Thông tin công văn về ngày ký hóa đơn điện tử chi tiết !

Ngày cập nhật :27/07/2024

Trong bối cảnh hiện đại hóa và số hóa các hoạt động kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và hữu ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, một vấn đề quan trọng cần được quan tâm là ngày ký hóa đơn điện tử. Để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật, các cơ quan quản lý nhà nước đã ban hành các công văn liên quan đến vấn đề này. Dưới đây là thông tin công văn về ngày ký hóa đơn điện tử chi tiết . 

Công văn hướng dẫn ký hóa đơn điện tử

Công văn số 5175/TCT-TTKT ngày 16/10/2019

Công văn này do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn về thủ tục ký hóa đơn điện tử. Một số nội dung chính của công văn bao gồm:

• Quy định về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hướng dẫn cách thức tạo, ký và gửi hóa đơn điện tử.
• Quy trình xử lý hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế.

Công văn này đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình và yêu cầu kỹ thuật khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Công văn về ngày ký hóa đơn điện tử

Công văn số 3737/TCT-TTKT ngày 27/08/2020

Công văn này của Tổng cục Thuế bổ sung hướng dẫn về ký hóa đơn điện tử đối với cơ quan hành chính, sự nghiệp. Một số nội dung chính bao gồm:

• Quy định về điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan hành chính, sự nghiệp.
• Hướng dẫn về quy trình ký, gửi và xử lý hóa đơn điện tử.
• Các lưu ý khi áp dụng hóa đơn điện tử trong cơ quan hành chính, sự nghiệp.

Công văn này giúp đơn giản hóa việc áp dụng hóa đơn điện tử trong khu vực công, góp phần hiện đại hóa công tác quản lý và minh bạch hóa hoạt động tài chính.

Quy định về ngày ký hóa đơn điện tử

Theo Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 16/8/2011, ngày ký hóa đơn điện tử là ngày ghi trên hóa đơn, tương ứng với ngày thực hiện giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ.

Ý nghĩa của ngày ký hóa đơn điện tử

Ngày ký hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng trong việc xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Việc ghi ngày ký hóa đơn điện tử sai lệch so với ngày thực tế thực hiện giao dịch có thể dẫn đến:

• Tính sai số thuế phải nộp.
• Áp dụng không đúng mức thuế suất trong trường hợp có sự thay đổi thuế suất.
• Gây khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra và thanh tra thuế.

Hướng dẫn ghi ngày ký hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính chính xác, ngày ký hóa đơn điện tử cần phải phù hợp với ngày thực tế diễn ra giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ. Ví dụ:

• Đối với hàng hóa, ngày ký hóa đơn điện tử là ngày bàn giao hàng hóa cho khách hàng.
• Đối với dịch vụ, ngày ký hóa đơn điện tử là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Trong trường hợp giao dịch diễn ra trong nhiều ngày, ngày ký hóa đơn điện tử phải là ngày cuối cùng của quá trình giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ.

Hướng dẫn cách ký hóa đơn điện tử

Để ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Tạo hóa đơn điện tử trên phần mềm HĐĐT

Doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được Tổng cục Thuế phê duyệt để tạo hóa đơn điện tử. Phần mềm HĐĐT sẽ cung cấp các mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp dễ dàng nhập dữ liệu và tạo hóa đơn.

Sử dụng chữ ký số để ký điện tử hóa đơn

Sau khi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký điện tử hóa đơn. Chữ ký số được cấp bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt.

Việc ký điện tử bằng chữ ký số đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể phủ nhận của hóa đơn điện tử.

Gửi hóa đơn điện tử đến Tổng cục Thuế và khách hàng

Sau khi ký điện tử, hóa đơn điện tử được gửi đến Tổng cục Thuế và khách hàng qua các phương thức như email, FTP, API, hoặc Portal Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Việc gửi hóa đơn điện tử đến Tổng cục Thuế giúp cơ quan quản lý thuế có thể theo dõi và kiểm tra kịp thời, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ và tiết kiệm chi phí.

Thông tư về ngày ký hóa đơn điện tử

Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 16/8/2011

Thông tư này của Bộ Tài chính quy định về ngày ký hóa đơn điện tử. Theo Khoản 3 Điều 7 của Thông tư, ngày ký hóa đơn điện tử là ngày ghi trên hóa đơn, tương ứng với ngày thực hiện giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ.

Thông tư cũng quy định các trường hợp cụ thể để xác định ngày ký hóa đơn điện tử, như:

• Đối với bán hàng hóa, ngày ký hóa đơn là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.
• Đối với cung cấp dịch vụ, ngày ký hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
• Đối với xây dựng, lắp đặt, ngày ký hóa đơn là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành.

Hướng dẫn áp dụng Thông tư số 32/2011/TT-BTC

Để áp dụng đúng quy định về ngày ký hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác định rõ thời điểm thực hiện giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ.
• Ghi đúng ngày ký hóa đơn điện tử tương ứng với thời điểm thực hiện giao dịch.
• Đối với giao dịch diễn ra trong nhiều ngày, ghi ngày ký hóa đơn là ngày cuối cùng của quá trình giao dịch.

Việc tuân thủ đúng quy định về ngày ký hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về thuế và đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong hoạt động kinh doanh.

Luật về hóa đơn điện tử và ngày ký

Luật Quản lý thuế số 78/2010/QH12 ngày 16/11/2010

Luật Quản lý thuế là văn bản pháp lý cao nhất quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử và ngày ký hóa đơn điện tử. Theo Luật này, hóa đơn điện tử được coi là chứng từ hợp pháp để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, tương đương với hóa đơn giấy.

Luật cũng quy định về các điều kiện và yêu cầu khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có việc xác định đúng ngày ký hóa đơn điện tử.

Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế

Để hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế, Bộ Tài chính đã ban hành các văn bản hướng dẫn như:

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 16/8/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
• Công văn số 5175/TCT-TTKT ngày 16/10/2019 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về thủ tục ký hóa đơn điện tử.
• Công văn số 3737/TCT-TTKT ngày 27/08/2020 của Tổng cục Thuế bổ sung hướng dẫn về ký hóa đơn điện tử đối với cơ quan hành chính, sự nghiệp.

Các văn bản này đã cụ thể hóa các quy định trong Luật Quản lý thuế, giúp doanh nghiệp dễ dàng hiểu và áp dụng đúng quy định về hóa đơn điện tử, trong đó có vấn đề về ngày ký hóa đơn điện tử.

Thủ tục ký hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm HĐĐT để tạo hóa đơn điện tử

Để ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm HĐĐT (Hóa đơn điện tử) được Tổng cục Thuế phê duyệt. Phần mềm HĐĐT sẽ cung cấp các mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng nhập dữ liệu và tạo hóa đơn.

Trên phần mềm HĐĐT, doanh nghiệp cần nhập đầy đủ các thông tin cần thiết như tên khách hàng, mã số thuế, danh mục hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất và các thông tin khác theo yêu cầu.

Chữ ký số dùng để ký hóa đơn điện tử

Sau khi tạo hóa đơn điện tử trên phần mềm HĐĐT, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký điện tử lên hóa đơn. Chữ ký số này phải được cấp bởi đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt.

Việc ký điện tử bằng chữ ký số đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể phủ nhận của hóa đơn điện tử, giúp ngăn chặn các hành vi gian lận và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Gửi hóa đơn điện tử đến Tổng cục Thuế và khách hàng

Sau khi ký điện tử, hóa đơn điện tử được gửi đến Tổng cục Thuế và khách hàng qua các phương thức như email, FTP, API, hoặc Portal Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Việc gửi hóa đơn điện tử đến Tổng cục Thuế giúp cơ quan quản lý thuế có thể theo dõi và kiểm tra kịp thời, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ và tiết kiệm chi phí. Khách hàng cũng nhận được hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Các doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy trình gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo đúng quy định của Tổng cục Thuế để đảm bảo hóa đơn được xử lý và ghi nhận một cách chính xác.

Các yêu cầu khi ký hóa đơn điện tử

Chữ ký số dùng để ký phải có giá trị pháp lý

Để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử, chữ ký số dùng để ký hóa đơn phải được cấp bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt.

Chữ ký số có giá trị pháp lý sẽ đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể phủ nhận của hóa đơn điện tử, giúp ngăn chặn các hành vi gian lận và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Ngày ký phải phù hợp với ngày thực hiện giao dịch

Một trong những yêu cầu quan trọng khi ký hóa đơn điện tử là ngày ký hóa đơn phải phù hợp với ngày thực hiện giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ. Việc ghi ngày ký sai lệch có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng như tính sai số thuế phải nộp, áp dụng không đúng mức thuế suất, gây khó khăn trong việc đối chiếu và thanh tra thuế.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ thời điểm thực hiện giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ để ghi đúng ngày ký hóa đơn điện tử tương ứng.

Nội dung hóa đơn phải đầy đủ và chính xác

Khi ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo nội dung hóa đơn là đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng sự thực của giao dịch kinh tế đã diễn ra. Các thông tin cần có trên hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Thuế suất và tiền thuế phải nộp.
• Ngày, tháng, năm ký hóa đơn.
• Các thông tin khác theo quy định.

Việc cung cấp thông tin không chính xác trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến các rủi ro về thuế và pháp lý cho doanh nghiệp.

Nội dung công văn về ngày ký hóa đơn điện tử

Ngày có hiệu lực của công văn

Các công văn về ngày ký hóa đơn điện tử thường quy định rõ ngày có hiệu lực của công văn, giúp doanh nghiệp biết thời điểm bắt đầu áp dụng các hướng dẫn trong công văn.

Đối tượng áp dụng công văn

Các công văn cũng xác định rõ đối tượng áp dụng, có thể là tất cả các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoặc chỉ áp dụng cho một nhóm đối tượng cụ thể như cơ quan hành chính, sự nghiệp.

Nội dung hướng dẫn về ngày ký hóa đơn điện tử

Nội dung chính của công văn là hướng dẫn về ngày ký hóa đơn điện tử, bao gồm các quy định cụ thể về cách xác định ngày ký hóa đơn điện tử, các trường hợp ngoại lệ và cách xử lý.

Các ví dụ minh họa về cách áp dụng

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn và áp dụng đúng hướng dẫn, các công văn thường đưa ra các ví dụ minh họa cụ thể về cách xác định ngày ký hóa đơn điện tử trong các tình huống khác nhau.

Tác động của công văn

Công văn cũng đề cập đến tác động của việc áp dụng đúng hoặc không đúng hướng dẫn về ngày ký hóa đơn điện tử, như ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, khả năng bị xử phạt vi phạm hành chính trong trường hợp không tuân thủ.

Tài liệu tham khảo về ký hóa đơn điện tử

Để hiểu rõ hơn về quy định và hướng dẫn ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các tài liệu sau:

Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 16/8/2011

Thông tư này của Bộ Tài chính quy định chi tiết về hoá đơn điện tử, trong đó có quy định về ngày ký hóa đơn điện tử.

Công văn số 5175/TCT-TTKT ngày 16/10/2019

Công văn này của Tổng cục Thuế hướng dẫn về thủ tục ký hóa đơn điện tử, bao gồm các bước thực hiện và yêu cầu kỹ thuật.

Công văn số 3737/TCT-TTKT ngày 27/08/2020

Công văn này bổ sung hướng dẫn về ký hóa đơn điện tử đối với cơ quan hành chính, sự nghiệp.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm HĐĐT

Các nhà cung cấp phần mềm HĐĐT thường có tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết về cách tạo và ký hóa đơn điện tử trên phần mềm của họ.

Diễn đàn và hỏi đáp trực tuyến

Doanh nghiệp có thể tham gia các diễn đàn, hỏi đáp trực tuyến để trao đổi kinh nghiệm và giải đáp thắc mắc về ký hóa đơn điện tử với các chuyên gia và doanh nghiệp khác.

Việc tham khảo các tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn các quy định và thực hiện đúng thủ tục ký hóa đơn điện tử, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro về thuế.

Các lỗi thường gặp khi ký hóa đơn điện tử

Mặc dù việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng trong quá trình ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải một số lỗi thường gặp sau:

Sử dụng chữ ký số không hợp lệ

Một lỗi phổ biến là sử dụng chữ ký số không được cấp bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt. Điều này sẽ làm mất đi tính xác thực và giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử.

Ngày ký hóa đơn điện tử không phù hợp với ngày thực hiện giao dịch

Lỗi thường gặp khác là ghi sai ngày ký hóa đơn điện tử so với ngày thực tế diễn ra giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này có thể dẫn đến tính sai số thuế phải nộp, áp dụng không đúng mức thuế suất và gây khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra và thanh tra thuế.

Nội dung hóa đơn điện tử không đầy đủ hoặc không chính xác

Việc cung cấp thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác trên hóa đơn điện tử cũng là một lỗi thường gặp. Điều này có thể dẫn đến các rủi ro về thuế và pháp lý cho doanh nghiệp.

Để tránh các lỗi này, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về ký hóa đơn điện tử, sử dụng chữ ký số hợp lệ, ghi đúng ngày ký hóa đơn và cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin trên hóa đơn.

Kết luận

Công văn về ngày ký hóa đơn điện tử là một trong những văn bản quan trọng mà doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ và tuân thủ để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật. Việc ghi đúng ngày ký hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về thuế mà còn góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng chữ ký số hợp lệ, cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn. Việc tuân thủ các quy định về ký hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả các lợi ích của công nghệ hóa đơn điện tử, đồng thời tăng cường niềm tin và uy tín với khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước.