Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử cập nhất mới nhất !
Ký hiệu hóa đơn điện tử (ký hiệu hoá đơn ĐT) là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực thuế và kinh doanh. Đây là một đoạn mã số được cấp bởi Cục Thuế cho từng đơn vị theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 22/2014/TT-BTC. Ký hiệu hóa đơn điện tử thể hiện thông tin về các đặc điểm của hóa đơn, giúp cho việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn.
Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?
Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm một nhóm 6 ký tự, bao gồm cả chữ viết và chữ số, để phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử. Ký hiệu này bao gồm các thành phần sau:
- Ký tự đầu tiên có thể là “C” hoặc “K”. “C” thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trong khi “K” thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập, biểu thị năm lập hóa đơn điện tử dựa trên 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Ký tự tiếp theo là một chữ cái, được sử dụng để xác định loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- “T” áp dụng cho hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “D” áp dụng cho hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không yêu cầu số tiêu thức bắt buộc từ doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- “L” áp dụng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- “M” áp dụng cho hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
- “N” áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- “B” áp dụng cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- “G” áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
- “H” áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết, do người bán tự xác định để quản lý và phân biệt các mẫu hóa đơn điện tử khác nhau trong cùng loại hóa đơn. Nếu không có nhu cầu quản lý, chúng có thể là “YY”.
Ví dụ về ký hiệu hóa đơn điện tử:
- “1C22TAA” – Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, và được doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “2C22TBB” – Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, và được doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “1C23LBB” – Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2023, và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- “1K23TYY” – Hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, lập năm 2023, và được doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “1K22DAA” – Hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, lập năm 2022, và là hóa đơn điện tử đặc thù không yêu cầu số tiêu thức bắt buộc từ doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- “6K22NAB” – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2022, và được doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
- “6K22BAB” – Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử không có mã, lập năm 2022, và được doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
(Tham khảo Điểm b, khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC)
Các loại ký hiệu hóa đơn điện tử
Hiện nay, theo quy định của Cục Thuế, Bộ Tài chính, có 2 loại ký hiệu hóa đơn điện tử được dùng lưu hành trên thị trường bao gồm: ký hiệu hóa đơn điện tử dùng riêng và ký hiệu hóa đơn điện tử dùng chung.
Ký hiệu hóa đơn điện tử dùng riêng
Đây là loại ký hiệu hóa đơn được cấp cho các doanh nghiệp chỉ sử dụng cho một đơn vị cụ thể, không được cấp cho các đơn vị khác. Trên kết xuất hóa đơn, ghi chúng ta còn xuất tên và địa chỉ của đơn vị. Điều này giúp cho việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng hơn, đồng thời giúp cho việc xác định người nhận hóa đơn một cách chính xác.
Ký hiệu hóa đơn điện tử dùng chung
Đây là loại ký hiệu hóa đơn được cấp cho các doanh nghiệp phân phối, bán buôn, bán lẻ có giao dịch với nhiều khách hàng. Đặc điểm của loại ký hiệu này là có thể sử dụng cho nhiều đơn vị khác nhau, giúp cho việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên linh hoạt hơn.
Đặc điểm của ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử do Cục Thuế ra quyết định cấp và quản lý. Quyết định cấp và quản lí ký hiệu hóa đơn sẽ ghi cụ loại hóa đơn, định dạng và biểu mẫu cụ thể mà đơn vị được cấp phép sử dụng. Điều này giúp cho việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Ký hiệu hóa đơn điện tử được cấp sẽ không thay đổi, cho dù đơn vị có thay đổi các thông tin như tên đơn vị, địa chỉ đơn vị. Điều này giúp cho việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên ổn định và không gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình xử lý thuế.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một ký tự đơn giản dựa trên các số tự nhiên từ 1 đến 6, và mỗi số này đại diện cho một loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:
- Số 1: Được sử dụng để biểu thị hóa đơn điện tử về giá trị gia tăng.
- Số 2: Dành cho hóa đơn điện tử liên quan đến bán hàng.
- Số 3: Sử dụng cho hóa đơn điện tử liên quan đến việc bán tài sản công.
- Số 4: Áp dụng cho hóa đơn điện tử liên quan đến bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Được sử dụng cho các loại hóa đơn điện tử khác, bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử khác, nhưng chúng có nội dung tương tự với hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Số 6: Dành cho các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
(Tham khảo Điểm a, khoản 1 Điều 4 của Thông tư 78/2021/TT-BTC)
Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử
Việc sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định cụ thể tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 22/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định sau đây khi sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử:
- Ký hiệu hóa đơn điện tử phải được in ra trên mỗi hóa đơn điện tử.
- Các doanh nghiệp phải tuân thủ đúng định dạng và biểu mẫu hóa đơn áp dụng theo quy định của cơ quan thuế.
- Ký hiệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản đúng cách để phục vụ cho việc kiểm tra và xử lý thuế.
- Các doanh nghiệp phải đăng ký ký hiệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Hướng dẫn tạo ký hiệu hóa đơn điện tử
Việc tạo ký hiệu hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua các phần mềm hỗ trợ của cơ quan thuế. Để tạo ký hiệu hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:
- Đăng nhập vào phần mềm hỗ trợ tạo ký hiệu hóa đơn điện tử.
- Chọn loại ký hiệu hóa đơn điện tử (dùng riêng hoặc dùng chung).
- Nhập thông tin về đơn vị được cấp ký hiệu hóa đơn điện tử.
- Lựa chọn định dạng và biểu mẫu hóa đơn áp dụng.
- Lưu lại thông tin và tiến hành tạo ký hiệu hóa đơn điện tử.
Sau khi hoàn tất các bước trên, ký hiệu hóa đơn điện tử sẽ được tạo ra và có thể sử dụng trong quá trình xuất hóa đơn điện tử.
Những lưu ý khi sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử
Việc sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử đúng cách là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý thuế và kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau khi đã tạo được ký hiệu hóa đơn điện tử:
- Ký hiệu hóa đơn điện tử phải được in ra trên mỗi hóa đơn điện tử.
- Các doanh nghiệp phải tuân thủ đúng định dạng và biểu mẫu hóa đơn áp dụng theo quy định của cơ quan thuế.
- Ký hiệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản đúng cách để phục vụ cho việc kiểm tra và xử lý thuế.
- Việc sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử dùng riêng hoặc dùng chung phải tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế.
- Trong trường hợp có sự thay đổi về thông tin của đơn vị, các doanh nghiệp cần thông báo và cập nhật lại thông tin với cơ quan thuế để đảm bảo tính chính xác của ký hiệu hóa đơn điện tử.
Vai trò của ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng trong việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử. Đây là một phần không thể thiếu trên mỗi hóa đơn điện tử và giúp cho việc xác định thông tin về cơ quan thuế cấp hóa đơn, tên đơn vị được cấp hóa đơn, loại hóa đơn và định dạng biểu mẫu hóa đơn áp dụng.
Ngoài ra, ký hiệu hóa đơn điện tử còn giúp cho việc quản lý và kiểm soát thuế trở nên dễ dàng hơn. Nhờ vào ký hiệu này, các doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử của mình thông qua hệ thống của cơ quan thuế.
Thủ tục đăng ký ký hiệu hóa đơn điện tử
Để sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng. Thủ tục đăng ký bao gồm các bước sau:
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký gồm: đơn đăng ký, giấy phép kinh doanh, bản sao chứng minh nhân dân của người đại diện pháp luật.
- Nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan thuế có thẩm quyền.
- Sau khi hồ sơ được kiểm tra và chấp nhận, cơ quan thuế sẽ cấp ký hiệu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Phần mềm hỗ trợ tạo ký hiệu hóa đơn điện tử
Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ tạo ký hiệu hóa đơn điện tử như: phần mềm HTKK, phần mềm MISA, phần mềm Fast Billing, phần mềm Viettel Invoice,… Các doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu và tính năng của mình để tạo ký hiệu hóa đơn điện tử.
Kết luận
Ký hiệu hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong việc quản lý và tra cứu hóa đơn điện tử. Việc sử dụng ký hiệu này giúp cho việc xử lý thuế trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định và lưu ý khi sử dụng ký hiệu hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý thuế và kinh doanh.
