Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì , cách chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào ? . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì ?
Chuyển đổi hóa đơn điện tử (Electronic Invoice Conversion) là quá trình chuyển đổi các hóa đơn truyền thống, tức là hóa đơn in trên giấy (hóa đơn giấy) sang định dạng hóa đơn điện tử. Quá trình này thường được thực hiện để tận dụng các lợi ích của hóa đơn điện tử, bao gồm tính tiện lợi, tiết kiệm chi phí, và tính thân thiện với môi trường.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì ?
Các hình thức chuyển đổi hóa đơn điện tử có thể bao gồm:
- Quét hóa đơn giấy: Quá trình quét hóa đơn giấy để tạo ra bản sao số hoá của hóa đơn trong định dạng điện tử. Sau đó, thông tin từ hóa đơn số hóa có thể được nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.
- Sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử: Các công ty cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thường cung cấp các công cụ và dịch vụ để chuyển đổi hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử. Người sử dụng có thể tải lên hóa đơn giấy và nhận lại hóa đơn điện tử sau khi chúng đã được chuyển đổi.
- Tạo hóa đơn điện tử từ đầu: Một phương pháp khác là tạo hóa đơn điện tử từ đầu bằng cách sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý hóa đơn điện tử. Thông tin từ hóa đơn giấy được nhập vào hệ thống và tạo thành hóa đơn điện tử.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Loại bỏ quy trình in, gửi bưu điện và lưu trữ hóa đơn giấy.
- Tính chính xác: Giảm nguy cơ sai sót do con người khi xử lý hóa đơn truyền thống.
- Bảo mật và dễ quản lý: Dễ dàng lưu trữ và truy cập các hóa đơn điện tử trong các hệ thống quản lý.
- Tính thân thiện với môi trường: Giảm lượng giấy và mực in được sử dụng, giúp bảo vệ môi trường.
Lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử
Vào sáng ngày 21/4, Tổng Cục Thuế đã chính thức công bố Hệ thống hóa đơn điện tử toàn quốc. Lễ công bố này đã xác định việc triển khai hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm và quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số hóa của doanh nghiệp. Trong lộ trình chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý đến hai giai đoạn sau đây:
- Giai đoạn 1: Vào ngày 21/11/2021, Tổng Cục Thuế đã triển khai hệ thống Hóa đơn Điện tử tại 6 tỉnh thành, bao gồm Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định.
- Giai đoạn 2: Vào ngày 24/2/2022, Bộ Tài Chính đã ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC để triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Giai đoạn 2 đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, với thời gian thực hiện từ tháng 04/2022.
Đối với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC nhưng chưa sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, họ cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của mình và yêu cầu hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử) và gửi đến Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và có mã cơ quan thuế tương ứng.
Đối với các doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn điện tử:
- Thực hiện ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) và gửi đến Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và có mã cơ quan thuế kể từ ngày kích hoạt hệ thống.
Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Dưới đây là hướng dẫn các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 , các hộ cá nhân kinh doanh , tổ chức , doanh nghiệp cần lưu ý :
Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123
Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã
Để xác định xem doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh của mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không, các tổ chức có thể thực hiện điều này theo cách sau đây:
Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không nằm trong đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định sẽ được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và trường hợp được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh).
Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực sau đây:
- Điện lực.
- Xăng dầu.
- Bưu chính viễn thông.
- Nước sạch.
- Tài chính tín dụng.
- Bảo hiểm.
- Y tế.
- Kinh doanh thương mại điện tử.
- Kinh doanh siêu thị.
- Thương mại.
- Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và đáp ứng các yêu cầu về cơ sở hạ tầng về Công nghệ thông tin.
- Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử sau khi nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.
Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Người nộp thuế sẽ thực hiện việc lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123/2021/NĐ-CP) và gửi đến Cơ quan Thuế. Để làm điều này, có thể nộp trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế (https://www.gdt.gov.vn/wps/portal) hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Tờ khai sẽ tuân theo mẫu 01/ĐKĐT-HĐĐT
Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp sau khi xem xét và thẩm định đầy đủ các thông tin liên quan.
Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được thông báo “Chấp nhận” đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ Cơ quan thuế, người nộp thuế cần ngay lập tức liên hệ với các đơn vị là Nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được Tổng cục thuế chọn để đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 để sử dụng.
MobiFone Invoice là một giải pháp hóa đơn điện tử đa dạng và toàn diện, được phát triển bởi MobiFone – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông di động và chuyển đổi số tại Việt Nam. Giải pháp này nhằm hỗ trợ cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, và cá nhân kinh doanh trong việc tạo, xuất, và quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
MobiFone Invoice đáp ứng đầy đủ các quy định của Nhà nước về quản lý hóa đơn và đạt các điều kiện hoạt động theo quy định của Thông tư số 78/2021/BTC. Giải pháp này được cập nhật liên tục để đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ các quy định pháp luật mới nhất, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng.
MobiFone Invoice bao gồm nền tảng hóa đơn điện tử hiện đại, kết hợp với đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ trên hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, tiện lợi, an toàn và bảo mật. Giải pháp này cũng dễ dàng tích hợp với nhiều phần mềm kế toán, đồng bộ hóa hoạt động kinh doanh.
Với MobiFone Invoice, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, và quản lý hóa đơn chứng từ. Hóa đơn điện tử có thể liên kết với hệ thống phần mềm kế toán và bán hàng, giúp tiện lợi trong việc xuất hóa đơn và quản lý doanh thu. Ngoài ra, giải pháp này còn giảm rủi ro mất hoặc thất lạc hóa đơn, nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp, và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử.
Hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ
Người nộp thuế cần thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cũ, tuân thủ theo mẫu TB03AC có sẵn trong Hệ thống kê khai thuế điện tử (HTKK) và gửi đến Cơ quan thuế.
Lập, xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và gửi cho khách hàng
Người nộp thuế cần thực hiện việc tạo và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2021/NĐ-CP, sau đó gửi hóa đơn này đến khách hàng.
Giải đáp thắc mắc trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử
Dưới đây Giải pháp số Hà Nội sẽ giải đáp 1 số thắc mắc của bạn đọc gửi tới chúng tôi trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử :
Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót cần thực hiện xử lý như thế nào ?
Khi đã phát hành hóa đơn điện tử và phát hiện sai sót, người bán có quyền lựa chọn giữa việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục lỗi.
Có được dùng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không ?
Theo quy định của Điều 15, Khoản 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiện tại, doanh nghiệp không được phép sử dụng đồng thời cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Thay vào đó, họ bắt buộc phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành, nhưng chưa sử dụng.
Cách hủy hóa đơn giấy đúng quy định như thế nào ?
Sau khi cơ quan thuế thông báo đơn vị chấp nhận chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại văn bản số 78, đơn vị cần thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 nếu chưa sử dụng.
Để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn, đơn vị cần tuân thủ quy định như sau:
- Thực hiện tiêu hủy hóa đơn theo quy định đã nêu trong phần trước.
- Gửi “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” đến cơ quan thuế bằng một trong hai phương thức sau đây:a. Gửi thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn bằng văn bản giấy: Đơn vị cần in ra 2 bản giấy, một bản lưu tại đơn vị và một bản gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.b. Gửi thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn bằng văn bản điện tử: Trong trường hợp này, đơn vị phải tiến hành nhập thông tin trực tiếp trên trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc nhập thông tin trên phần mềm HTKK thuế, sau đó kết xuất thành tệp XML để nộp trên trang Thuế điện tử.
Lưu ý: Đối với các đơn vị đang sử dụng phần mềm Fast e-Invoice để quản lý hóa đơn điện tử, họ cần tuân thủ các bước sau để ngăn chặn việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đã tiêu hủy:
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hoá đơn điện tử Fast e-Invoice, sau đó chọn mục “Đăng ký hoá đơn/Hủy hóa đơn/Cập nhật kết quả hủy hóa đơn” và khai báo các ký hiệu hóa đơn bị tiêu hủy.
- Bước 2: Chọn mục “Đăng ký hóa đơn/Hủy hóa đơn/Duyệt kết quả hủy hóa đơn” để phê duyệt các thông tin đã cập nhật ở bước 1. Lưu ý rằng chỉ người quản trị mới được phép thực hiện thủ tục này.
Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã hướng dẫn các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !
