[Hướng dẫn] Cách hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới !

Ngày cập nhật :24/01/2025

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là gì ? , thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành hoặc viết sai thế nào ? . Dưới đây là cách hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất . Cùng Mobifone tìm hiểu nhé !

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử là quá trình loại bỏ một hóa đơn điện tử đã được tạo ra trước đó. Có nhiều lý do khác nhau mà một hóa đơn điện tử có thể cần phải bị hủy. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến khi hủy hóa đơn điện tử:

• Sai sót trong hóa đơn: Nếu hóa đơn điện tử chứa thông tin sai sót, chẳng hạn như giá trị sai, số lượng sai, hoặc thông tin khách hàng không chính xác, thì hóa đơn có thể cần phải bị hủy để sửa chữa thông tin đó. Ví dụ, nếu một sản phẩm được tính sai giá, công ty có thể muốn hủy hóa đơn ban đầu và tạo một hóa đơn mới với giá đúng.
• Hủy đơn hàng: Khi một đơn hàng hoặc dịch vụ được hủy bỏ hoặc trả lại, hóa đơn điện tử liên quan đến đó cũng cần phải bị hủy. Việc này giúp đảm bảo rằng khách hàng không phải trả tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ không được sử dụng hoặc không đúng yêu cầu.
• Khách hàng từ chối thanh toán: Trong một số trường hợp, khách hàng có thể từ chối thanh toán cho hóa đơn đã nhận, chẳng hạn khi họ không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong tình huống này, hóa đơn có thể bị hủy hoặc được sửa đổi theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng.
• Sự cố kỹ thuật: Đôi khi, sự cố kỹ thuật có thể xảy ra trong quá trình tạo hóa đơn điện tử. Ví dụ, hóa đơn có thể bị tạo ra với dữ liệu không đúng hoặc bị lỗi trong quá trình truyền tải. Trong trường hợp này, hóa đơn cần được hủy và tạo lại để đảm bảo tính chính xác.
• Thay đổi trong hợp đồng hoặc giao dịch: Nếu có sự thay đổi trong hợp đồng hoặc giao dịch ban đầu mà ảnh hưởng đến hóa đơn điện tử, ví dụ như thay đổi giá cả, thời hạn thanh toán hoặc điều khoản dịch vụ, hóa đơn có thể cần phải được hủy và cập nhật để phản ánh những thay đổi này.

Việc hủy hóa đơn điện tử thường được thực hiện thông qua các quy trình quản lý hóa đơn của một tổ chức hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử cụ thể. Quá trình này phụ thuộc vào các quy định và quy trình của quốc gia và tổ chức cụ thể và thường bao gồm việc cung cấp lý lẽ và chứng từ liên quan cho việc hủy hóa đơn.

Cách hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Hiện nay, doanh nghiệp đã phổ biến việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78 của Bộ Tài chính Việt Nam. Tuy nhiên, còn trường hợp hóa đơn điện tử đã được tạo nhưng cần phải hủy, và dưới đây là hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 trong trường hợp này.

Bước 1: Thông báo hóa đơn sai sót đến cơ quan thuế

Trước hết, kế toán cần thực hiện việc thông báo về hóa đơn sai sót tới cơ quan thuế. Điều này thường được thực hiện thông qua phần mềm hóa đơn điện tử, trong đó kế toán chọn tùy chọn “Thông báo hóa đơn có sai sót” (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Thông tin từ hóa đơn gốc sẽ được tự động kế thừa vào mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý quan trọng: Trong cột 07 của mẫu thông báo, kế toán cần điền nội dung “Hủy.”

Sau đó, kế toán ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn này đến cơ quan thuế. Tính năng gửi thông báo hủy hóa đơn thường đã được tích hợp trong các phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán thực hiện việc lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số, và gửi đến cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị hủy, để gửi cho người mua.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi đã hoàn thành các bước trước đó, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn sai sót và thực hiện việc xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Mặc dù không bắt buộc theo luật, nhưng để tránh rủi ro trong trường hợp cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra, doanh nghiệp nên lập một biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.

Bước 5: Tra cứu

Để đảm bảo rằng hóa đơn đã được hủy bỏ, kế toán cần kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế hay chưa. Đồng thời, có thể kiểm tra trạng thái của hóa đơn trên trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để đảm bảo tính chính xác.

Nhớ rằng quy trình này cần tuân thủ mọi quy định trong Thông tư 78 để đảm bảo tính hợp pháp và công bằng trong việc hủy hóa đơn điện tử.

Cách hủy hóa đơn điện tử viết sai

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai có thể thực hiện theo hai tình huống khác nhau:

Trường hợp 1: Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có sai sót, quy trình như sau:

• Thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập nhưng có sai sót, sử dụng mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT. Cơ quan thuế sẽ tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã sai sót và lưu trữ thông tin này trong hệ thống của họ.
• Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, và gửi cho cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp 2: Khi người bán đã lập hóa đơn điện tử sau khi đã nhận tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, theo khoản 2 Điều 9 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình hủy hóa đơn điện tử như sau:

• Tự hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán doanh nghiệp sử dụng.
• Thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn bằng mẫu thông báo 04/SS-HĐĐT.

Khoản 2 của Điều 9 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:

• Đối với việc cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã nhận tiền hay chưa.
• Trường hợp người cung cấp dịch vụ đã nhận tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo quy định pháp luật đòi hỏi bạn phải tuân theo các bước sau đây:

• Bước 1: Lập biên bản hủy bỏ hóa đơn

Trong Biên bản hủy bỏ hóa đơn, bạn cần chi tiết ghi rõ nội dung sai sót cần điều chỉnh. Điều quan trọng là phải có chữ ký và dấu của cả hai bên, tức là người mua và người bán.

• Bước 2: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập

Hủy hóa đơn điện tử đã lập sẽ được thực hiện trực tiếp trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng. Ví dụ, nếu bạn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, thì bạn sẽ thực hiện như sau:

a) Đăng nhập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn sử dụng.

b) Khai báo thông tin vào “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.

c) Lưu lại thông báo kết quả hủy hóa đơn và xuất ra file XML để nộp cho cơ quan thuế.

Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, bạn nên giữ hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để dễ dàng kiểm soát trên hệ thống.

• Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Sau khi hoàn tất việc hủy hóa đơn, bạn cần phải lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn này phải tuân theo đúng quy định của pháp luật và phải có các thông tin như “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.

Việc thực hiện quy trình này sẽ đảm bảo rằng hóa đơn đã lập sai sẽ được hủy đúng quy định và thay thế bằng hóa đơn mới theo quy định pháp luật.

Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hủy hóa đơn

Theo quy định tại Điều 27 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, vi phạm quy định về việc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn sẽ bị xử phạt theo các mức sau:

1. Cảnh cáo đối với hành vi hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn theo quy định, và có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc hóa đơn không còn giá trị sử dụng.b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng.c) Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 của Điều này.
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:a) Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn theo quy định.b) Không hủy hoặc không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.c) Không hủy hóa đơn điện tử sau khi có sai sót sau khi quá thời hạn mà cơ quan thuế đã thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai sót.d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định.e) Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự hoặc thủ tục theo quy định của pháp luật.f) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b của khoản 2 và điểm b, c, d của khoản 3 của Điều này.

Do đó, vi phạm quy định về việc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn có thể bị xử phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, tùy thuộc vào loại hành vi vi phạm. Ngoài việc phạt tiền, có thể buộc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn để khắc phục hậu quả của vi phạm.

Bài viết trên đây đã tổng hợp cách hủy hóa đơn điện tử và giải đáp những thắc mắc liên quan . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !

Các lượt tìm kiếm khác

• Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
• Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai
• Thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
• Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
• Cách hủy hóa đơn điện tử trên invoice
• Cách hủy hóa đơn điện tử trên meInvoice theo thông tư 78
• Cách hủy hóa đơn điện tử VNPT
• Hủy hóa đơn điện tử không xuất lại