Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là gì ? 6 điều cần biết

Ngày cập nhật :27/07/2024

Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, việc áp dụng các công nghệ hiện đại vào các hoạt động kinh doanh đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Một trong những tiến bộ nổi bật là sự ra đời của hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (HĐGTĐT), mang đến nhiều lợi ích và tiện ích cho cả người bán và người mua. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện về HĐGTĐT, từ khái niệm, quy định pháp lý, cách thức sử dụng, đến những lưu ý quan trọng để tránh sai sót.

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (HĐGTĐT) là hóa đơn được lập dưới dạng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống. HĐGTĐT được tạo ra, phát hành, lưu trữ và trao đổi thông qua hệ thống điện tử, có đủ các thông tin cần thiết theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Đặc điểm của HĐGTĐT

HĐGTĐT có các đặc điểm sau:

• Được lập bằng phương thức điện tử thay vì giấy tờ truyền thống.
• Có giá trị pháp lý ngang bằng với hóa đơn giấy.
• Được lưu trữ và trao đổi dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và không thể chối cãi thông qua các biện pháp kỹ thuật.

Ví dụ về HĐGTĐT

Ví dụ một doanh nghiệp bán hàng trực tuyến, khi khách hàng đặt mua sản phẩm, hệ thống sẽ tự động tạo ra HĐGTĐT và gửi đến email hoặc ứng dụng di động của khách hàng. HĐGTĐT có chứa đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, khách hàng, sản phẩm, giá cả và các khoản thuế phải nộp.

Các quy định về hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Cơ sở pháp lý

Việc phát hành và sử dụng HĐGTĐT được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ. Theo nghị định này, các đơn vị, tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ phát hành HĐGTĐT trong các trường hợp sau:

• Doanh thu từ bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) vượt 200 triệu đồng/năm.
• Đối với trường hợp cần phát hành hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý nhà nước.

Yêu cầu về thông tin trên HĐGTĐT

HĐGTĐT phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế GTGT.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Phương thức thanh toán và các thông tin khác theo quy định.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Lợi ích đối với người bán

Sử dụng HĐGTĐT mang lại nhiều lợi ích cho người bán, bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
• Nâng cao hiệu quả: Giảm thời gian xử lý hóa đơn, cải thiện hiệu suất công việc.
• Quản lý thuận tiện: Dễ dàng quản lý và theo dõi hóa đơn trên hệ thống điện tử.
• Giảm rủi ro: Hạn chế rủi ro mất mát hoặc hỏng hóa đơn.
• Hình ảnh hiện đại: Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp.

Lợi ích đối với người mua

Người mua cũng hưởng lợi từ việc sử dụng HĐGTĐT, bao gồm:

• Nhận hóa đơn nhanh chóng: Nhận được hóa đơn ngay lập tức sau khi giao dịch hoàn tất.
• Lưu trữ dễ dàng: Có thể lưu trữ và quản lý hóa đơn dễ dàng trên máy tính hoặc thiết bị di động.
• Đối chiếu thuận tiện: Dễ dàng đối chiếu với chứng từ điện tử khác (nếu có).
• Cải thiện dòng tiền: Giảm thời gian thanh toán, cải thiện dòng tiền của doanh nghiệp.
• Bảo vệ môi trường: Góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm sử dụng giấy.

Cách thức phát hành và lưu trữ hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Phát hành HĐGTĐT

Để phát hành HĐGTĐT, các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm chuyên dụng do cơ quan thuế cấp phép. Các phần mềm này sẽ đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và không thể chối cãi của hóa đơn.

Lưu trữ HĐGTĐT

HĐGTĐT được lưu trữ theo quy định tại Phụ lục 7 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc trên hệ thống của đơn vị cung cấp phần mềm phát hành HĐGTĐT. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn.

Ví dụ về phần mềm phát hành HĐGTĐT

Một ví dụ về phần mềm phát hành HĐGTĐT là InvoiceGo của công ty MISA. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp lập, phát hành và lưu trữ HĐGTĐT an toàn, đồng thời tích hợp với các phần mềm kế toán khác để quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Hướng dẫn cách thanh toán hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Các phương thức thanh toán

Người mua có thể thanh toán HĐGTĐT thông qua các phương thức sau:

• Chuyển khoản ngân hàng: Chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của người bán.
• Thanh toán trực tuyến: Sử dụng các cổng thanh toán điện tử như VNPay, MoMo, PayPal.
• Thanh toán tại điểm giao dịch: Thanh toán tại các điểm giao dịch được đơn vị bán hàng chấp nhận.

Thông tin thanh toán trên HĐGTĐT

Thông tin tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán khác sẽ được ghi rõ trên HĐGTĐT. Người mua có thể dễ dàng tham khảo và thanh toán theo hướng dẫn.

Ví dụ về thanh toán HĐGTĐT

Ví dụ, khi mua hàng trực tuyến, khách hàng nhận được HĐGTĐT qua email hoặc ứng dụng di động. Trên hóa đơn có ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng của người bán. Khách hàng có thể chuyển khoản ngay lập tức hoặc sử dụng các cổng thanh toán trực tuyến để hoàn tất giao dịch.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Mặc dù HĐGTĐT mang đến nhiều tiện ích, nhưng vẫn có một số lỗi thường gặp khi sử dụng:

Sai thông tin hóa đơn

Một trong những lỗi phổ biến là sai thông tin trên hóa đơn, như thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, giá cả, thuế… Điều này có thể dẫn đến việc hóa đơn không hợp lệ hoặc gây ra tranh chấp sau này.

Phát hành hóa đơn không đúng quy định

Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ các quy định về phát hành HĐGTĐT, dẫn đến việc phát hành hóa đơn không đúng quy trình hoặc không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật.

Lưu trữ hóa đơn không đảm bảo an toàn và bảo mật

Một số doanh nghiệp chưa áp dụng các biện pháp kỹ thuật để đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử, gây ra rủi ro bị lộ thông tin hoặc mất dữ liệu.

Không sử dụng phần mềm chuyên dụng

Một lỗi khác là doanh nghiệp không sử dụng phần mềm chuyên dụng để phát hành và lưu trữ HĐGTĐT, mà tự thiết kế hoặc sử dụng các phần mềm không đảm bảo đúng quy định.

Những lỗi này có thể dẫn đến các rủi ro như bị phạt hành chính, không được công nhận tính hợp lệ của hóa đơn, mất quyền lợi về thuế, gây ra tranh chấp với khách hàng và cơ quan quản lý.

Các biện pháp để tránh sai sót khi sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Để tránh các sai sót khi sử dụng HĐGTĐT, các doanh nghiệp và cá nhân cần lưu ý những biện pháp sau:

Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên về các quy định và hướng dẫn sử dụng HĐGTĐT, giúp họ hiểu rõ trách nhiệm và cách thức thực hiện đúng quy trình.

Sử dụng phần mềm chuyên dụng

Sử dụng phần mềm chuyên dụng có uy tín và được cơ quan thuế cấp phép, đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và không thể chối cãi của hóa đơn.

Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn

Kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn trước khi phát hành, bao gồm thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, giá cả, thuế… để tránh sai sót.

Lưu trữ hóa đơn an toàn và bảo mật

Áp dụng các biện pháp kỹ thuật để lưu trữ hóa đơn an toàn và bảo mật, như mã hóa dữ liệu, sao lưu thường xuyên, hạn chế truy cập…

Cập nhật thường xuyên quy định và hướng dẫn mới

Cập nhật thường xuyên các quy định và hướng dẫn mới liên quan đến HĐGTĐT để áp dụng đúng quy trình và tránh vi phạm.

Tính pháp lý của hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

HĐGTĐT có giá trị pháp lý ngang bằng với hóa đơn giấy truyền thống. Theo Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, HĐGTĐT được chấp nhận làm căn cứ để:

• Ghi sổ kế toán
• Tính thuế
• Đã rõ. Tôi sẽ tiếp tục viết bài về hóa đơn giá trị gia tăng điện tử và thêm các phần còn lại.

Sự khác biệt giữa hóa đơn giá trị gia tăng điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy truyền thống

Hóa đơn giấy là hình thức truyền thống của hóa đơn, được in ra trên giấy và phát hành cho khách hàng. Hóa đơn giấy có một số đặc điểm sau:

• Được in ra trên giấy có mã số riêng biệt
• Phải được lưu trữ bản cứng tại trụ sở của doanh nghiệp
• Có thể bị mất mát, hư hỏng hoặc làm giả dễ dàng hơn
• Khó quản lý và theo dõi khi khối lượng hóa đơn lớn
• Gây tốn kém chi phí in ấn và lưu trữ

Sự khác biệt với HĐGTĐT

So với hóa đơn giấy truyền thống, HĐGTĐT có những khác biệt chính sau:

• Hình thức: HĐGTĐT được lập, phát hành và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, không cần in ra giấy.
• Quản lý: HĐGTĐT được quản lý và theo dõi dễ dàng hơn trên hệ thống điện tử, giảm khối lượng công việc.
• Bảo mật: HĐGTĐT được đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn và không thể chối cãi bằng các biện pháp kỹ thuật.
• Chi phí: HĐGTĐT giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
• Môi trường: HĐGTĐT thân thiện với môi trường hơn bằng cách giảm sử dụng giấy.

Mặc dù có những khác biệt, HĐGTĐT vẫn đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về thông tin và giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.

Các bước để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn giá trị gia tăng điện tử

Để chuyển đổi thành công từ hóa đơn giấy sang HĐGTĐT, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Đánh giá nhu cầu và khả năng

Đánh giá nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp trong việc chuyển đổi sang HĐGTĐT, bao gồm nguồn lực nhân sự, tài chính, công nghệ và quy trình.

Lựa chọn phần mềm phù hợp

Lựa chọn phần mềm phát hành HĐGTĐT phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng các quy định pháp lý.

Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên về cách sử dụng phần mềm và quy trình phát hành, lưu trữ, quản lý HĐGTĐT.

Thông báo cho khách hàng

Thông báo cho khách hàng về việc chuyển đổi sang HĐGTĐT và hướng dẫn cách nhận, lưu trữ và thanh toán hóa đơn.

Triển khai chuyển đổi

Triển khai chuyển đổi sang HĐGTĐT, bao gồm cài đặt phần mềm, chuyển dữ liệu, thiết lập quy trình mới.

Đánh giá và cải tiến

Đánh giá quá trình chuyển đổi và hiệu quả sử dụng HĐGTĐT, tiếp tục cải tiến quy trình để đạt hiệu suất cao nhất.

Quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐGTĐT có thể mất thời gian và nỗ lực, nhưng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong dài hạn.

Kết luận

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (HĐGTĐT) là một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa và hiện đại hóa hoạt động kinh doanh. HĐGTĐT mang lại nhiều lợi ích về tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, quản lý thuận tiện và bảo vệ môi trường. Tuy nhiên, để sử dụng HĐGTĐT hiệu quả và đúng quy định pháp luật, các doanh nghiệp cần nắm vững các quy định, sử dụng phần mềm chuyên dụng, đào tạo nhân viên và áp dụng các biện pháp bảo mật thích hợp.

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ số, HĐGTĐT sẽ ngày càng trở nên phổ biến và đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh của các doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi bắt kịp xu hướng này và tận dụng tối đa lợi ích mà HĐGTĐT mang lại.