5 Cách đánh số trang trong Excel đơn giản , dễ thực hiện

Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính mạnh mẽ với nhiều tính năng hữu ích, trong đó có chức năng đánh số trang. Việc đánh số trang trong Excel giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các trang tính, đặc biệt khi bảng tính của bạn có nhiều trang. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số trang trong Excel, từ cơ bản đến nâng cao.

Đánh số trang tự động trong Excel

Phương pháp đơn giản nhất để đánh số trang trong Excel là sử dụng tính năng Số trang tích hợp sẵn.

Bước 1: Mở bảng tính Excel và chọn tab Chèn.

Bạn cần mở bảng tính Excel cần đánh số trang, sau đó click vào tab Chèn trên thanh công cụ của Excel.

Bước 2: Trong nhóm Bảng tính, nhấp vào nút Số trang.

Trong tab Chèn, bạn sẽ tìm thấy nhóm Bảng tính, click vào nút Số trang trong nhóm Bảng tính. Bạn sẽ thấy một menu nhỏ với hai lựa chọn: Đầu trang và Chân trang.

Bước 3: Bạn có thể chọn một trong hai vị trí hiển thị số trang:

• Đầu trang: Số trang sẽ được hiển thị ở đầu trang.
• Chân trang: Số trang sẽ được hiển thị ở chân trang.

Bước 4: Sau khi chọn vị trí, Excel sẽ tự động thêm số trang vào bảng tính của bạn.

Excel sẽ tự động thêm số trang vào vị trí bạn đã chọn. Bạn có thể di chuyển số trang đến vị trí mong muốn bằng cách kéo thả.

Tùy chỉnh số trang trong Excel

Bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị số trang trong Excel theo ý muốn.

1. Thay đổi vị trí số trang:

Nhấp chuột phải vào số trang đã chèn. Chọn Định dạng Số trang. Trong hộp thoại Định dạng Số trang, bạn có thể thay đổi vị trí, kích thước, kiểu chữ, màu sắc của số trang.

2. Thay đổi cách hiển thị số trang:

Bạn có thể thêm văn bản khác vào số trang, chẳng hạn như Trang, Số trang, Từ trang . . . Nhấp chuột phải vào số trang đã chèn, chọn Định dạng Số trang. Trong hộp thoại Định dạng Số trang, chọn tab Số.

3. Thêm thông tin khác vào số trang:

Bạn có thể thêm thông tin khác vào số trang, chẳng hạn như tên tệp, ngày, giờ, tên tác giả… Nhấp chuột phải vào số trang đã chèn, chọn Định dạng Số trang. Trong hộp thoại Định dạng Số trang, chọn tab Số.

Thêm số trang vào đầu trang hoặc chân trang

Ngoài cách sử dụng tính năng Số trang, bạn có thể thêm số trang vào đầu trang hoặc chân trang bằng cách sử dụng công cụ Chèn.

1. Chọn tab Chèn

Hãy click vào tab Chèn trên thanh công cụ của Excel.

2. Chọn nhóm Đầu trang và Chân trang

Trong tab Chèn, bạn sẽ thấy nhóm Đầu trang và Chân trang. Click vào nút Đầu trang hoặc Chân trang để chọn vị trí hiển thị số trang.

3. Chọn kiểu Đầu trang hoặc Chân trang

Excel cung cấp nhiều kiểu Đầu trang và Chân trang sẵn có. Bạn có thể chọn kiểu mình thích.

4. Chèn số trang vào Đầu trang hoặc Chân trang

Sau khi chọn kiểu Đầu trang hoặc Chân trang, Excel sẽ hiển thị thanh công cụ Đầu trang và Chân trang. Bạn có thể click vào nút Số trang trên thanh công cụ để chèn số trang vào Đầu trang hoặc Chân trang.

Sử dụng tính năng Số trang trong Excel

Tính năng Số trang trong Excel cho phép bạn thêm số trang vào bảng tính một cách dễ dàng.

1. Mở bảng tính Excel

Hãy mở bảng tính Excel mà bạn muốn đánh số trang.

2. Chọn tab Chèn

Click vào tab Chèn trên thanh công cụ của Excel.

3. Nhấp vào nút Số trang

Trong tab Chèn, bạn sẽ thấy nhóm Bảng tính, click vào nút Số trang trong nhóm Bảng tính.

4. Chọn vị trí hiển thị số trang

Bạn có thể chọn một trong hai vị trí hiển thị số trang:

• Đầu trang: Số trang sẽ được hiển thị ở đầu trang.
• Chân trang: Số trang sẽ được hiển thị ở chân trang.

5. Tùy chỉnh số trang

Sau khi chọn vị trí, bạn có thể tùy chỉnh số trang theo ý muốn. Bạn có thể thay đổi vị trí, kích thước, kiểu chữ, màu sắc của số trang. Bạn có thể thêm thông tin khác vào số trang, chẳng hạn như tên tệp, ngày, giờ, tên tác giả…

Đánh số trang theo từng sheet trong Excel

Bạn có thể đánh số trang theo từng sheet trong Excel bằng cách sử dụng công thức.

1. Chèn công thức vào ô chứa số trang

• Mở bảng tính Excel.
• Chọn ô muốn hiển thị số trang.
• Nhập công thức: =SHEET( )

2. Tùy chỉnh công thức

Bạn có thể thêm văn bản vào công thức để hiển thị thông tin khác. Chẳng hạn, để hiển thị “Trang 1”, bạn nhập công thức: ="Trang "&SHEET( ).

3. Sao chép công thức vào các ô khác

Để đánh số trang cho các sheet tiếp theo, bạn có thể sao chép công thức vào các ô khác.

Đánh số trang bắt đầu từ số khác

Bạn có thể đánh số trang bắt đầu từ số khác bằng cách thêm vào công thức.

1. Chèn công thức vào ô chứa số trang

• Mở bảng tính Excel.
• Chọn ô muốn hiển thị số trang.
• Nhập công thức: =SHEET( ) + [Số bắt đầu]

2. Tùy chỉnh công thức

• Ví dụ, để đánh số trang bắt đầu từ số 10, bạn nhập công thức: =SHEET( ) + 9.
• Bạn có thể thêm văn bản vào công thức để hiển thị thông tin khác. Chẳng hạn, để hiển thị “Trang 10”, bạn nhập công thức: ="Trang "&(SHEET( ) + 9).

3. Sao chép công thức vào các ô khác

Để đánh số trang cho các sheet tiếp theo, bạn có thể sao chép công thức vào các ô khác.

Sử dụng macro để đánh số trang

Macro là một chuỗi các lệnh được ghi lại và có thể được chạy bằng một lệnh duy nhất. Bạn có thể sử dụng macro để tự động đánh số trang cho bảng tính.

1. Ghi macro

• Mở bảng tính Excel.
• Chọn tab Nhà phát triển.
• Nhấp vào nút Ghi macro.
• Nhập tên macro.
• Nhấp vào nút Bắt đầu ghi.
• Thực hiện các thao tác để đánh số trang.
• Nhấp vào nút Dừng ghi.

2. Chạy macro

• Chọn tab Nhà phát triển.
• Nhấp vào nút Macro.
• Chọn macro đã ghi.
• Nhấp vào nút Chạy.

Lưu ý khi đánh số trang trong Excel

1. Kiểm tra vị trí của số trang:

• Hãy đảm bảo rằng số trang được hiển thị ở vị trí thích hợp trên trang tính.
• Nếu số trang hiển thị ở vị trí không mong muốn, bạn có thể di chuyển số trang bằng cách kéo thả.

2. Sử dụng ngôn ngữ thích hợp:

• Hãy sử dụng ngôn ngữ phù hợp để hiển thị số trang. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị “Trang 1”, bạn có thể sử dụng công thức ="Trang "&SHEET( ).

3. Kiểm tra định dạng của số trang:

• Hãy đảm bảo rằng số trang có định dạng phù hợp. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị số trang là số thập phân, bạn cần định dạng số trang thành số thập phân.

4. Kiểm tra định dạng của trang tính:

• Hãy đảm bảo rằng trang tính có định dạng phù hợp.
• Nếu trang tính có nhiều cột, bạn có thể cần điều chỉnh độ rộng của cột để số trang hiển thị đầy đủ.

Các phương pháp đánh số trang hiệu quả trong Excel

1. Sử dụng tính năng Số trang tích hợp sẵn:

• Đây là cách đơn giản nhất và nhanh nhất để đánh số trang trong Excel.

2. Sử dụng công thức:

• Công thức cho phép bạn đánh số trang theo từng sheet, bắt đầu từ số khác.

3. Sử dụng macro:

• Macro cho phép bạn tự động hóa quá trình đánh số trang.

4. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ:

• Bên cạnh chức năng đánh số trang tích hợp sẵn trong Excel, bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ khác để đánh số trang cho bảng tính của mình.

Kết luận

Bài viết này đã hướng dẫn bạn cách đánh số trang trong Excel, từ cơ bản đến nâng cao. Bạn có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để đánh số trang phù hợp với nhu cầu của mình. Việc đánh số trang giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi các trang tính trong bảng tính của mình.