Hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử chi tiết , đúng luật

Ngày cập nhật :30/12/2024

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử là cần thiết trong trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử sai hoặc có nhu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn. Việc hủy hóa đơn điện tử đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận để tránh các vấn đề pháp lý và tài chính sau này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những điều cần lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử, các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử, cách thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử, và những lưu ý quan trọng khác liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Trước khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

Điều kiện để hủy hóa đơn điện tử

• Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi hóa đơn chưa được bên mua chấp nhận hoặc chưa được lưu trữ tại kho lưu trữ của bên mua. Nếu hóa đơn đã được bên mua chấp nhận hoặc lưu trữ, doanh nghiệp sẽ không thể hủy hóa đơn điện tử và phải tiến hành điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn.
• Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi doanh nghiệp chứng minh được hóa đơn bị phát hành sai hoặc có nhu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn. Việc chứng minh này có thể được thực hiện bằng các tài liệu như biên bản kiểm tra, giấy tờ chứng minh việc thay đổi thông tin, v.v.
• Doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn điện tử một lần duy nhất. Nếu sau khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phát hiện cần thay đổi thông tin khác, họ sẽ phải tiến hành điều chỉnh thông tin trên hóa đơn điện tử đã được hủy.

Thời hạn hủy hóa đơn điện tử

Thời hạn hủy hóa đơn điện tử là 5 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn. Sau thời hạn này, doanh nghiệp sẽ không thể hủy hóa đơn điện tử và phải tiến hành điều chỉnh thông tin trên hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Các thông tin cần chú ý khi hủy hóa đơn điện tử

Khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các thông tin sau:

• Số hóa đơn: Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng số hóa đơn được hủy là chính xác và trùng khớp với số hóa đơn đã được phát hành.
• Ngày hủy: Ngày hủy hóa đơn điện tử cần phải trùng với ngày phát hành hóa đơn hoặc trước ngày phát hành hóa đơn.
• Lý do hủy: Doanh nghiệp cần ghi rõ lý do hủy hóa đơn điện tử để có thể chứng minh được việc hủy hóa đơn là hợp lệ.

Các trường hợp được phép thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Hóa đơn điện tử bị phát hành sai hoặc có nhu cầu thay đổi thông tin

Trong trường hợp hóa đơn điện tử bị phát hành sai về thông tin người mua hàng, số tiền, ngày tháng hoặc các thông tin khác, doanh nghiệp có quyền yêu cầu hủy hóa đơn và phát hành lại hóa đơn mới với thông tin chính xác. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch kinh doanh.

Hóa đơn điện tử bị phát hành trùng lặp

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể vô tình phát hành hai hóa đơn điện tử giống nhau cho cùng một giao dịch. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy một trong hai hóa đơn để tránh việc tính toán sai lệch trong doanh thu và chi phí.

Hóa đơn điện tử được phát hành cho người mua hàng không đúng quy định

Theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử chỉ được phát hành cho người mua hàng là các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có mã số thuế. Trong trường hợp hóa đơn điện tử được phát hành cho người mua hàng không đúng theo quy định này, doanh nghiệp có quyền yêu cầu hủy hóa đơn và phát hành lại cho người mua hàng đúng quy định.

Hóa đơn điện tử được phát hành trước khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện lập hóa đơn điện tử

Trước khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện lập hóa đơn điện tử, họ không được phép phát hành hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó và phát hành lại hóa đơn mới sau khi đã có giấy chứng nhận.

Hóa đơn điện tử được phát hành cho người mua hàng đã giải thể, ngừng hoạt động hoặc không còn hoạt động

Nếu hóa đơn điện tử được phát hành cho người mua hàng đã giải thể, ngừng hoạt động hoặc không còn hoạt động, doanh nghiệp có quyền yêu cầu hủy hóa đơn và phát hành lại cho người mua hàng khác.

Hướng dẫn chi tiết các bước hủy hóa đơn điện tử

Để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tuân theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu

Trước khi tiến hành hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Phiếu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử (mẫu do Bộ Tài chính ban hành).
• Hóa đơn điện tử cần hủy.
• Các tài liệu chứng minh việc hủy hóa đơn điện tử (nếu có).

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử để thực hiện yêu cầu hủy hóa đơn. Để đảm bảo tính bảo mật và chính xác, doanh nghiệp nên sử dụng chứng thư số để đăng nhập.

Bước 3: Chọn chức năng “Hủy hóa đơn”

Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp cần chọn chức năng “Hủy hóa đơn” trên giao diện của hệ thống.

Bước 4: Nhập thông tin hóa đơn cần hủy

Trên giao diện hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần nhập các thông tin về hóa đơn cần hủy như số hóa đơn, ngày phát hành, và lý do hủy.

Bước 5: Gửi yêu cầu hủy

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, doanh nghiệp cần kiểm tra lại và gửi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo về việc hủy hóa đơn cho bên mua hàng.

Bước 6: Lưu giữ phiếu yêu cầu hủy hóa đơn

Sau khi hoàn tất thủ tục hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu giữ phiếu yêu cầu hủy hóa đơn để có thể chứng minh việc hủy hóa đơn là hợp lệ trong trường hợp cần thiết.

Các phương thức hủy hóa đơn điện tử phổ biến

Hiện nay, có hai phương thức chính để hủy hóa đơn điện tử:

Phương thức 1: Hủy hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử

Đây là phương thức đơn giản và nhanh chóng nhất để hủy hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện các bước như đã hướng dẫn ở trên.

Phương thức 2: Gửi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử qua email

Nếu doanh nghiệp không thể truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử, họ có thể gửi yêu cầu hủy hóa đơn qua email tới địa chỉ của bên mua hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, phương thức này có thể mất nhiều thời gian hơn và cần phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trong email.

Thời gian xử lý yêu cầu hủy hóa đơn điện tử

Thời gian xử lý yêu cầu hủy hóa đơn điện tử thường dao động từ 1-3 ngày làm việc tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ và giải quyết nhanh chóng.

Những hậu quả pháp lý khi hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định

Việc hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định có thể gây ra những hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Bị xử phạt hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện lập hóa đơn điện tử.
• Bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm các quy định về thuế.
• Gây ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trước khách hàng và đối tác kinh doanh.

Vì vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định khi thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử để tránh những hậu quả không mong muốn.

Cách kiểm tra trạng thái hủy hóa đơn điện tử

Sau khi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái hủy bằng cách:

• Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử và kiểm tra trên giao diện.
• Liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ kiểm tra.

Những lưu ý khi khôi phục hóa đơn điện tử đã hủy

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cần phải khôi phục lại hóa đơn điện tử đã hủy. Trước khi thực hiện việc này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn điện tử mới để đảm bảo tính chính xác và tránh việc phát hành lại hóa đơn điện tử sai.
• Lưu giữ phiếu yêu cầu hủy hóa đơn để có thể chứng minh việc hủy hóa đơn là hợp lệ trong trường hợp cần thiết.

Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục hủy hóa đơn điện tử

1. Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn điện tử cho tất cả các loại hóa đơn không?

Không, doanh nghiệp chỉ có thể hủy hóa đơn điện tử cho các loại hóa đơn được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Sau khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát hành lại hóa đơn mới không?

Có, sau khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát hành lại hóa đơn mới với thông tin chính xác và đúng quy định.

3. Doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy hóa đơn điện tử qua email không?

Có, nhưng phương thức này có thể mất nhiều thời gian hơn và cần phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trong email.

4. Thời gian xử lý yêu cầu hủy hóa đơn điện tử là bao lâu?

Thời gian xử lý yêu cầu hủy hóa đơn điện tử thường dao động từ 1-3 ngày làm việc tùy thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ hủy hóa đơn điện tử uy tín

Hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hủy hóa đơn điện tử uy tín như:

• Công ty TNHH Phần mềm MISA.
• Công ty Cổ phần Viễn thông FPT.
• Công ty Cổ phần Tập đoàn CMC.
• Công ty Cổ phần Văn hoá và Truyền thông Việt Nam (Viettel).
• Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel.
• Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin và Truyền thông VNPT (VNTT).
• Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin và Truyền thông Mobifone (MobiFone).
• Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin và Truyền thông Vinaphone (VinaPhone).

Kết luận

Việc hủy hóa đơn điện tử là một thủ tục quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần lưu ý các điều cần biết khi hủy hóa đơn điện tử, thực hiện đúng các bước hủy hóa đơn và kiểm tra trạng thái hủy sau đó. Nếu có bất kỳ vấn đề gì liên quan đến thủ tục hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ và giải quyết.