Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 : Quy định mới

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã và đang trở thành một xu hướng không thể tránh được trong thời đại công nghệ số hiện nay. Để đáp ứng nhu cầu này, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11 năm 2022. Thông tư này sẽ thay thế Thông tư 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử và áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các quy định và thông tin cần biết về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử (Thông tư 78) là văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Tài chính ban hành ngày 19 tháng 8 năm 2021, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11 năm 2022. Thông tư này nhằm điều chỉnh và bổ sung một số quy định về hóa đơn điện tử, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Thông tư 78 được xem là một bước tiến quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của hóa đơn điện tử tại Việt Nam, đồng thời cũng góp phần giảm bớt gian lận thuế và chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy. Để hiểu rõ hơn về các quy định của Thông tư 78, chúng ta sẽ cùng điểm qua các nội dung chính của Thông tư này.

Các quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78 quy định về các nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm: định nghĩa hóa đơn điện tử, nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử, dữ liệu bắt buộc của hóa đơn điện tử, trình tự, thủ tục lập hóa đơn điện tử, quản lý hóa đơn điện tử và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Định nghĩa hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn được tạo, lưu trữ và truyền tải dưới dạng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy. Điều này có nghĩa là hóa đơn điện tử sẽ có cùng giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và có thể được sử dụng trong các giao dịch thương mại.

Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử

Thông tư 78 quy định rõ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử. Các nội dung này bao gồm: mã số thuế của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, tên, địa chỉ, số điện thoại của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, mã số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ (nếu có), số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa/dịch vụ, thuế suất và số tiền thuế phải nộp.

Dữ liệu bắt buộc của hóa đơn điện tử

Thông tư 78 cũng quy định các dữ liệu bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử. Các dữ liệu này bao gồm: mã số thuế của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, tên, địa chỉ, số điện thoại của người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, mã số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ, số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa/dịch vụ, thuế suất và số tiền thuế phải nộp.

Trình tự, thủ tục lập hóa đơn điện tử

Thông tư 78 quy định rõ các doanh nghiệp phải thực hiện các trình tự, thủ tục lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Phụ lục III Thông tư 78. Cụ thể, các doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng hóa đơn điện tử và phải tuân thủ các quy định về việc lập, xác nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.

Quản lý hóa đơn điện tử

Thông tư 78 yêu cầu các doanh nghiệp phải thực hiện các công tác quản lý hóa đơn điện tử theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư 78. Cụ thể, các doanh nghiệp phải có chính sách, quy trình và biện pháp bảo mật thông tin để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất của hóa đơn điện tử.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Thông tư 78 quy định rõ các doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định tại Phụ lục V Thông tư 78. Cụ thể, các doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn. Đồng thời, hóa đơn điện tử cũng phải được lưu trữ theo định dạng và tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.

Thời hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo quy định của Thông tư 78, thời hạn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 1 tháng 11 năm 2022. Tức là, tất cả các doanh nghiệp phải bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch kinh doanh của mình từ thời điểm này.

Thời hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Tuy nhiên, để đảm bảo tính khả thi và thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc chuyển đổi, Bộ Tài chính đã ban hành Kế hoạch triển khai chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Theo đó, từ nay đến ngày 31 tháng 10 năm 2022, các doanh nghiệp có thể chọn sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử trong giao dịch kinh doanh của mình. Từ ngày 1 tháng 11 năm 2022, chỉ có hóa đơn điện tử mới được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh.

Các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Thông tư 78 quy định rõ các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Các trường hợp này bao gồm:

Các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

• Các doanh nghiệp có tổng doanh thu hàng năm từ 50 tỷ đồng trở lên.
• Các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh dịch vụ viễn thông, bảo hiểm, chứng khoán, ngân hàng, bưu chính, viễn thông, công nghệ thông tin và các ngành nghề khác theo quy định của Bộ Tài chính.
• Các doanh nghiệp thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân là đơn vị thuế.
• Các doanh nghiệp thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân là đơn vị không thuế.
• Các doanh nghiệp thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định và nội dung bắt buộc của Thông tư này. Để tránh việc vi phạm và bị xử phạt, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Các doanh nghiệp phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và trung thực của thông tin trong hóa đơn điện tử.
• Các doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78.
• Các doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính cấp phép hoặc có tính năng đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất của hóa đơn điện tử.
• Các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về việc lập, xác nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Các doanh nghiệp phải thực hiện các công tác quản lý và bảo mật thông tin hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78.

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

• Đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã số đăng ký hóa đơn điện tử.
• Lựa chọn và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính cấp phép hoặc có tính năng đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất của hóa đơn điện tử.
• Thực hiện các công tác quản lý và bảo mật thông tin hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78.
• Lập, xác nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78.

Phần mềm hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Tuy nhiên, để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm được Bộ Tài chính cấp phép hoặc có tính năng đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất của hóa đơn điện tử.

Các phần mềm này có thể được tìm thấy trên trang web của Bộ Tài chính hoặc các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính cấp phép.

Các hình thức xử phạt vi phạm quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Các doanh nghiệp vi phạm quy định về hóa đơn điện tử trong Thông tư 78 sẽ bị xử phạt theo quy định của Luật Thuế và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Cụ thể, các hành vi vi phạm bao gồm:

• Không tuân thủ các quy định về việc lập, xác nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử không được Bộ Tài chính cấp phép hoặc không đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất của hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử không đúng quy định tại Thông tư 78.
• Vi phạm các quy định về công tác quản lý và bảo mật thông tin hóa đơn điện tử.

Những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Việc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
• Tăng tính chính xác và độ tin cậy: Hóa đơn điện tử được lập tức cập nhật vào hệ thống và có tính toàn vẹn cao, giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy trong giao dịch kinh doanh.
• Tiện lợi và linh hoạt: Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ và truy xuất dễ dàng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các doanh nghiệp.
• Bảo vệ môi trường: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sử dụng giấy và các tài nguyên tự nhiên, góp phần bảo vệ môi trường.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý và phát triển kinh doanh.

Tương lai của hóa đơn điện tử tại Việt Nam theo Thông tư 78

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là một bước tiến quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Đây cũng là một xu hướng phổ biến và được áp dụng rộng rãi trên thế giới.

Với những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại, dự kiến trong tương lai, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được mở rộng và áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp tại Việt Nam. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi, hiệu quả và bảo vệ môi trường.

Kết luận

Thông tư 78/2021/TT-BTC đã đưa ra các quy định chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là cần thiết và có nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định trong Thông tư 78.

Trong tương lai, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được mở rộng và áp dụng rộng rãi tại Việt Nam, góp phần tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi, hiệu quả và bảo vệ môi trường.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã tổng hợp những thông tin mới nhất về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !