Cách sử dụng hàm vlookup trong Excel đơn giản + ví dụ
Hàm vlookup trong Excel được sử dụng rộng rãi để tra cứu thông tin từ một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng. Nó là một công cụ mạnh mẽ để tìm kiếm và cập nhật dữ liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng VLOOKUP một cách cơ bản, từ những khái niệm cơ bản đến các ví dụ thực tế. Bằng cách nắm vững kỹ thuật này, bạn sẽ có thể khai thác tối đa sức mạnh của Excel trong việc quản lý dữ liệu và thực hiện các tác vụ phức tạp một cách dễ dàng.
Sử dụng VLOOKUP để tra cứu và cập nhật thông tin trong bảng tính Excel
1. Khái niệm về VLOOKUP
VLOOKUP là viết tắt của Vertical Lookup, nghĩa là tra cứu theo chiều dọc. Hàm này hoạt động dựa trên cơ chế tra cứu một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng trong một cột khác của cùng bảng đó.
2. Cú pháp của VLOOKUP
Cú pháp của VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
- lookup_value: Giá trị bạn muốn tra cứu trong bảng dữ liệu.
- table_array: Phạm vi bảng dữ liệu chứa giá trị bạn muốn tra cứu.
- col_index_num: Số thứ tự cột chứa giá trị bạn muốn trả về (bắt đầu từ cột 1).
- [range_lookup]: (Tùy chọn) Giá trị này có thể là TRUE hoặc FALSE.
- TRUE: Cho phép tra cứu gần đúng (sẽ tìm giá trị gần nhất với
lookup_value). Thường dùng để tra cứu dữ liệu có khoảng giá trị. - FALSE: Tra cứu chính xác (sẽ tìm giá trị chính xác bằng
lookup_value). Nên sử dụng khi bạn cần tìm chính xác giá trị mong muốn.
- TRUE: Cho phép tra cứu gần đúng (sẽ tìm giá trị gần nhất với
3. Ví dụ minh họa
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu gồm danh sách nhân viên và lương như sau:
| Tên nhân viên | Mã số | Lương |
|---|---|---|
| Nguyễn Văn A | 123 | 10.000.000 |
| Trần Thị B | 456 | 12.000.000 |
| Lê Văn C | 789 | 15.000.000 |
Bạn muốn tra cứu lương của nhân viên có mã số 456. Sử dụng hàm VLOOKUP, bạn có thể áp dụng công thức sau:
=VLOOKUP(456, A1:C4, 3, FALSE)
456là mã số nhân viên cần tra cứu.A1:C4là phạm vi bảng dữ liệu.3là số thứ tự cột chứa giá trị lương (cột thứ ba).FALSEchỉ định tìm kiếm giá trị chính xác.
Kết quả trả về sẽ là 12.000.000 – mức lương của nhân viên có mã số 456.
4. Ưu điểm của việc sử dụng VLOOKUP:
- Tiết kiệm thời gian: VLOOKUP giúp bạn tra cứu thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn so với việc tìm kiếm thủ công.
- Tránh sai sót: VLOOKUP giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.
- Dễ sử dụng: Cú pháp của VLOOKUP khá đơn giản và dễ hiểu.
- Linh hoạt: VLOOKUP có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, từ tra cứu thông tin đơn giản đến các tác vụ phức tạp hơn.
Các lỗi phổ biến khi sử dụng VLOOKUP và cách khắc phục
1. Lỗi #N/A (Not Available)
Lỗi này xuất hiện khi Excel không tìm thấy giá trị lookup_value trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu.
- Nguyên nhân:
lookup_valuekhông tồn tại trong bảng dữ liệu.- Cột đầu tiên của bảng dữ liệu không chứa giá trị
lookup_valuechính xác (ví dụ như lỗi chính tả hoặc định dạng số).
- Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại giá trị
lookup_valuevà đảm bảo nó tồn tại trong bảng dữ liệu. - Kiểm tra lại cột đầu tiên của bảng dữ liệu và đảm bảo nó chứa giá trị
lookup_valuechính xác. - Sử dụng hàm
IFERRORđể xử lý lỗi
- Kiểm tra lại giá trị
```
=IFERROR(VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]), "Không tìm thấy giá trị")
```
Công thức này sẽ trả về "Không tìm thấy giá trị" nếu VLOOKUP trả về lỗi
# N/A.
2. Lỗi #REF!
Lỗi này xảy ra khi tham chiếu đến vùng dữ liệu không hợp lệ hoặc vùng dữ liệu đó đã bị xóa.
- Nguyên nhân:
- Phạm vi
table_arraykhông tồn tại hoặc đã bị xóa. - Giá trị
col_index_numlớn hơn số cột của bảng dữ liệu.
- Phạm vi
- Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại phạm vi
table_arrayvà đảm bảo nó vẫn tồn tại. - Kiểm tra lại giá trị
col_index_numvà đảm bảo nó không lớn hơn số cột của bảng dữ liệu.
- Kiểm tra lại phạm vi
3. Lỗi #VALUE!
Lỗi này xuất hiện khi hàm VLOOKUP nhận được một kiểu dữ liệu không phù hợp.
- Nguyên nhân:
lookup_valuecó kiểu dữ liệu khác với kiểu dữ liệu trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu.col_index_numkhông phải là một số nguyên.
- Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại kiểu dữ liệu của
lookup_valuevà đảm bảo nó phù hợp với kiểu dữ liệu trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu. - Kiểm tra lại giá trị
col_index_numvà đảm bảo nó là một số nguyên.
- Kiểm tra lại kiểu dữ liệu của
VLOOKUP nâng cao: Sử dụng kết hợp với các hàm khác để tối ưu hóa công việc
1. Sử dụng VLOOKUP với hàm IF
Kết hợp VLOOKUP với hàm IF giúp bạn kiểm tra điều kiện và trả về kết quả phù hợp.
Ví dụ: Bạn muốn kiểm tra xem mức lương của nhân viên có mã số 456 có lớn hơn 10.000.000 hay không.
=IF(VLOOKUP(456, A1:C4, 3, FALSE) > 10000000, "Lương lớn hơn 10 triệu", "Lương nhỏ hơn hoặc bằng 10 triệu")
Công thức này sẽ trả về “Lương lớn hơn 10 triệu” nếu mức lương của nhân viên có mã số 456 lớn hơn 10.000.000, ngược lại sẽ trả về “Lương nhỏ hơn hoặc bằng 10 triệu”.
2. Sử dụng VLOOKUP với hàm SUM, AVERAGE, MAX, MIN
Kết hợp VLOOKUP với các hàm SUM, AVERAGE, MAX, MIN giúp bạn tính toán trên các giá trị trả về của VLOOKUP.
Ví dụ: Bạn muốn tính tổng lương của tất cả nhân viên có mã số là 123, 456 và 789.
=SUM(VLOOKUP(123, A1:C4, 3, FALSE), VLOOKUP(456, A1:C4, 3, FALSE), VLOOKUP(789, A1:C4, 3, FALSE))
3. Sử dụng VLOOKUP với hàm INDEX và MATCH
Kết hợp VLOOKUP với hàm INDEX và MATCH giúp bạn tra cứu giá trị trong bảng dữ liệu theo hàng và cột.
Ví dụ: Bạn muốn tra cứu lương của nhân viên có tên “Trần Thị B”.
=INDEX(C1:C4, MATCH("Trần Thị B", A1:A4, 0))
Hàm MATCH sẽ tìm vị trí của “Trần Thị B” trong cột “Tên nhân viên” (A1:A4). Hàm INDEX sẽ trả về giá trị tại vị trí đó trong cột “Lương” (C1:C4).
VLOOKUP và INDEX MATCH: So sánh và lựa chọn phương pháp phù hợp
1. So sánh điểm mạnh của hai phương pháp:
- VLOOKUP: Dễ sử dụng, thuận tiện cho việc tra cứu dữ liệu theo chiều dọc.
- INDEX MATCH: Linh hoạt hơn VLOOKUP, có thể tra cứu dữ liệu theo hàng và cột, phù hợp với những bảng dữ liệu phức tạp.
2. Nên sử dụng VLOOKUP khi:
- Bạn cần tra cứu dữ liệu theo chiều dọc (tra cứu giá trị trong một cột dựa trên giá trị của cột đầu tiên).
- Bảng dữ liệu có cấu trúc đơn giản.
3. Nên sử dụng INDEX MATCH khi:
- Bạn cần tra cứu dữ liệu theo hàng và cột.
- Bảng dữ liệu có cấu trúc phức tạp, nhiều cột.
- Bạn cần tra cứu dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.
4. Ví dụ minh họa:
Bài toán: Tìm lương của nhân viên có mã số 456 trong bảng dữ liệu.
Sử dụng VLOOKUP:
=VLOOKUP(456, A1:C4, 3, FALSE)
Sử dụng INDEX MATCH:
=INDEX(C1:C4, MATCH(456, B1:B4, 0))
Cả hai phương pháp đều trả về kết quả chính xác. Tuy nhiên, trong trường hợp này, VLOOKUP là phương pháp đơn giản hơn và dễ hiểu.
Ứng dụng VLOOKUP trong quản lý dữ liệu, kinh doanh và tài chính
1. Quản lý dữ liệu:
- Tra cứu thông tin nhân viên, khách hàng, sản phẩm.
- Cập nhật thông tin, chẳng hạn như thay đổi địa chỉ, số điện thoại.
- Tạo báo cáo tổng hợp dữ liệu.
2. Kinh doanh:
- Tra cứu giá bán hàng hóa, dịch vụ.
- Tính toán lợi nhuận, doanh thu.
- Quản lý kho hàng, tồn kho.
3. Tài chính:
- Tra cứu lịch sử giao dịch, tỷ giá hối đoái.
- Tính toán lãi suất, chi phí.
- Quản lý tài sản, đầu tư.
Các mẹo và thủ thuật nâng cao khi sử dụng VLOOKUP trong Excel
1. Sử dụng FALSE trong range_lookup để tra cứu chính xác
Sử dụng FALSE trong range_lookup sẽ đảm bảo VLOOKUP chỉ trả về kết quả chính xác khi tìm thấy giá trị lookup_value trong bảng dữ liệu.
2. Sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi
Hàm IFERROR giúp bạn xử lý lỗi
3. Sử dụng bảng tra cứu (lookup table)
Bảng tra cứu là một bảng dữ liệu độc lập chứa các giá trị cần tra cứu. Sử dụng bảng tra cứu giúp bạn dễ dàng quản lý và cập nhật dữ liệu.
4. Sử dụng phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm
Phím tắt Ctrl + F giúp bạn tìm kiếm nhanh giá trị lookup_value trong bảng dữ liệu.
5. Sử dụng tính năng Find & Replace
Tính năng Find & Replace giúp bạn tìm kiếm và thay thế các giá trị trong bảng dữ liệu, rất hữu ích khi bạn cần cập nhật nhiều giá trị cùng lúc.
Kết luận
VLOOKUP là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt trong Excel, giúp bạn tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu và thực hiện các tác vụ phức tạp một cách dễ dàng. Bằng cách nắm vững kỹ thuật này, bạn sẽ có thể khai thác tối đa sức mạnh của Excel trong việc quản lý dữ liệu, xử lý thông tin và tối ưu hóa công việc.
