Hóa đơn điện tử là gì ? Cách thực hiện và tra cứu hóa đơn !

Ngày cập nhật :10/01/2024

Hóa đơn điện tử là gì ? . Đây là thắc mắc nhiều người tìm kiếm . Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu toàn bộ kiến thức về hóa đơn điện tử , cách thực hiện và tra cứu hóa đơn . Cùng hopdongdientuhanoi tìm hiểu nhé !

Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ từ tổ chức hoặc cá nhân. Hóa đơn có thể được tạo thành dưới hai hình thức chính là hóa đơn điện tử và hóa đơn in ấn theo quy định của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn mà thông tin được ghi nhận dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể có hoặc không có mã từ cơ quan thuế. Hóa đơn này được tạo ra bằng các phương tiện điện tử bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, tuân thủ quy định về kế toán và thuế trong pháp luật. Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng có thể được tạo ra từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế để chuyển dữ liệu điện tử. Có hai loại hóa đơn :

• Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn mà cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho khách hàng. Mã cơ quan thuế trên hóa đơn bao gồm một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế dựa trên thông tin của người bán ghi trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn mà tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho khách hàng mà không có mã từ cơ quan thuế.

(Thông tin được trích từ Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Các loại hóa đơn điện tử

Có nhiều loại hóa đơn điện tử tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh và đặc thù của doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại phổ biến:

1. Hóa đơn xuất khẩu: Được sử dụng bởi các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn này ghi nhận thông tin về các hoạt động xuất khẩu hàng hóa.
2. Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là loại hóa đơn phổ biến và được sử dụng rộng rãi bởi hầu hết các doanh nghiệp. Hóa đơn này thể hiện thông tin về giá trị gia tăng của hàng hóa hoặc dịch vụ.
3. Hóa đơn bán hàng: Được sử dụng trong các cửa hàng, hộ kinh doanh bán lẻ và các hoạt động mua bán thông thường, hóa đơn này ghi nhận thông tin về các giao dịch bán hàng cụ thể.
4. Hóa đơn khác: Bao gồm các loại hóa đơn như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm và các loại chứng từ khác có tính chất đặc biệt.

Ngoài ra, còn có các loại hóa đơn điện tử khác như phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Các loại hóa đơn này tuân thủ các quy định quốc tế và pháp luật liên quan về hình thức và nội dung lập hóa đơn.”

Xem thêm : Đăng nhập hóa đơn điện tử misa đơn giản với 3 bước sau !

Cách bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử

Để bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, bạn có thể tuân thủ các hướng dẫn sau:

1. Sao lưu định kỳ: Hãy đảm bảo bạn sao lưu định kỳ các hóa đơn quan trọng. Sao lưu có thể được thực hiện trên ổ cứng máy tính, server nội bộ hoặc hệ thống lưu trữ điện tử đám mây.
2. Tạo cấu trúc thư mục: Xây dựng một cấu trúc thư mục rõ ràng và có tổ chức để lưu trữ hóa đơn điện tử. Phân loại hóa đơn theo tháng, năm hoặc theo các loại hóa đơn khác nhau để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.
3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn: Có thể sử dụng các phần mềm quản lý hóa đơn để tự động lưu trữ và quản lý các hóa đơn. Chúng giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh và thuận tiện để tìm kiếm, tra cứu và truy xuất thông tin.
4. Bảo mật và mã hóa: Đảm bảo rằng hóa đơn điện tử được bảo mật và mã hóa để ngăn chặn truy cập trái phép. Sử dụng các công nghệ bảo mật và mã hóa phù hợp để bảo vệ thông tin quan trọng trên hóa đơn .
5. Tuân thủ quy định pháp luật: Hãy đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử. Rõ ràng về thời gian lưu trữ và yêu cầu về tính toàn vẹn và sẵn sàng truy cập thông tin.
6. Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: Đối với các hóa đơn , hãy đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách chú trọng đến việc bảo vệ dữ liệu trước các rủi ro như virus, mất dữ liệu hay hỏng ổ đĩa.
7. Huỷ hóa đơn điện tử cũ: Nếu bạn không cần lưu trữ hóa đơn cũ nữa, hãy xóa hoặc huỷ bỏ chúng một cách an toàn để đảm bảo không có thông tin nhạy cảm bị rò rỉ.
8. Xây dựng quy trình lưu trữ: Thiết lập quy trình rõ ràng và chi tiết về việc lưu trữ hóa đơn , bao gồm người chịu trách nhiệm, thời gian lưu trữ và quy định truy cập.

Bằng cách tuân thủ các quy tắc và hướng dẫn trên, bạn có thể bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách an toàn, thuận tiện và tuân thủ quy định pháp luật.

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy có thể được thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định yêu cầu chuyển đổi: Đầu tiên, cần xác định lý do và yêu cầu cụ thể để chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Điều này có thể là do yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, hoặc theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Kiểm tra tính khớp đúng nội dung: Trước khi thực hiện chuyển đổi, cần đảm bảo tính khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử ban đầu và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Điều này đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong thông tin ghi trên hóa đơn.
3. Thực hiện chuyển đổi: Dựa trên yêu cầu và quy định, hóa đơn có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Quá trình này có thể bao gồm in ấn hóa đơn từ dữ liệu điện tử hoặc tạo một bản sao giấy của hóa đơn điện tử để sử dụng làm hóa đơn giấy.
4. Bảo quản và ghi sổ: Hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi chỉ có giá trị để lưu giữ, ghi sổ theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Điều này có nghĩa là hóa đơn giấy không có hiệu lực để thực hiện giao dịch, thanh toán, trừ khi có các quy định đặc biệt áp dụng, ví dụ như hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Quan trọng trong quá trình chuyển đổi là đảm bảo tính toàn vẹn và đúng trọng tài của thông tin hóa đơn, đồng thời tuân thủ các quy định và quy trình quy định của cơ quan quản lý thuế và pháp luật liên quan.

Xem thêm : Hóa đơn điện tử Mobifone invoice là gì ? 5 Bước tra cứu !

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp và dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp và cá nhân. Các tổ chức này thường cung cấp các công nghệ, phần mềm, hệ thống và quy trình để tạo, quản lý và lưu trữ hóa đơn.

Nhiệm vụ chính của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:

1. Cung cấp phần mềm và hệ thống: Tổ chức này phát triển và cung cấp các ứng dụng phần mềm, hệ thống quản lý hóa đơn để cho phép doanh nghiệp tạo và xử lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả.
2. Đăng ký và cấp phát mã định danh: Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn thường đóng vai trò là một đơn vị đăng ký và cấp phát mã định danh cho hóa đơn , đảm bảo tính duy nhất và nhận diện cho mỗi hóa đơn.
3. Quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử: Tổ chức này cung cấp các giải pháp để quản lý và lưu trữ hóa đơn một cách an toàn và dễ dàng truy xuất. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin trên hóa đơn điện tử trong suốt quá trình sử dụng và bảo quản.
4. Hỗ trợ và tư vấn: Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn thường cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp về các quy định, quy trình và phương pháp sử dụng hóa đơn . Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử và sử dụng nó một cách hiệu quả.

Qua việc cung cấp các dịch vụ và giải pháp hóa đơn điện tử, tổ chức này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp và cá nhân thực hiện chuyển đổi số, tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tuân thủ các quy định về kế toán và thuế liên quan đến hóa đơn.

Lợi ích của hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một số lợi ích chính :

1. Tiết kiệm chi phí và tài nguyên: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, gửi thư, và lưu trữ giấy tờ. Không cần phải in hàng ngàn tờ hóa đơn giấy và sử dụng nhiều tài liệu văn bản, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí liên quan và tận dụng tài nguyên một cách hiệu quả hơn.
2. Tăng tính chính xác và đồng nhất: Hóa đơn giảm rủi ro sai sót do nhập liệu bằng tay. Thông tin được tự động nhập vào từ hệ thống và gửi đi một cách tự động, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch kinh doanh.
3. Tiện lợi và tăng cường tốc độ xử lý: Hóa đơn cho phép gửi và nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện qua email hoặc các kênh truyền thông điện tử khác. Quá trình xử lý hóa đơn trở nên nhanh chóng, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thời gian giao dịch.
4. Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Hóa đơn điện tử có thể được tổ chức, quản lý và lưu trữ một cách dễ dàng. Các hệ thống quản lý hóa đơn cho phép tìm kiếm, tra cứu và truy xuất thông tin một cách thuận tiện, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong quá trình quản lý hồ sơ.
5. Bảo mật và hạn chế rủi ro: Hóa đơn có thể được mã hóa và bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh thông tin. Điều này giúp hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu và truy cập trái phép, đồng thời đáp ứng các yêu cầu bảo mật và quy định về quản lý dữ liệu.
6. Bảo vệ môi trường: Bằng việc loại bỏ sử dụng giấy và công nghệ in ấn truyền thống, hóa đơn điện tử giúp giảm tiêu thụ giấy, tiết kiệm năng lượng và giảm lượng chất thải sinh ra, góp phần bảo vệ môi trường và hướng tới sự bền vững.

Tổng quát, hóa đơn điện tử mang lại lợi ích về tiết kiệm chi phí, tăng cường tính chính xác và tốc độ xử lý, quản lý dễ dàng và bảo mật thông tin, cũng như góp phần vào bảo vệ môi trường.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa và dịch vụ cần tuân thủ các điều kiện sau đây, như được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC:

1. Đáp ứng giao dịch điện tử: Doanh nghiệp cần có khả năng và thực hiện giao dịch điện tử để nộp tờ khai, báo cáo với cơ quan thuế. Đơn vị ngân hàng và tín dụng cũng cần sử dụng giao dịch điện tử.
2. Cơ sở vật chất và kết nối mạng: Đơn vị cần có địa điểm và cơ sở vật chất đủ để sử dụng, lập, gửi và lưu trữ hóa đơn. Ngoài ra, kết nối mạng cũng cần được đảm bảo để thực hiện các hoạt động liên quan đến hóa đơn điện tử.
3. Nhân sự có kiến thức và kỹ năng: Đơn vị cần có nhân viên am hiểu về quy trình khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn theo quy định.
4. Chữ ký điện tử: Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, người dùng cần có chữ ký điện tử theo quy định để xác nhận việc lập, sử dụng hóa đơn .
5. Sở hữu phần mềm hóa đơn điện tử: Đơn vị cần sở hữu phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định của bên đơn vị cung cấp, đảm bảo việc lập và sử dụng hóa đơn  thành công.
6. Quy trình lưu trữ chất lượng: Đơn vị cần đảm bảo chất lượng lưu trữ thông qua hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

Ngoài các yêu cầu về cơ sở kỹ thuật, hóa đơn điện tử cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.
• Thông tin về người bán hàng: Tên, địa chỉ và mã số thuế.
• Thông tin về người mua hàng: Tên, địa chỉ và mã số thuế.
• Chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền được ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký số điện tử của người bán và ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt, và nếu có chữ nước ngoài, chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ nhỏ hơn.
• Số được ghi bằng chữ số tự nhiên và có đánh dấu chấm hoặc dấu phẩy theo quy định sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ và tỷ tỷ.

Quy định về thủ tục và nội dung hóa đơn điện tử có thể thay đổi tùy theo quy định của quốc gia hoặc khu vực. Do đó, việc tuân thủ quy định pháp luật địa phương là rất quan trọng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để khởi tạo hóa đơn điện tử, tổ chức hoặc doanh nghiệp cần hoàn thiện các thủ tục đăng ký như sau:

1. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử: Tổ chức/doanh nghiệp cần có quyết định chính thức về việc áp dụng .
2. Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử: Tổ chức/doanh nghiệp cần tạo ra mẫu hóa đơn dựa trên phần mềm được cung cấp.
3. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử: Tổ chức/doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC và gửi cho cơ quan thuế trực tiếp. Thông báo này có thể được gửi bằng văn bản giấy hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
4. Xác nhận phát hành: Trong trường hợp không nhận được phản hồi từ cơ quan thuế sau 2 ngày kể từ khi gửi thông báo, tổ chức/doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành.

Hồ sơ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu số 2 được ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Quyết định áp dụng hóa đơn (theo Mẫu số 1 được ban hành kèm theo Thông tư 32/2019/TT-BTC).

Việc tuân thủ các quy định và thủ tục đăng ký này là rất quan trọng để tổ chức/doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và hiệu quả.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử

Để xuất hóa đơn điện tử, người dùng cần thực hiện các bước sau:

• Lập hóa đơn: Dựa vào thông tin giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người dùng lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử. Các thông tin cần có bao gồm: thông tin người mua, chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất và các thông tin khác liên quan.
• Ký hóa đơn: Sau khi hóa đơn được lập và gửi nháp cho bên mua, bên mua xem xét và đồng ý với nội dung của hóa đơn. Người bán thực hiện ký hóa đơn để đảm bảo tính pháp lý. Người dùng sẽ sử dụng token và thực hiện ký số. Khi ký hóa đơn thành công, biểu tượng và tên doanh nghiệp sẽ xuất hiện trên hóa đơn.
• Gửi hóa đơn: Sau khi hóa đơn được lập và ký thành công, người lập sẽ gửi hóa đơn điện tử cho bên mua qua email đã được bên mua đăng ký.
• In hóa đơn: Mặc dù không bắt buộc, việc in hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích. Hóa đơn bản giấy tiện lợi cho việc hạch toán và dễ dàng cho các cơ quan kiểm tra. Vì vậy, người dùng nên in hóa đơn. Việc in hóa đơn tương tự như in các văn bản khác trên giấy. Người dùng chỉ cần mở hóa đơn điện tử và nhấn biểu tượng in, sau đó chọn máy in để hoàn thành quá trình in.

Bài viết trên đây hopdongdientuhanoi đã giải thích hóa đơn điện tử là gì và 1 số khái niệm liên quan bạn cần biết . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !

Tìm kiếm có liên quan

Xuất hóa đơn điện tử để làm gì
Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử
Quy định về hóa đơn điện tử
Cách sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì
Hóa đơn điện tử
Tra cứu hóa đơn điện tử Tổng cục thuế
Hóa đơn điện tử Bkav