện toàn bộ quy trình triển khai. Nhà cung cấp sẽ cung cấp phần mềm, cơ sở hạ tầng, và dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính mà không cần lo lắng về vấn đề hóa đơn điện tử.
• Giải pháp hóa đơn điện tử tự triển khai: Doanh nghiệp tự triển khai hệ thống hóa đơn điện tử bằng cách mua phần mềm hóa đơn điện tử và thiết bị chữ ký số. Sau đó, họ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và tự thực hiện quá trình triển khai và quản lý hóa đơn điện tử. Giải pháp này có thể phù hợp cho các doanh nghiệp có nguồn lực và kiến thức về công nghệ thông tin.
• Giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp ERP: Một số doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp vào hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP). Điều này giúp tạo một quy trình liên tục và tự động hóa trong việc lập, gửi, và quản lý hóa đơn điện tử.
• Giải pháp hóa đơn điện tử dựa trên dịch vụ đám mây: Có những giải pháp hóa đơn điện tử dựa trên dịch vụ đám mây, cho phép doanh nghiệp truy cập và sử dụng hóa đơn điện tử từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và khả năng tiếp cận.
• Giải pháp hóa đơn điện tử tùy chỉnh: Đôi khi, các doanh nghiệp có yêu cầu đặc biệt và quy trình riêng về hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, họ có thể tùy chỉnh một giải pháp hóa đơn điện tử để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ.

Lựa chọn giải pháp triển khai hóa đơn điện tử phụ thuộc vào nhu cầu, quy mô, và tài chính của doanh nghiệp. Điều quan trọng là đảm bảo rằng hệ thống hóa đơn điện tử hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.

Danh sách các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Trên thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai và quản lý hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số nhà cung cấp phổ biến:

• MobiFone: MobiFone cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử.

• Viettel: Viettel cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử với nhiều tính năng như lập, gửi, và quản lý hóa đơn điện tử trực tuyến.
• VNPT: VNPT cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với một hệ thống tích hợp cho phép doanh nghiệp tạo, quản lý, và theo dõi hóa đơn dễ dàng.
• Misa: Misa là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam, và họ cũng cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tích hợp vào phần mềm của họ.
• Fast: Fast cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và dịch vụ tư vấn liên quan để giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử.
• EFY: EFY cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và dịch vụ liên quan như chữ ký số để đảm bảo tính bảo mật và hợp pháp của hóa đơn điện tử.

Việc lựa chọn nhà cung cấp phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp, cũng như tính năng và dịch vụ cụ thể mà họ cần để triển khai hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.