Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử và thủ tục hủy chi tiết

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là gì , cách hủy hóa đơn điện tử như thế nào , hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không ? . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo thông tư 78 , đúng quy định của pháp luật . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Hóa đơn điện tử là gì

Theo Điều 2 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa là hóa đơn được tạo dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, có hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử này được tạo để ghi lại thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử này có thể được tạo ra bằng phương tiện điện tử.

Cụ thể, hóa đơn điện tử có thể được chia thành hai loại dựa trên có hay không có mã của cơ quan thuế.

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế đã cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch, là một dãy số duy nhất được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế, cùng với một chuỗi ký tự được mã hóa bởi cơ quan thuế dựa trên thông tin của người bán đã ghi trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử mà tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.

Hủy hóa đơn điện tử là gì ? Quy định về việc hủy hóa đơn theo thông tư 78

Theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123, việc hủy hóa đơn và chứng từ đồng nghĩa với việc hóa đơn hoặc chứng từ đó không còn giá trị sử dụng nữa.

Theo quy định của Nghị định 123, người nộp thuế cần thực hiện việc hủy hóa đơn trong hai tình huống sau đây:

• Sau khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của Thông tư 78, từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, và hộ/cá nhân kinh doanh cần dừng sử dụng hóa đơn theo quy định trước đó (theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) và thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
• Trong trường hợp người nộp thuế đã xuất hóa đơn và đã gửi cho cơ quan thuế nhưng phát hiện có sai sót, người nộp thuế có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện việc hủy hóa đơn đã xuất bằng phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Sau đó, người bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi lại cho cơ quan thuế. Cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã được gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự động hủy chúng trên hệ thống sau khi nhận được thông báo từ người nộp thuế.

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Có hai trường hợp cụ thể liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử:

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị viết sai và đã được cấp mã cơ quan thuế, nhưng chưa được gửi cho người mua theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Nếu người bán phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chứa thông tin sai sót, nhưng hóa đơn này chưa được gửi đến người mua, người bán sẽ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử bị sai sót và sau đó lập một hóa đơn mới.
• Đối với hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua, không được phép hủy, nhưng có thể chỉnh sửa hoặc thay thế bằng việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trường hợp 2: Khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn mẫu cũ sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của Thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn còn giữ lại hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ, họ cần thực hiện việc hủy toàn bộ các hóa đơn này. Điều này đảm bảo rằng toàn bộ giao dịch sẽ được thực hiện dựa trên hóa đơn điện tử theo quy định mới, và không tồn tại hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ nữa.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai

Trong trường hợp một hóa đơn điện tử đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua và có thông tin sai sót, quy trình hủy hóa đơn được thực hiện như sau:

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai

Bước 1: Thông báo về hóa đơn sai sót cho cơ quan thuế

Khi phát hiện rằng hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng chứa thông tin sai sót và chưa được gửi cho người mua, người bán phải thực hiện thông báo về hóa đơn sai sót đó cho cơ quan thuế. Thủ tục thông báo này phải tuân theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau đó, họ phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi đến cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ để gửi cho người mua.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán hoặc người thực hiện thủ tục kế toán phải lập một hóa đơn điện tử mới, tuân thủ quy trình thông thường. Họ cần ký số trên hóa đơn mới và sau đó gửi hóa đơn này đến cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới để gửi cho người mua.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi hoàn thành các bước trước, người bán cần thực hiện việc hủy bỏ hoặc xóa hóa đơn điện tử đã thông báo chứa sai sót trước đó.

Bước 4: Lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn

Để đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro trong trường hợp cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn điện tử chứa sai sót này với sự đồng ý của bên mua.

Bước 5: Tra cứu và kiểm tra

Cuối cùng, để đảm bảo rằng hóa đơn đã được hủy bỏ thành công, doanh nghiệp nên kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế chưa. Họ cũng nên truy cập trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái của hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Trong tình huống thứ hai, khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình tiêu hủy hóa đơn giấy phải tuân theo quy định tại Điều 27 của Nghị định này. Dưới đây là các bước thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy:

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ trường hợp của hộ cá nhân kinh doanh)

• Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện từ bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy

• Bảng kiểm kê này phải chi tiết các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần tiêu hủy (từ số… đến số… hoặc danh sách từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần tiêu hủy không liên tục).

Bước 3: Lập biên bản tiêu hủy hóa đơn

• Các thành viên trong Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn

• Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần được lập thành 2 bản: một bản lưu trữ và một bản gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn gửi thông báo kết quả không được quá 5 ngày, tính từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy, họ cần tuân thủ quy định về thời hạn hủy hóa đơn, được quy định tại khoản 1 của Điều 27 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo cho cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày, tính từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không ?

Theo quy định tại Điều 27 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với việc vi phạm quy định về hủy và tiêu hủy hóa đơn được xác định như sau:

1. Cảnh cáo: Được áp dụng đối với hành vi hủy và tiêu hủy hóa đơn sau quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, tính từ ngày kết thúc thời hạn quy định cho việc hủy và tiêu hủy hóa đơn, trong trường hợp có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng áp dụng cho một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

b) Không thực hiện việc hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế sau khi hết hạn sử dụng;

c) Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn sau quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn quy định cho việc hủy và tiêu hủy hóa đơn, trừ khi có quy định khác tại khoản 1 của Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng áp dụng cho một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn sau quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn quy định cho việc hủy và tiêu hủy hóa đơn;

b) Không hủy hoặc không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử sau khi có thông báo từ cơ quan thuế về việc kiểm tra sai sót sau quá thời hạn;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

e) Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn không tuân theo trình tự và thủ tục quy định bởi pháp luật;

f) Tiêu hủy hóa đơn không đúng với các trường hợp cần tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Chủ thể vi phạm có thể bị buộc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn, nhất là đối với các hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 của Điều này.

Thời hạn hủy hóa đơn điện tử

Thời hạn thực hiện việc hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn được cụ thể hóa như sau:

• Trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót hoặc trong trường hợp hóa đơn điện tử xuất trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt, thì thời hạn thực hiện là bất kỳ thời gian nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử bị hủy.
• Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng, thì thời hạn thực hiện là chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Phân biệt hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn

Lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng khi thực hiện hủy hóa đơn:

• Trong các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, hoặc di chuyển địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
• Việc nộp thông báo số 04/SS-HĐĐT phải được thực hiện chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã giải đáp những thắc mắc khi ” Hủy hóa đơn điện tử ” . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn . !