Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì , có hợp lệ không ?

Ngày cập nhật :27/07/2024

Trong thời đại số hóa, các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (e-invoice) đểay thế hóa đơn giấy truyền thống. Hóa đơn điệnử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đem lại nhiều lợi ích khác cho hoạt động kinh doanh. Một khía cạnh quan trọng của bản thể hiện của hóa đơn điện tử là đóng vai trò như một bản ghi chính thức về giao dịch.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm về bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (e-invoice representation) là một bản sao vật lý hoặc hình ảnh của hóa đơn điện tử, được tạo ra nhằm mục đích lưu trữ, kiểm tra và đối chiếu. Nó cung cấp một bản ghi lâu dài về giao dịch dưới dạng giấy cứng hoặc điện tử, đảm bảo tính pháp lý và xác thực của hóa đơn.

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện hóa đơn điện tử khác với bản in hóa đơn điện tử. Bản in chỉ là một bản sao lưu không có giá trị pháp lý, trong khi bản thể hiện được coi là bản gốc chính thức và phải được quản lý cẩn thận.

Mục đích của bản thể hiện hóa đơn điện tử

Bản thể hiện hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử. Nó giúp:

• Lưu trữ lâu dài thông tin về giao dịch
• Cung cấp bằng chứng về việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn
• Ngăn ngừa gian lận và làm giả hóa đơn
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu hóa đơn

Tại sao cần có bản thể hiện của hóa đơn điện tử?

Đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định

Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ và quản lý hóa đơn. Bản thể hiện hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng các yêu cầu này.

Theo quy định của pháp luật, bản thể hiện hóa đơn điện tử phải có đầy đủ nội dung, hình thức theo mẫu quy định, được lưu trữ trong thời gian quy định, đảm bảo tính toàn vẹn và có chữ ký điện tử hợp lệ.

Ngăn ngừa gian lận và làm giả

Bản thể hiện hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn và có chữ ký số, giúp ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận và làm giả hóa đơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các giao dịch lớn hoặc trong trường hợp có tranh chấp xảy ra.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu

Bản thể hiện hóa đơn điện tử cung cấp một bản ghi chính xác và đầy đủ về giao dịch, giúp các bên liên quan dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dòng tiền và giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh.

Các yêu cầu về bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Yêu cầu về nội dung và hình thức

Theo quy định của pháp luật, bản thể hiện hóa đơn điện tử phải có đầy đủ nội dung và hình thức theo mẫu hóa đơn điện tử quy định. Nội dung bắt buộc bao gồm:

• Mã hóa đơn điện tử
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
• Ngày xuất hóa đơn
• Mã loại và số lượng hàng hóa/dịch vụ
• Đơn giá và thành tiền
• Các loại thuế áp dụng
• Tổng giá trị giao dịch

Yêu cầu về lưu trữ

Bản thể hiện hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng giấy cứng hoặc điện tử trong suốt thời gian quy định. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm kể từ ngày lập hóa đơn.

Yêu cầu về tính toàn vẹn

Bản thể hiện hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị thay đổi hoặc làm giả. Để đạt được điều này, bản thể hiện cần có chữ ký điện tử hợp lệ của người tạo hóa đơn.

Cách tạo bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Tải xuống từ phần mềm tạo hóa đơn điện tử

Phương pháp phổ biến nhất để tạo bản thể hiện hóa đơn điện tử là tải xuống từ phần mềm chuyên dụng. Các phần mềm này cung cấp tùy chọn tải xuống bản thể hiện dưới dạng PDF hoặc các định dạng khác.

Ví dụ, với phần mềm ABC Invoice, sau khi tạo hóa đơn điện tử, bạn có thể chọn tùy chọn “Tải xuống bản thể hiện” để lưu bản thể hiện dưới dạng file PDF.

Xuất từ hệ thống kế toán

Một số hệ thống kế toán cũng hỗ trợ tính năng xuất bản thể hiện hóa đơn điện tử trực tiếp từ thông tin giao dịch đã nhập. Điều này giúp tích hợp quá trình tạo hóa đơn điện tử và bản thể hiện của nó trong cùng một hệ thống.

Ví dụ, trong phần mềm kế toán XYZ, sau khi nhập thông tin giao dịch, bạn có thể chọn tùy chọn “Xuất hóa đơn điện tử” để tạo ra cả hóa đơn điện tử và bản thể hiện tương ứng.

Sự khác biệt giữa bản thể hiện và bản in của hóa đơn điện tử

Bản thể hiện

Bản thể hiện hóa đơn điện tử là một bản sao chính thức và hợp pháp của hóa đơn điện tử. Nó có đầy đủ các yêu cầu về nội dung, hình thức, lưu trữ và chữ ký điện tử theo quy định pháp luật. Bản thể hiện cần được lưu trữ và quản lý cẩn thận để đảm bảo tính xác thực của các giao dịch.

Bản in

Bản in hóa đơn điện tử chỉ là một bản sao lưu không có giá trị pháp lý. Nó được sử dụng cho mục đích tham khảo hoặc cung cấp thông tin cho các bên liên quan một cách nhanh chóng.

Bản in không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung, hình thức và chữ ký điện tử như bản thể hiện. Do đó, bản in không thể thay thế cho bản thể hiện trong việc lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.

Lợi ích của việc sử dụng bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Tiết kiệm chi phí

Việc sử dụng hóa đơn điện tử và bản thể hiện của nó giúp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, sao chép và vận chuyển hóa đơn giấy truyền thống. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn.

Ví dụ, một doanh nghiệp có 1.000 giao dịch mỗi tháng và chi phí in ấn hóa đơn là 0,5 đồng/trang. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và bản thể hiện, doanh nghiệp có thể tiết kiệm khoảng 6 triệu đồng mỗi năm.

Tiết kiệm thời gian

Quá trình tạo và gửi hóa đơn điện tử được tự động hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Bên cạnh đó, việc lưu trữ và truy xuất bản thể hiện hóa đơn điện tử cũng nhanh chóng và dễ dàng hơn so với hóa đơn giấy.

Tăng hiệu suất

Bản thể hiện hóa đơn điện tử dễ dàng lưu trữ, phân loại và truy xuất, giúp cải thiện hiệu suất của các phòng ban kế toán và kinh doanh. Nhân viên có thể nhanh chóng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Tuân thủ pháp luật

Việc sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ và quản lý hóa đơn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt hoặc tranh chấp pháp lý liên quan đến hóa đơn.

Chống gian lận và làm giả

Bản thể hiện hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử và được lưu trữ an toàn, giúp ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận và làm giả hóa đơn. Điều này bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời tăng cường tính minh bạch trong giao dịch.

Những thông tin cần có trong bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Theo quy định của pháp luật, bản thể hiện hóa đơn điện tử phải bao gồm các thông tin sau:

1. Mã hóa đơn điện tử
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
3. Ngày xuất hóa đơn
4. Mã loại và số lượng hàng hóa/dịch vụ
5. Đơn giá và thành tiền
6. Các loại thuế áp dụng (VAT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt…)
7. Tổng giá trị giao dịch

Những thông tin này đảm bảo bản thể hiện hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về giao dịch, giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu.

Các bước để kiểm tra tính hợp lệ của bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Kiểm tra chữ ký số

Bước đầu tiên để kiểm tra tính hợp lệ của bản thể hiện hóa đơn điện tử là kiểm tra chữ ký số. Bản thể hiện phải có chữ ký điện tử hợp lệ được cấp bởi cơ quan chứng nhận đủ điều kiện.

Các phần mềm kiểm tra chữ ký số có thể được sử dụng để xác minh tính xác thực của chữ ký. Nếu chữ ký không hợp lệ, bản thể hiện hóa đơn điện tử sẽ bị coi là không hợp lệ.

Kiểm tra mã QR

Một số phần mềm tạo hóa đơn điện tử hỗ trợ tạo mã QR, chứa thông tin về hóa đơn điện tử. Bạn có thể sử dụng ứng dụng đọc mã QR để quét mã và kiểm tra tính hợp lệ Tiếp t bài viết:

của bản thể hiện.

Ví dụ, phần mềm ABC Invoice có tích hợp tính năng tạo mã QR cho mỗi hóa đơn điện tử. Bạn có thể sử dụng ứng dụng đọc mã QR trên điện thoại để quét mã và kiểm tra thông tin hóa đơn.

Kiểm tra qua hệ thống của cơ quan thuế

Nhiều cơ quan thuế đã triển khai hệ thống kiểm tra hóa đơn điện tử trực tuyến. Bạn có thể truy cập hệ thống này và nhập mã hóa đơn để xác minh tính hợp lệ của bản thể hiện hóa đơn điện tử.

Ví dụ, Tổng cục Thuế Việt Nam cung cấp website tra cứu hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Bạn có thể nhập mã hóa đơn và hệ thống sẽ trả về thông tin về tính hợp lệ của hóa đơn.

Các lỗi thường gặp khi tạo bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Mặc dù việc tạo bản thể hiện hóa đơn điện tử khá đơn giản, nhưng vẫn có thể xảy ra một số lỗi thường gặp nếu không cẩn thận. Dưới đây là một số lỗi phổ biến:

Thiếu thông tin bắt buộc

Đây là lỗi phổ biến nhất khi tạo bản thể hiện hóa đơn điện tử. Người dùng có thể bỏ sót một số thông tin bắt buộc như thông tin người bán, người mua hoặc thông tin về hàng hóa/dịch vụ.

Ví dụ, bạn có thể quên nhập mã số thuế của người mua hoặc không điền đúng mã loại hàng hóa.

Sai lệch thông tin

Lỗi này xảy ra khi thông tin trong bản thể hiện hóa đơn điện tử không khớp với thông tin giao dịch thực tế. Điều này có thể dẫn đến tranh chấp hoặc khó khăn trong việc kiểm tra và đối chiếu.

Ví dụ, bạn có thể nhập sai số lượng hàng hóa, đơn giá hoặc tổng giá trị giao dịch.

Chữ ký điện tử không hợp lệ

Một lỗi nghiêm trọng là sử dụng chữ ký điện tử không hợp lệ trên bản thể hiện hóa đơn điện tử. Điều này có thể xảy ra nếu chữ ký đã hết hạn hoặc không được cấp bởi cơ quan chứng nhận đủ điều kiện.

Định dạng không đúng

Cuối cùng, bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể bị lỗi nếu không tuân thủ các quy định về định dạng và bố cục do cơ quan thuế quy định. Điều này có thể làm giảm tính hợp lệ và khả năng đọc hiểu của bản thể hiện.

Để tránh các lỗi này, người dùng nên cẩn thận khi nhập thông tin, sử dụng phần mềm tạo hóa đơn điện tử chất lượng cao và đọc kỹ hướng dẫn từ cơ quan thuế.

Cách lưu trữ và quản lý bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Sau khi tạo bản thể hiện hóa đơn điện tử, việc lưu trữ và quản lý chúng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.

Lưu trữ dưới dạng giấy cứng

Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể được in ra và lưu trữ dưới dạng giấy cứng. Phương pháp này đòi hỏi không gian lưu trữ vật lý và có thể gây ra các rủi ro như hỏng hóc, hư hại hoặc mất mát.

Tuy nhiên, lưu trữ bản thể hiện dưới dạng giấy cứng vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì tính truyền thống và dễ dàng truy cập.

Lưu trữ dưới dạng điện tử

Phương pháp lưu trữ hiện đại hơn là lưu trữ bản thể hiện hóa đơn điện tử dưới dạng điện tử, ví dụ như file PDF hoặc hình ảnh. Các file này có thể được lưu trữ trên ổ cứng, máy chủ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây.

Lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm không gian vật lý, dễ dàng sao lưu và truy xuất thông tin. Tuy nhiên, cần đảm bảo an ninh dữ liệu và có kế hoạch sao lưu định kỳ.

Quản lý bản thể hiện hóa đơn điện tử

Để quản lý hiệu quả bản thể hiện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp sau:

• Phân loại và sắp xếp bản thể hiện theo năm, tháng, khách hàng hoặc loại giao dịch
• Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để truy xuất thông tin nhanh chóng
• Đặt quy trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính toàn vẹn của bản thể hiện
• Tuân thủ các quy định về thời gian lưu trữ tối thiểu

Việc quản lý tốt bản thể hiện hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến hóa đơn.

Kết luận

Bản thể hiện hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý, xác thực và quản lý hiệu quả các giao dịch của doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ số, việc sử dụng hóa đơn điện tử và bản thể hiện của nó đang trở thành xu hướng tất yếu trong kinh doanh.

Bằng cách tuân thủ các quy định về nội dung, hình thức, lưu trữ và chữ ký điện tử, bản thể hiện hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp ngăn ngừa gian lận, tăng tính minh bạch và xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác. Đồng thời, việc sử dụng bản thể hiện hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất và tuân thủ pháp luật.

Để tận dụng tối đa các lợi ích này, doanh nghiệp cần đầu tư vào phần mềm chất lượng cao, đào tạo nhân viên và xây dựng quy trình quản lý bản thể hiện hóa đơn điện tử một cách khoa học và hiệu quả.