Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quản lý thuế hiệu quả và tiện lợi cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc phát hành và quản lý hóa đơn điện tử cũng đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận từ phía người bán hàng. Để giúp cho việc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy định và tránh các rắc rối pháp lý, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 32/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 32) về việc hủy hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những quy định mới và thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32.
Quy định mới về hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2021/TT-BTC
Thông tư 32 có hiệu lực từ ngày 01/07/2021 và thay thế cho các quy định trước đó tại Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, có một số thay đổi đáng chú ý như sau:
Mở rộng phạm vi các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử
Thông tư 32 đã mở rộng phạm vi các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử so với Thông tư 39. Ngoài các trường hợp đã quy định trước đó như hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa được khách hàng chấp nhận, hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng khách hàng đã trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ, hóa đơn điện tử bị sai sót về thông tin, hóa đơn điện tử bị mất hoặc bị hủy hoại, Thông tư 32 còn cho phép hủy hóa đơn điện tử khi không còn giá trị sử dụng.
Điều này giúp cho người bán hàng có thể linh hoạt trong việc hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp khác nhau, đồng thời cũng giảm thiểu các rủi ro phát sinh khi phải giữ lại hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.
Rút ngắn thời hạn nộp biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử
Thông tư 32 đã rút ngắn thời hạn nộp biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử xuống còn 10 ngày làm việc (trước đây là 15 ngày làm việc). Điều này giúp cho việc xử lý các trường hợp hủy hóa đơn điện tử được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Quy định rõ trách nhiệm của cơ quan thuế trong việc xử lý các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Thông tư 32 cũng quy định rõ trách nhiệm của cơ quan thuế trong việc xử lý các trường hợp hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của việc hủy hóa đơn điện tử theo yêu cầu của người bán hàng. Nếu phát hiện có sai sót hoặc vi phạm, cơ quan thuế sẽ yêu cầu người bán hàng khắc phục và xử lý theo quy định.
Các trường hợp được hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Thông tư 32 quy định các trường hợp sau được phép hủy hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa được khách hàng chấp nhận.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng khách hàng đã trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng bị sai sót về thông tin.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng bị mất hoặc bị hủy hoại.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng không còn giá trị sử dụng.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Để hủy hóa đơn điện tử, người bán hàng phải thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử
Người bán hàng cần nộp biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát hành hóa đơn điện tử. Biểu mẫu này có thể được tải về từ trang web của cơ quan thuế hoặc lấy trực tiếp tại cơ quan thuế.
Bước 2: Ký số điện tử vào biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử
Sau khi nộp biểu mẫu, người bán hàng cần ký số điện tử vào biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử. Điều này giúp xác nhận tính chính xác và hợp lệ của việc hủy hóa đơn điện tử.
Bước 3: Gửi biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý
Sau khi đã ký số điện tử vào biểu mẫu, người bán hàng cần gửi biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý theo địa chỉ đã quy định trong biểu mẫu. Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và xử lý theo quy định.
Thời hạn hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Theo quy định tại Thông tư 32, thời hạn hủy hóa đơn điện tử là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát hành hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là người bán hàng cần thực hiện các thủ tục hủy hóa đơn điện tử trong thời hạn này để tránh việc bị xử phạt hành chính.
Biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Thông tư 32 đã ban hành một biểu mẫu chuẩn để người bán hàng sử dụng khi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử. Biểu mẫu này gồm 2 trang và được chia thành 3 phần chính:
Phần 1: Thông tin về người bán hàng
Phần này bao gồm các thông tin về người bán hàng như mã số thuế, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, email và tài khoản ngân hàng.
Phần 2: Thông tin về hóa đơn điện tử cần hủy
Phần này bao gồm các thông tin về hóa đơn điện tử cần hủy như số hóa đơn, ngày phát hành, mã số thuế của khách hàng, số tiền, lý do hủy và chữ ký của người bán hàng.
Phần 3: Xác nhận và ký tên
Phần này là nơi để người bán hàng xác nhận tính chính xác và hợp lệ của các thông tin đã cung cấp và ký tên vào biểu mẫu.
Hướng dẫn nộp biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Để đảm bảo việc nộp biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy định, người bán hàng cần lưu ý các điểm sau:
- Biểu mẫu phải được điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu.
- Người bán hàng cần ký số điện tử vào biểu mẫu trước khi gửi đến cơ quan thuế.
- Nếu có nhiều hóa đơn điện tử cần hủy, người bán hàng có thể gửi nhiều biểu mẫu hoặc liệt kê các hóa đơn trong một biểu mẫu duy nhất.
- Biểu mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý theo địa chỉ đã quy định trong biểu mẫu.
- Người bán hàng nên giữ lại bản gốc của biểu mẫu và các tài liệu liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra và xác minh sau này.
Trường hợp nào không được hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32?
Thông tư 32 quy định rõ các trường hợp không được phép hủy hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Hóa đơn điện tử đã được khách hàng chấp nhận.
- Hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế xác minh và ký duyệt.
- Hóa đơn điện tử đã được sử dụng để khai thuế hoặc làm căn cứ cho việc khai thuế.
- Hóa đơn điện tử đã được sử dụng để thanh toán các khoản nợ, phí, lệ phí, tiền thuê đất hoặc các khoản thu khác.
Quy định về xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người bán hàng vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Đồng thời, cơ quan thuế có thể yêu cầu người bán hàng khắc phục sai sót và xử lý theo quy định.
Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Để tránh việc bị xử phạt hành chính, người bán hàng cần lưu ý các điểm sau khi thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử:
- Hủy hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát hành hóa đơn.
- Việc hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện đúng quy định và có tính chính xác.
- Người bán hàng cần giữ lại bản gốc của biểu mẫu yêu cầu hủy hóa đơn điện tử và các tài liệu liên quan để phục vụ cho việc kiểm tra và xác minh sau này.
- Nếu có nhiều hóa đơn điện tử cần hủy, người bán hàng có thể gửi nhiều biểu mẫu hoặc liệt kê các hóa đơn trong một biểu mẫu duy nhất.
- Việc hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện trước khi khách hàng chấp nhận hóa đơn.
Kết luận
Thông tư 32/2021/TT-BTC đã ban hành các quy định mới về hủy hóa đơn điện tử, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, người bán hàng cần chú ý thực hiện đúng các quy định và thủ tục để tránh việc bị xử phạt hành chính. Ngoài ra, cơ quan thuế cũng có trách nhiệm kiểm tra và xác minh tính hợp lệ của việc hủy hóa đơn điện tử theo yêu cầu của người bán hàng.
