Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì ? Cách tra cứu và lưu ý
Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ quan trọng trong việc quản lý thuế và tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc lưu trữ và tra cứu các hóa đơn giấy có thể gây ra nhiều phiền toái và tốn kém. Để giải quyết vấn đề này, mã tra cứu hóa đơn điện tử đã được Cục Thuế Việt Nam cung cấp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về mã tra cứu hóa đơn điện tử và cách sử dụng nó.
Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì?
Mã tra cứu hóa đơn điện tử là một dãy ký tự do Cục Thuế Việt Nam cung cấp, được in trên hóa đơn điện tử. Mã này đóng vai trò quan trọng trong việc tra cứu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, giúp việc quản lý thuế và tài chính của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Mã tra cứu hóa đơn điện tử
Mã gồm các chữ và số được sắp xếp theo một công thức nhất định, mỗi chữ cái hoặc số trong mã đều mang một ý nghĩa riêng, giúp cơ quan chức năng dễ dàng phân loại, xác định nguồn gốc và mục đích sử dụng hóa đơn.
Mã tra cứu giúp doanh nghiệp dễ dàng truy tìm thông tin chi tiết về hóa đơn, đối chiếu với sổ sách kế toán và các chứng từ liên quan. Nó cũng giúp cơ quan thuế có thể chủ động giám sát, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, phòng ngừa gian lận thuế và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Cách sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử
Mã tra cứu hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để:
- Tra cứu thông tin hóa đơn: Bạn có thể sử dụng mã này để tìm kiếm thông tin về các hóa đơn đã xuất hoặc nhận.
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Mã tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn xác minh tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn.
- Tải xuống hóa đơn dưới dạng PDF: Nếu bạn cần lưu trữ hoặc in hóa đơn, mã tra cứu hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn tải xuống hóa đơn dưới dạng PDF một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Lợi ích của mã tra cứu hóa đơn điện tử
Sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tiện lợi
Việc tra cứu hóa đơn điện tử qua mã rất tiện lợi và nhanh chóng. Bạn có thể thực hiện việc này mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet.
An toàn
Mã tra cứu hóa đơn điện tử được cấp bởi Cục Thuế và không thể làm giả. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và an toàn của thông tin hóa đơn.
Chính xác
Mã tra cứu hóa đơn điện tử sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, giúp bạn tránh được các sai sót trong việc nhập liệu hoặc tính toán thuế.
Tiết kiệm thời gian
Việc sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử giúp bạn tiết kiệm thời gian vì không cần phải lưu trữ hoặc sắp xếp các hóa đơn giấy. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin hóa đơn chỉ trong vài phút.
Thân thiện với môi trường
Sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử giúp giảm lượng giấy sử dụng, từ đó góp phần bảo vệ môi trường.
Các bước để lấy mã tra cứu hóa đơn điện tử
Thông thường, mã tra cứu hóa đơn điện tử sẽ được in trực tiếp trên hóa đơn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể lấy mã theo các cách sau:
Tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế
Bạn có thể truy cập trang web Cổng thông tin điện tử thuế (thuehanoi.gov.vn) hoặc ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử để lấy mã tra cứu. Sau khi đăng nhập vào hệ thống, bạn chỉ cần nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu và mã sẽ được hiển thị.
Liên hệ với đơn vị xuất hóa đơn
Nếu bạn không tìm thấy mã tra cứu trên hóa đơn, bạn có thể liên hệ với đơn vị xuất hóa đơn để yêu cầu cung cấp mã. Bạn có thể gửi email hoặc gọi điện thoại để yêu cầu hỗ trợ.
Mã tra cứu hóa đơn điện tử có phải là bắt buộc?
Từ ngày 15/12/2020, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức được hưởng cơ chế khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử có nghĩa vụ in mã tra cứu hóa đơn điện tử trên hóa đơn. Điều này có nghĩa là việc in mã tra cứu trên hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các tổ chức này.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử qua mã
Để tra cứu hóa đơn điện tử qua mã, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập vào trang web Cổng thông tin điện tử thuế (thuehanoi.gov.vn) hoặc ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử.
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký.
- Chọn mục “Tra cứu hóa đơn” và nhập mã tra cứu hóa đơn điện tử.
- Nhấn “Tìm kiếm” và kết quả tra cứu sẽ được hiển thị.
Nếu mã tra cứu hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử, bao gồm ngày xuất hóa đơn, số tiền thanh toán, mã số thuế của người bán và người mua. Nếu mã không hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi và cần kiểm tra lại mã tra cứu.
Các lỗi thường gặp khi tra cứu hóa đơn điện tử qua mã
Một số lỗi thường gặp khi tra cứu hóa đơn điện tử qua mã bao gồm:
- Mã tra cứu không chính xác: Điều này có thể xảy ra nếu bạn nhập sai mã tra cứu hoặc mã đã bị thay đổi.
- Hóa đơn không tồn tại: Nếu hóa đơn đã bị xóa hoặc chưa được xuất, mã tra cứu sẽ không hiển thị kết quả.
- Mã tra cứu đã hết hạn: Mã tra cứu chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu bạn tra cứu sau thời gian này, mã sẽ không còn hợp lệ.
Mã tra cứu hóa đơn điện tử và mã số thuế có khác nhau không?
Mã tra cứu hóa đơn điện tử và mã số thuế là hai mã khác nhau và có vai trò khác nhau trong việc quản lý thuế của doanh nghiệp. Mã số thuế là mã duy nhất được cấp cho mỗi doanh nghiệp để đăng ký và nộp thuế. Trong khi đó, mã tra cứu hóa đơn điện tử là mã dùng để tra cứu thông tin về các hóa đơn đã xuất hoặc nhận.
Cách kiểm tra tính hợp lệ của mã tra cứu hóa đơn điện tử
Để kiểm tra tính hợp lệ của mã tra cứu hóa đơn điện tử, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập vào trang web Cổng thông tin điện tử thuế (thuehanoi.gov.vn) hoặc ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử.
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký.
- Chọn mục “Kiểm tra tính hợp lệ của mã tra cứu”.
- Nhập mã tra cứu và nhấn “Kiểm tra”.
- Nếu mã hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo “Mã tra cứu hợp lệ”. Ngược lại, nếu mã không hợp lệ, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi và cần kiểm tra lại mã tra cứu.
Những thông tin cần biết về mã tra cứu hóa đơn điện tử
- Mã tra cứu hóa đơn điện tử có thể chứa từ 10 đến 12 ký tự.
- Mã tra cứu chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn.
- Nếu mã tra cứu không hợp lệ, bạn có thể liên hệ với đơn vị xuất hóa đơn để yêu cầu cung cấp lại mã mới.
- Việc in mã tra cứu trên hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các tổ chức được hưởng cơ chế khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mã tra cứu hóa đơn điện tử là một công cụ hữu ích giúp cho việc quản lý thuế và tài chính của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Bằng cách sử dụng mã này, bạn có thể tra cứu thông tin hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và tải xuống hóa đơn điện tử để lưu trữ. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về mã tra cứu hóa đơn điện tử và cách sử dụng nó.
