Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không ? Thủ tục hủy chi tiết
Trong kỷ nguyên công nghệ hóa và số hóa hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không phải lúc nào cũng tránh khỏi những sai sót. Vậy, hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không ? Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử, cũng như những lưu ý cần thiết để tránh bị xử phạt.
Quy định về hủy hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 24 Thông tư 28/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn điện tử trong một số trường hợp rất đặc biệt, bao gồm:
- Người mua và người bán thoả thuận hủy hóa đơn điện tử trước khi cơ quan thuế tiếp nhận được bản chính của hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử bị sai nội dung thông tin, dữ liệu tại một hoặc nhiều mục chi tiết trên hóa đơn điện tử dẫn đến sai lệch về số tiền, thuế của hóa đơn điện tử.
- Cơ quan quản lý thuế yêu cầu hủy hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp muốn hủy hóa đơn điện tử, họ cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trên. Nếu hủy hóa đơn điện tử không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Trường hợp không được phép hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 24 Thông tư 28/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn điện tử phát hành cho người mua trong trường hợp đã thu đủ tiền theo hóa đơn hoặc người mua đã trả lại hàng hóa, dịch vụ đã mua.
Lưu ý: Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho các tổ chức tài chính, ngân hàng được quy định tại Điều 10 Thông tư 143/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Nếu doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử trong trường hợp không được phép theo quy định trên, họ sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tương ứng.
Thủ tục và cách thức hủy hóa đơn điện tử
Để hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tạo yêu cầu hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình hủy hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử và tạo yêu cầu hủy hóa đơn điện tử với các thông tin cần thiết như số hóa đơn, ngày phát hành, lý do hủy,… Việc này sẽ giúp doanh nghiệp có một hồ sơ lưu trữ để làm căn cứ hợp pháp.
Bước 2: Ký số yêu cầu hủy hóa đơn điện tử.
Sau khi tạo yêu cầu hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ký số lên yêu cầu này bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Việc ký số sẽ giúp xác thực tính hợp pháp của yêu cầu và đảm bảo tính bảo mật, an toàn của dữ liệu.
Bước 3: Gửi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần gửi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử đã được ký số tới cơ quan thuế thông qua hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng yêu cầu được gửi đi đúng thời hạn và đúng cách thức theo quy định.
Bước 4: Chờ phản hồi từ cơ quan thuế.
Sau khi gửi yêu cầu hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chờ phản hồi từ cơ quan thuế. Nếu cơ quan thuế đồng ý, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hủy hóa đơn điện tử thành công. Hóa đơn điện tử sẽ bị xóa khỏi hệ thống và không còn giá trị sử dụng.
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ đúng quy trình trên, việc hủy hóa đơn điện tử có thể bị coi là vi phạm pháp luật và doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không ?
Mức phạt tiền
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 6 đến 8 triệu đồng nếu vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử. Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm.
Truy thu thuế và truy quật tiền hỗ trợ
Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế và truy quật tiền hỗ trợ nếu việc hủy hóa đơn điện tử dẫn đến thiếu hoặc sai sót trong việc kê khai, nộp thuế hoặc nhận hỗ trợ từ nhà nước.
Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không
Xử phạt bổ sung
Tùy theo mức độ vi phạm, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các hình thức xử phạt bổ sung như tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm, tước quyền sử dụng hóa đơn điện tử trong một thời gian nhất định, hoặc thậm chí bị đình chỉ hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần nghiêm chỉnh chấp hành các quy định pháp luật về hủy hóa đơn điện tử và thực hiện đúng thủ tục, trình tự quy định.
Lý do nào khiến hóa đơn điện tử bị hủy
Sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin
Một trong những lý do chính khiến hóa đơn điện tử bị hủy là do có sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin trên hóa đơn. Các sai sót có thể là sai tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng hoặc doanh nghiệp, sai mô tả sản phẩm, dịch vụ, sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế, tổng tiền trên hóa đơn,…
Để hạn chế tối đa những sai sót này, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc kiểm tra, đối chiếu thông tin trước khi phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu phát hiện ra sai sót sau khi đã phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể xin hủy hóa đơn và phát hành lại hóa đơn mới với thông tin đúng đắn.
Khách hàng đổi ý hoặc hủy giao dịch
Trong một số trường hợp, khách hàng có thể đổi ý hoặc hủy giao dịch sau khi đã nhận hàng hóa, dịch vụ và thanh toán theo hóa đơn. Khi đó, doanh nghiệp có thể xin hủy hóa đơn điện tử đã phát hành để hoàn trả lại tiền cho khách hàng hoặc thu hồi hàng hóa, dịch vụ đã bán.
Tuy nhiên, để được hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có sự đồng thuận của khách hàng và phải thực hiện đúng quy trình, thủ tục quy định.
Yêu cầu của cơ quan quản lý thuế
Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan quản lý thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, chẳng hạn như khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không đúng quy định. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải tuân thủ yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo đúng trình tự, thủ tục quy định.
Những điều cần biết khi hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử trước khi cơ quan thuế nhận được bản chính
Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn điện tử trước khi cơ quan thuế nhận được bản chính của hóa đơn điện tử đó. Nếu đã gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, doanh nghiệp không thể tự ý hủy hóa đơn mà phải có sự đồng ý của cơ quan thuế.
Không được hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho ngân hàng, tổ chức tài chính
Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho các tổ chức tài chính, ngân hàng được quy định tại Điều 10 Thông tư 143/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Nếu doanh nghiệp vi phạm quy định này, họ sẽ bị xử phạt hành chính.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện đúng quy định
Để hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục, trình tự quy định, bao gồm tạo yêu cầu hủy, ký số yêu cầu, gửi yêu cầu cho cơ quan thuế và chờ phản hồi. Nếu thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị coi là vi phạm pháp luật và bị xử phạt.
Cần lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn điện tử
Sau khi hủy hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc hủy hóa đơn, bao gồm yêu cầu hủy, thông báo hủy từ cơ quan thuế, lý do hủy,… Hồ sơ này sẽ là cơ sở pháp lý để chứng minh việc hủy hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là hợp pháp, tránh bị xử phạt.
Tác động của việc hủy hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp
Việc hủy hóa đơn điện tử có thể gây ra một số tác động nh ất định đến doanh nghiệp:
Ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận
Khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ phải hoàn trả lại tiền cho khách hàng hoặc thu hồi hàng hóa, dịch vụ đã bán. Điều này có thể làm giảm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ kế toán đó. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có thể bán lại hàng hóa, dịch vụ đã thu hồi hoặc tìm được khách hàng mới, thì tác động này có thể được giảm thiểu.
Ảnh hưởng đến việc kê khai, nộp thuế
Việc hủy hóa đơn điện tử cũng có thể ảnh hưởng đến việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải điều chỉnh lại tờ khai thuế, nộp bổ sung hoặc được hoàn trả thuế đã nộp (nếu có) tương ứng với số tiền trên hóa đơn điện tử đã hủy. Nếu không thực hiện điều chỉnh đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và bị xử phạt.
Tác động đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp
Việc hủy hóa đơn điện tử có thể gây ra những tác động tiêu cực đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Nếu hủy hóa đơn nhiều lần, khách hàng có thể mất lòng tin và không muốn tiếp tục làm ăn với doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc hủy hóa đơn điện tử và chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết.
Nên hay không nên hủy hóa đơn điện tử?
Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể. Nếu doanh nghiệp phát hiện ra sai sót trong hóa đơn điện tử hoặc khách hàng đổi ý, hủy giao dịch, thì việc hủy hóa đơn điện tử là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của hồ sơ kế toán, thuế. Tuy nhiên, nếu không có lý do chính đáng, doanh nghiệp không nên tự ý hủy hóa đơn điện tử vì có thể bị xử phạt.
Trước khi quyết định hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các tác động và rủi ro có thể gặp phải. Nếu lợi ích thu được từ việc hủy hóa đơn không lớn, nhưng rủi ro bị xử phạt lại cao, thì doanh nghiệp nên cân nhắc giữ nguyên hóa đơn và thực hiện điều chỉnh thông tin (nếu có thể) theo quy định.
Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử để tránh bị phạt
Để hủy hóa đơn điện tử mà không bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
Chỉ hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp được pháp luật cho phép
Doanh nghiệp chỉ nên hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp được quy định cụ thể tại Khoản 1, Điều 24 Thông tư 28/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, như đã đề cập ở trên. Nếu hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp khác, doanh nghiệp sẽ bị coi là vi phạm pháp luật và bị xử phạt.
Tuân thủ nghiêm ngặt thủ tục, trình tự hủy hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước tạo yêu cầu hủy, ký số yêu cầu, gửi yêu cầu cho cơ quan thuế và chờ phản hồi. Không được tự ý hủy hóa đơn điện tử mà không tuân thủ đúng quy trình.
Lưu giữ đầy đủ hồ sơ hủy hóa đơn điện tử
Sau khi hủy hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan, bao gồm yêu cầu hủy, thông báo hủy từ cơ quan thuế, lý do hủy,… Hồ sơ này sẽ là cơ sở pháp lý để chứng minh việc hủy hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là hợp pháp.
Điều chỉnh kê khai, nộp thuế khi cần thiết
Nếu việc hủy hóa đơn điện tử ảnh hưởng đến kê khai, nộp thuế, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh tờ khai thuế, nộp bổ sung hoặc được hoàn trả thuế đã nộp (nếu có) tương ứng với số tiền trên hóa đơn điện tử đã hủy. Việc này phải được thực hiện đúng quy định để tránh bị truy thu thuế và xử phạt.
Tránh hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho ngân hàng, tổ chức tài chính
Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho các tổ chức tài chính, ngân hàng được quy định tại Điều 10 Thông tư 143/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Nếu vi phạm quy định này, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính.
Kết luận
Doanh nghiệp được phép hủy hóa đơn điện tử trong một số trường hợp nhất định theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lý do, thủ tục, trình tự hủy hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan và thực hiện điều chỉnh kê khai, nộp thuế (nếu cần thiết) để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Việc hủy hóa đơn điện tử cũng có thể gây ra một số tác động nhất định đến doanh thu, lợi nhuận, uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định hủy hóa đơn điện tử và chỉ thực hiện trong trường hợp thực sự cần thiết. Bằng cách tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và áp dụng các biện pháp phòng ngừa sai sót, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro bị xử phạt khi hủy hóa đơn điện tử.
