Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử mới theo thông tư 78

Ngày cập nhật :30/12/2024

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là một văn bản quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại điện tử. Đây là một công cụ hữu ích giúp cho việc xử lý các sai sót hoặc tranh chấp liên quan đến hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, quy định pháp luật liên quan và những lưu ý khi sử dụng.

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là một văn bản ghi lại quá trình thu hồi hóa đơn điện tử đã phát hành trước đó. Biên bản này được lập giữa người bán hàng và người mua hàng, có sự chứng kiến của cơ quan thuế (nếu cần thiết). Nó có tác dụng xác nhận việc thu hồi hóa đơn điện tử và là bằng chứng để giải quyết các tranh chấp liên quan đến hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Điều 18 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc lập và sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các trường hợp sau đây:

• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không còn giá trị sử dụng do có sai sót hoặc vi phạm quy định pháp luật.
• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không được người mua hàng chấp nhận.
• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không được cơ quan thuế chấp nhận do vi phạm quy định pháp luật.

Quy định pháp luật về biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Việc lập và sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 18 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, khi có nhu cầu thu hồi hóa đơn điện tử, người bán hàng và người mua hàng phải lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử theo mẫu quy định tại Thông tư này.

Ngoài ra, biên bản thu hồi hóa đơn điện tử còn phải được lập trong trường hợp có sự thay đổi về thông tin của người mua hàng hoặc người bán hàng ghi trên hóa đơn điện tử. Trong trường hợp này, biên bản thu hồi hóa đơn điện tử cũng phải được lập bởi cả người bán và người mua hàng.

Cơ quan thuế có thể yêu cầu người bán hàng hoặc người mua hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử khi cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ của việc thu hồi hóa đơn điện tử.

Các trường hợp được thu hồi hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 18 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, các trường hợp sau đây được xem là có nhu cầu thu hồi hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không còn giá trị sử dụng do có sai sót hoặc vi phạm quy định pháp luật.
• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không được người mua hàng chấp nhận.
• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không được cơ quan thuế chấp nhận do vi phạm quy định pháp luật.
• Thông tin về người mua hàng hoặc người bán hàng ghi trên hóa đơn điện tử có sự thay đổi so với thông tin đã được cơ quan thuế cấp mã số thuế.

Trách nhiệm của người bán hàng khi thu hồi hóa đơn điện tử

Khi có nhu cầu thu hồi hóa đơn điện tử, người bán hàng phải lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử và gửi cho người mua hàng. Nếu trong quá trình giao dịch, người bán hàng đã cung cấp thông tin sai lệch hoặc không chính xác về người mua hàng, người bán hàng phải chịu trách nhiệm thu hồi hóa đơn điện tử và bồi thường thiệt hại (nếu có) cho người mua hàng.

Ngoài ra, người bán hàng cũng phải chịu trách nhiệm thu hồi hóa đơn điện tử và bồi thường thiệt hại cho người mua hàng trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không được người mua hàng chấp nhận hoặc không được cơ quan thuế chấp nhận do vi phạm quy định pháp luật.

Trách nhiệm của người mua hàng khi thu hồi hóa đơn điện tử

Khi có biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, người mua hàng phải kiểm tra và xác nhận lại các thông tin trên hóa đơn điện tử đã được thu hồi. Nếu có sai sót hoặc vi phạm quy định pháp luật, người mua hàng có quyền yêu cầu người bán hàng sửa chữa hoặc cung cấp lại hóa đơn điện tử mới.

Nếu trong quá trình giao dịch, người mua hàng đã cung cấp thông tin sai lệch hoặc không chính xác về mình, người mua hàng phải chịu trách nhiệm thu hồi hóa đơn điện tử và bồi thường thiệt hại (nếu có) cho người bán hàng.

Quy trình thu hồi hóa đơn điện tử

Quy trình thu hồi hóa đơn điện tử gồm các bước sau:

1. Người bán hàng lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử và gửi cho người mua hàng.
2. Người mua hàng kiểm tra và xác nhận lại các thông tin trên hóa đơn điện tử đã được thu hồi.
3. Nếu có sai sót hoặc vi phạm quy định pháp luật, người mua hàng yêu cầu người bán hàng sửa chữa hoặc cung cấp lại hóa đơn điện tử mới.
4. Sau khi xác nhận các thông tin trên hóa đơn điện tử đã được thu hồi, người mua hàng ký tên và gửi lại cho người bán hàng.
5. Người bán hàng lưu giữ biên bản thu hồi hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử đã được thu hồi.

Những lưu ý khi thu hồi hóa đơn điện tử

Khi sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn điện tử, người bán hàng và người mua hàng cần lưu ý các điểm sau:

• Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử phải được lập theo mẫu quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử phải có đầy đủ thông tin về người bán hàng, người mua hàng, số hóa đơn điện tử, lý do thu hồi và chữ ký xác nhận của cả người bán và người mua hàng.
• Khi có nhu cầu thu hồi hóa đơn điện tử, người bán hàng và người mua hàng nên thống nhất về việc lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử để tránh các tranh chấp sau này.
• Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý cao và là bằng chứng để giải quyết các tranh chấp liên quan đến hóa đơn điện tử. Do đó, cả người bán hàng và người mua hàng nên lưu giữ kỹ biên bản này.
• Trong trường hợp có sự thay đổi về thông tin của người mua hàng hoặc người bán hàng ghi trên hóa đơn điện tử, biên bản thu hồi hóa đơn điện tử cũng phải được lập và gửi cho cơ quan thuế để cập nhật vào hệ thống.

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Dưới đây là một mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đơn giản:

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Ngày…tháng…năm…

Chúng tôi, gồm:

• Bên A: Người bán hàng Địa chỉ: Mã số thuế: Điện thoại: Fax: Email:
• Bên B: Người mua hàng Địa chỉ: Mã số thuế: Điện thoại: Fax: Email:

Cùng có mặt tại địa điểm ký biên bản này để thực hiện việc thu hồi hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Sau khi thống nhất và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn điện tử đã được phát hành, chúng tôi xác nhận rằng hóa đơn điện tử số…đã được thu hồi vì lý do…và không còn giá trị sử dụng.

Chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và trách nhiệm liên quan đến việc thu hồi hóa đơn điện tử này theo quy định của pháp luật.

Người bán hàng (ký tên và ghi rõ họ tên) Người mua hàng (ký tên và ghi rõ họ tên)

Những câu hỏi thường gặp về biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

1. Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý cao và là bằng chứng để giải quyết các tranh chấp liên quan đến hóa đơn điện tử. Do đó, cả người bán hàng và người mua hàng nên lưu giữ kỹ biên bản này.

2. Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử?

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử được lập trong các trường hợp sau đây:

• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không còn giá trị sử dụng do có sai sót hoặc vi phạm quy định pháp luật.
• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng không được người mua hàng chấp nhận.
• Hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng có sự thay đổi về thông tin của người mua hàng hoặc người bán hàng.

3. Ai chịu trách nhiệm khi có sai sót hoặc vi phạm quy định pháp luật trong hóa đơn điện tử?

Trong trường hợp có sai sót hoặc vi phạm quy định pháp luật trong hóa đơn điện tử, người bán hàng và người mua hàng đều có trách nhiệm thu hồi hóa đơn điện tử và bồi thường thiệt hại (nếu có) cho bên kia.

Kết luận

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là một công cụ quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp liên quan đến hóa đơn điện tử. Việc lập và sử dụng biên bản này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong giao dịch thương mại điện tử. Cả người bán hàng và người mua hàng nên nắm rõ quy định pháp luật về biên bản thu hồi hóa đơn điện tử để tránh các tranh chấp sau này.