Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì ? Hướng dẫn lập

Ngày cập nhật :03/03/2025

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì ? Hóa đơn này khác gì hóa đơn không mã , đối tượng sử dụng là ai , cách lập hóa đơn như thế nào ? . Tất cả sẽ được Mobifone giải đáp trong bài viết dưới đây . Cùng Mobifone tìm hiểu nhé !

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là một dạng hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thông qua việc sử dụng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Thực tế này còn áp dụng cả trong trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có khả năng chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Khái niệm về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được định nghĩa rõ ràng tại điểm a khoản 2 Điều 3 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó:

“a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế đã cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ chuyển tới người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử sẽ bao gồm một chuỗi số giao dịch duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, cùng với một dãy ký tự mã hóa dựa trên thông tin được người bán cung cấp trên hóa đơn.”

Đối tượng sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Dựa theo quy định của Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, những người sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:

• Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế: Những đơn vị này sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ mà giá trị từng giao dịch không phân biệt. Tuy nhiên, loại trừ các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, và các lĩnh vực khác.
• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh: Những người này sử dụng hóa đơn điện tử có mã nếu có quy mô doanh thu và lao động đáp ứng yêu cầu cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ. Điều này áp dụng khi họ thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã: Trong trường hợp này, họ cần có hóa đơn để cung cấp cho khách hàng. Hoặc khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng, thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn, họ cần phải khai thuế và nộp thuế.

Vì vậy, đa số doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đều sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để đảm bảo quá trình giao dịch và tuân thủ luật pháp thuế.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 5 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được áp dụng trong hai tình huống cụ thể:

Chuyển từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã:
Nếu người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã, họ cần thực hiện việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Quy trình này phải tuân thủ hướng dẫn tại Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP để chuyển sang việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã cho đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã:
Trong trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 của Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 (ví dụ: doanh nghiệp kinh doanh lĩnh xăng dầu, điện lực, bảo hiểm,…) và cơ quan thuế xác định rằng có rủi ro cao về thuế, và thông báo yêu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã, thì họ phải thực hiện chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Trong vòng mười ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thực hiện việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (nếu áp dụng) và tuân theo hướng dẫn từ cơ quan thuế.

Sau mười hai tháng kể từ thời điểm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, họ cần thực hiện việc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế sẽ xem xét và quyết định về việc chuyển đổi này dựa trên quy định hiện hành.

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

Để lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết để lập hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Thông tin người mua và người bán: Mã số thuế, tên, địa chỉ, số điện thoại, email, v.v.
• Chi tiết sản phẩm/dịch vụ: Tên, mô tả, đơn giá, số lượng, thành tiền, v.v.
• Mã cơ quan thuế: Đây là mã số thuế của cơ quan thuế mà bạn cần ghi trên hóa đơn.

Bước 2: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc ứng dụng Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc ứng dụng lập hóa đơn điện tử. Nhập thông tin đã chuẩn bị vào phần mềm.

Bước 3: Gắn mã cơ quan thuế vào hóa đơn Trong phần lập hóa đơn, chắc chắn rằng bạn điền đúng mã cơ quan thuế của mình vào mục tương ứng trên hóa đơn. Mã cơ quan thuế thường là một chuỗi số duy nhất.

Bước 4: Xác nhận và gửi hóa đơn Kiểm tra kỹ lại các thông tin trên hóa đơn để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Sau khi kiểm tra xong, bạn có thể xác nhận và gửi hóa đơn điện tử tới người mua.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn Lưu trữ bản chính của hóa đơn điện tử trong hệ thống lưu trữ của bạn. Hóa đơn điện tử cũng cần được lưu trữ theo quy định của cơ quan thuế.

Lưu ý rằng việc lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế là một phần quan trọng trong quy trình kinh doanh và tài chính của bạn. Hãy đảm bảo tuân thủ đúng quy định và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ

Theo quy định tại Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không mang theo bất kỳ chi phí nào trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử theo Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp này bao gồm:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, cũng như các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn, dựa theo Danh mục địa bàn được ưu đãi đầu tư do Nghị định 118/2015/NĐ-CP quy định.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ngoại trừ các doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Tổng cục Thuế sẽ thực hiện trực tiếp hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện việc cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không tính phí dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 14 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc các trường hợp quy định, khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã thông qua dịch vụ của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử, họ sẽ chịu trách nhiệm trả tiền dịch vụ theo hợp đồng giữa các bên.

Trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Các trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh dưới đây sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 1 Điều 16 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo từ cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và cơ quan chức năng đã phát hiện thông báo cho cơ quan thuế;

Trường hợp lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân và cơ quan chức năng đã phát hiện thông báo cho cơ quan thuế;

Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Nếu sau cuộc kiểm tra và thanh tra, cơ quan thuế xác định rằng doanh nghiệp được thành lập để thực hiện hoạt động mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử một cách không hợp pháp hoặc để trốn thuế bất hợp pháp, cơ quan thuế sẽ ra quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; đồng thời, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Bài viết trên đây đã đã giải thích hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !