Thông tư 78/2021/TT-BTC : Quy định về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quan trọng giúp việc kinh doanh và thanh toán giao dịch trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng và được khuyến khích bởi các cơ quan chức năng. Trong đó, Thông tư 78/2021/TT-BTC là một trong những văn bản quan trọng hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử.

Cơ sở pháp lý của Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành ngày 05/07/2021 bởi Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/09/2021 và thay thế cho Thông tư 32/2011/TT-BTC. Đây là văn bản quy định chi tiết về việc triển khai hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 71/2018/QH14 ngày 17/12/2018, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/8/2020 của Chính phủ về hóa đơn điện tử, Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 01/2/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều, biện pháp thi hành Luật Quản lý thuế và Nghị định số 18/2021/NĐ-CP ngày 04/2/2021 của Chính phủ quy định chi tiết nội dung thủ tục của luật Quản lý thuế.

Thông tư 78 về hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC có tác dụng giúp đẩy mạnh việc áp dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thuế và giảm bớt gian lận thuế. Đồng thời, thông tư này cũng giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Các đối tượng áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, các đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định của pháp luật.
• Tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ, việc triển khai hóa đơn điện tử là bắt buộc và phải tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trong khi đó, các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có thể tự nguyện đăng ký sử dụng để tiết kiệm chi phí và thời gian trong việc lập hóa đơn.

Quy trình triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Để triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, các tổ chức, cá nhân cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước tiên, tổ chức, cá nhân cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế có thẩm quyền. Thủ tục này có thể được thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Thông tin cần cung cấp khi đăng ký bao gồm: mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, email và thông tin về phương thức thanh toán thuế. Sau khi hoàn thành đăng ký, tổ chức, cá nhân sẽ nhận được mã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 2: Cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử

Sau khi đăng ký, tổ chức, cá nhân cần cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Phần mềm này sẽ giúp tổ chức, cá nhân lập và phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp miễn phí bởi Tổng cục Thuế và có thể tải về từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các trang web uy tín khác.

Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đã cài đặt phần mềm, tổ chức, cá nhân có thể sử dụng để phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử tương tự như quy trình phát hành hóa đơn giấy, tuy nhiên các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử sẽ được quy định cụ thể tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, các hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin sau:

• Mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ và số điện thoại của người bán.
• Mã số thuế của người mua (nếu có).
• Tên, địa chỉ và số điện thoại của người mua.
• Số hóa đơn điện tử.
• Ngày phát hành hóa đơn điện tử.
• Tên hàng hóa, dịch vụ hoặc loại hình kinh doanh.
• Đơn giá, số lượng, thành tiền và thuế suất của từng mặt hàng hoặc dịch vụ.
• Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ trước thuế.
• Tổng tiền thuế suất GTGT và các loại thuế khác (nếu có).
• Tổng cộng tiền thanh toán.

Thời điểm phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, thời điểm phát hành hóa đơn điện tử được quy định cụ thể như sau:

• Trong trường hợp có ngày giao hàng hoặc ngày thực hiện dịch vụ: Thời điểm phát hành hóa đơn điện tử là ngày giao hàng hoặc ngày thực hiện dịch vụ. Ví dụ, nếu doanh nghiệp bán hàng hóa và giao hàng cho khách hàng vào ngày 10 tháng 1 năm 2023, thì thời điểm phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng là ngày 10 tháng 1 năm 2023.
• Trong trường hợp không có ngày giao hàng hoặc ngày thực hiện dịch vụ: Thời điểm phát hành hóa đơn điện tử sẽ là ngày xuất hóa đơn. Ví dụ, nếu doanh nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng nhưng chưa giao hàng, thì thời điểm phát hành hóa đơn điện tử là ngày lập hóa đơn và giao cho khách hàng.

Quy định về thời điểm phát hành hóa đơn điện tử có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý, theo dõi và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo tính chính xác, kịp thời và minh bạch trong hoạt động xuất hóa đơn.

Bên cạnh quy định về thời điểm phát hành hóa đơn điện tử, Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định cụ thể về các trường hợp doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử, nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, cũng như các yêu cầu về bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư 78/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành vào ngày 09/12/2021, có hiệu lực từ ngày 01/01/2022, quy định rõ việc lưu trữ hóa đơn điện tử của các tổ chức, cá nhân. Theo đó, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong vòng 10 năm kể từ ngày phát hành. Các tổ chức, cá nhân có thể lưu trữ hóa đơn điện tử theo các cách sau:

• Lưu trữ trực tuyến: Tức là sử dụng các phần mềm chuyên dụng để lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ dữ liệu khác. Phương pháp này có ưu điểm là thuận tiện, dễ dàng tra cứu và chia sẻ dữ liệu, tuy nhiên cũng có nhược điểm là dễ bị mất dữ liệu nếu hệ thống lưu trữ bị sập hoặc bị tấn công.
• Lưu trữ bằng cách in ra: Tức là in hóa đơn điện tử ra giấy và lưu trữ tại các tủ hồ sơ hoặc kho lưu trữ. Phương pháp này có ưu điểm là an toàn, bảo mật cao, tuy nhiên cũng có nhược điểm là tốn kém và mất nhiều không gian lưu trữ.
• Lưu trữ tại bên thứ ba: Các tổ chức, cá nhân có thể thuê các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ lưu trữ hóa đơn điện tử để lưu trữ hộ. Phương pháp này có ưu điểm là an toàn, bảo mật cao và tiết kiệm chi phí, tuy nhiên cũng có nhược điểm là phụ thuộc vào bên thứ ba và có thể phát sinh chi phí nếu muốn tra cứu hoặc chia sẻ dữ liệu.

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm là bắt buộc đối với tất cả các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động kinh doanh, sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Các tổ chức, cá nhân phải có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật và dễ dàng tra cứu để phục vụ cho công tác quản lý, thanh tra, kiểm toán của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền khác.

Trách nhiệm của các bên liên quan trong việc triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong việc triển khai hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên hóa đơn điện tử.
• Tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên hóa đơn điện tử.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm giám sát, kiểm tra và xử lý các vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử.
• Tổng cục Thuế có trách nhiệm cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử và hỗ trợ các tổ chức, cá nhân trong việc triển khai hóa đơn điện tử.

Các chế tài xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định các chế tài xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn điện tử. Cụ thể:

• Các trường hợp không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc sử dụng hóa đơn điện tử mà không tuân thủ đúng quy định sẽ bị phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng.
• Việc sử dụng hóa đơn giấy thay cho hóa đơn điện tử sẽ bị phạt từ 20 triệu đồng đến 40 triệu đồng.
• Các hành vi làm giảm tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ bị phạt từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng.

Những câu hỏi thường gặp về Thông tư 78/2021/TT-BTC

1. Hóa đơn điện tử có thể được phát hành bằng phần mềm nào?
2. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có thể được phát hành bằng phần mềm do Tổng cục Thuế cung cấp hoặc các phần mềm khác được Tổng cục Thuế chấp thuận.

2. Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
3. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, các tổ chức, cá nhân có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Các loại hóa đơn nào được phép sử dụng hóa đơn điện tử?
4. Các loại hóa đơn bán hàng, hóa đơn thanh toán tiền điện, nước, hóa đơn vận chuyển, hóa đơn bán lẻ và các loại hóa đơn khác theo quy định của pháp luật đều được phép sử dụng hóa đơn điện tử.

Kết luận

Thông tư 78/2021/TT-BTC là một bước tiến quan trọng trong việc thúc đẩy sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Việc triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư này sẽ giúp giảm chi phí và thời gian cho các tổ chức, cá nhân, đồng thời cũng là một bước tiến trong việc hiện đại hóa quản lý thuế tại Việt Nam. Chúng ta cần tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên hóa đơn điện tử, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý.