Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử chi tiết !

Để chuẩn bị cho việc áp dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và thủ tục liên quan. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử, từ đó giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hình thức thanh toán mới này.

Hóa đơn điện tử là một trong những công nghệ tiên tiến được áp dụng trong quản lý và giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Đây là một hình thức thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho các doanh nghiệp. Từ ngày 1/7/2022, theo Quyết định số 1580/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở thành bắt buộc đối với các doanh nghiệp có thu nhập hàng năm từ 100 tỷ đồng trở lên.

Quy định về việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ, hóa đơn điện tử là hóa đơn được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và được chấp nhận trong các giao dịch thương mại, tài chính và thuế.

Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau đây:

Đối tượng áp dụng

Theo Quyết định số 1580/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc đối với các doanh nghiệp có thu nhập hàng năm từ 100 tỷ đồng trở lên, bao gồm cả doanh nghiệp trong và ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất và khu kinh tế đặc biệt. Các doanh nghiệp có thu nhập hàng năm dưới 100 tỷ đồng cũng có thể tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.

Thời gian áp dụng

Từ ngày 1/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở thành bắt buộc đối với các doanh nghiệp có thu nhập hàng năm từ 100 tỷ đồng trở lên. Trước thời điểm này, các doanh nghiệp có thể tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử.

thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử

Có hai loại hóa đơn điện tử được chấp nhận trong giao dịch tài chính và thuế là hóa đơn điện tử ký số và hóa đơn điện tử không ký số.

• Hóa đơn điện tử ký số: là hóa đơn điện tử được tạo ra và ký số bởi người bán hoặc bởi một bên thứ ba được ủy quyền. Hóa đơn điện tử ký số cần có chữ ký số của người bán và mã xác thực của cơ quan cấp chứng chỉ số.
• Hóa đơn điện tử không ký số: là hóa đơn điện tử được tạo ra nhưng không có chữ ký số của người bán hoặc bất kỳ bên thứ ba nào. Hóa đơn điện tử không ký số cần có mã xác thực của cơ quan cấp chứng chỉ số.

Các bước để phát hành hóa đơn điện tử

Để phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi có thể phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Cục Thuế. Thủ tục đăng ký này được thực hiện trực tuyến qua hệ thống mạng của Cục Thuế hoặc tại các cơ quan thuế cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu của Cục Thuế).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đăng ký doanh nghiệp (nếu đăng ký trực tuyến).
• Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Giấy uỷ quyền (nếu đăng ký bởi người được ủy quyền).

Sau khi hoàn thành đăng ký, Cục Thuế sẽ cấp cho doanh nghiệp một mã số đăng ký hóa đơn điện tử (MHDĐT) và một chứng chỉ số để ký số hóa đơn điện tử.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin cho hóa đơn điện tử

Trước khi phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin sau:

• Thông tin về người mua hàng hoặc dịch vụ.
• Thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ được bán.
• Thông tin về giá cả và thuế suất áp dụng.
• Thông tin về hình thức thanh toán.
• Thông tin về mã số đăng ký hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Thông tin về số lượng và tổng giá trị hóa đơn.

Bước 3: Tạo hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp có thể tạo hóa đơn điện tử bằng cách sử dụng phần mềm hỗ trợ hoặc tạo trực tiếp trên hệ thống mạng của Cục Thuế. Khi tạo hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần nhập đầy đủ thông tin đã chuẩn bị ở bước trước đó.

Bước 4: Ký số và lưu trữ hóa đơn điện tử

Sau khi tạo hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần ký số hóa đơn bằng chứng chỉ số đã được cấp từ Cục Thuế. Sau đó, hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên hệ thống mạng của Cục Thuế trong vòng 5 năm kể từ ngày phát hành.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển so với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tiết kiệm thời gian: Việc tạo và gửi hóa đơn điện tử chỉ mất vài phút, giúp tiết kiệm thời gian so với việc tạo và gửi hóa đơn giấy truyền thống.
• Dễ dàng quản lý: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống mạng của Cục Thuế, giúp các doanh nghiệp dễ dàng truy cập và quản lý hóa đơn.
• Bảo mật thông tin: Hóa đơn điện tử được ký số bằng chứng chỉ số, giúp bảo mật thông tin và tránh việc giả mạo hóa đơn.
• Thân thiện với môi trường: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm lượng giấy in ấn và tiết kiệm tài nguyên, góp phần bảo vệ môi trường.

Hướng dẫn cách lập và gửi hóa đơn điện tử

Để lập và gửi hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điện tử bằng cách sử dụng phần mềm hỗ trợ hoặc tạo trực tiếp trên hệ thống mạng của Cục Thuế. Khi lập hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần nhập đầy đủ thông tin về khách hàng, sản phẩm/dịch vụ, giá cả và thuế suất áp dụng.

Bước 2: Ký số hóa đơn điện tử

Sau khi lập hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần ký số hóa đơn bằng chứng chỉ số đã được cấp từ Cục Thuế. Việc ký số này giúp bảo mật thông tin và xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn.

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử

Sau khi đã ký số, các doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua email hoặc trực tiếp trên hệ thống mạng của Cục Thuế. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF hoặc XML.

Yêu cầu kỹ thuật cho hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính bảo mật và tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật sau:

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ để tạo và quản lý hóa đơn điện tử.
• Sử dụng chứng chỉ số để ký số hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử cần có mã xác thực của cơ quan cấp chứng chỉ số.
• Độ dài tối đa của hóa đơn điện tử là 100 ký tự.
• Kích thước tối đa của file hóa đơn điện tử là 500KB.
• Hóa đơn điện tử cần có định dạng XML hoặc PDF.

Thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Cục Thuế. Thủ tục này có thể được thực hiện trực tuyến qua hệ thống mạng của Cục Thuế hoặc tại các cơ quan thuế cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Bước 2: Lập và gửi hóa đơn điện tử

Sau khi đã đăng ký, các doanh nghiệp có thể lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Việc lập và gửi hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định và yêu cầu kỹ thuật đã được nêu ở trên.

Bước 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sau khi được lập và gửi sẽ được lưu trữ trên hệ thống mạng của Cục Thuế trong vòng 5 năm kể từ ngày phát hành. Các doanh nghiệp có thể truy cập và quản lý hóa đơn điện tử này bất cứ lúc nào.

Các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định của Cục Thuế, các doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 5 năm kể từ ngày phát hành. Trong thời gian này, các doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan thuế cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cung cấp lại hóa đơn điện tử khi cần thiết.

Các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử cho các nghiệp vụ sau:

• Xuất hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Nhập hóa đơn mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ.
• Thanh toán hóa đơn bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.

Phương thức thanh toán khi sử dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương thức thanh toán sau:

• Chuyển khoản qua ngân hàng.
• Sử dụng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
• Thanh toán trực tiếp tại cơ quan thuế.

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và cách khắc phục

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Lỗi ký số: Để khắc phục, các doanh nghiệp cần kiểm tra lại chứng chỉ số và đảm bảo tính hợp lệ của nó.
• Lỗi định dạng file: Để khắc phục, các doanh nghiệp cần kiểm tra lại định dạng file hóa đơn điện tử và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật đã được quy định.
• Lỗi thông tin không chính xác: Để khắc phục, các doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin đã nhập và sửa đổi nếu cần thiết.

Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm chi phí và thời gian đến việc bảo vệ môi trường. Tuy nhiên, để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, các doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định và yêu cầu kỹ thuật đã được quy định. Việc này sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật và tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, đồng thời tránh các lỗi phát sinh khi sử dụng. Bài viết trên đây đã hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử chi tiết . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !