Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel chi tiết từ A-Z

Excel là một công cụ mạnh mẽ cho việc xử lý dữ liệu, bao gồm cả ngày tháng năm. Để làm việc hiệu quả với ngày tháng năm trong Excel, việc định dạng chúng theo đúng yêu cầu là rất quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách định dạng ngày tháng năm trong Excel, giúp bạn nắm vững các kỹ thuật cơ bản và nâng cao để thao tác một cách chuyên nghiệp.

Cách chuyển đổi định dạng ngày tháng năm trong Excel

Excel hỗ trợ nhiều định dạng ngày tháng năm khác nhau, tùy theo nhu cầu sử dụng. Bạn có thể chuyển đổi giữa các định dạng này một cách dễ dàng:

định dạng ngày tháng năm trong excel

1. Sử dụng Format Cells:

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô chứa giá trị ngày tháng năm bạn muốn định dạng.
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào ô đã chọn, sau đó chọn Format Cells.
• Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number.
• Bước 4: Trong danh sách Category, chọn Date.
• Bước 5: Chọn định dạng ngày tháng năm mong muốn trong danh sách Type.
• Bước 6: Nhấn OK để áp dụng định dạng.

Ví dụ:

2. Sử dụng nút Format Painter:

• Bước 1: Chọn ô chứa định dạng ngày tháng năm bạn muốn sao chép.
• Bước 2: Nhấp vào nút Format Painter trên thanh công cụ (bút vẽ).
• Bước 3: Click vào ô hoặc phạm vi ô bạn muốn áp dụng định dạng.

3. Sử dụng phím tắt:

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô chứa giá trị ngày tháng năm bạn muốn định dạng.
• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells.
• Bước 3: Tiếp tục theo các bước từ B3 đến B6 trong phương pháp 1 để chọn định dạng mong muốn.

Tùy chỉnh định dạng ngày tháng năm theo ý muốn trong Excel

Ngoài các định dạng ngày tháng năm có sẵn, bạn có thể tùy chỉnh theo ý muốn của mình bằng cách sử dụng Custom Format.

1. Sử dụng Custom Format:

• Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô cần định dạng.
• Bước 2: Mở hộp thoại Format Cells bằng cách nhấn chuột phải vào ô đã chọn và chọn Format Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.
• Bước 3: Chọn tab Number và chọn Custom trong danh sách Category.
• Bước 4: Trong ô Type, nhập mã định dạng theo ý muốn.

Ví dụ:

• M-d-yy: Tháng-Ngày-Năm (Năm viết tắt)
• dddd, mmmm d, yyyy: Thứ trong tuần, Tháng Ngày, Năm
• d “tháng” m, yyyy: Ngày “tháng” Tháng, Năm

2. Sử dụng các mã định dạng:

Lưu ý:

• Mã ” “ được sử dụng để chèn ký tự vào chuỗi định dạng.
• Mã ” “ có thể được sử dụng để chèn khoảng trắng vào chuỗi định dạng.

3. Viết tắt các mã định dạng:

• Bạn có thể viết tắt các mã định dạng, ví dụ:
  • dd/mm/yyyy có thể viết tắt thành d/m/yy
  • mmmm d, yyyy có thể viết tắt thành mmm d, yyyy

Lưu ý khi định dạng ngày tháng năm trong Excel

• Luôn đảm bảo định dạng ngày tháng năm phù hợp với khu vực của bạn. Ví dụ, ở Việt Nam, định dạng ngày tháng năm thông dụng là dd/mm/yyyy, trong khi ở Mỹ là mm/dd/yyyy.
• Kiểm tra kỹ định dạng sau khi áp dụng. Hãy chắc chắn rằng ngày tháng năm được hiển thị đúng theo ý muốn.
• Lưu ý rằng định dạng ngày tháng năm chỉ thay đổi cách hiển thị, không thay đổi giá trị thực của dữ liệu.

Các lỗi thường gặp khi định dạng ngày tháng năm trong Excel và cách khắc phục

• Lỗi VALUE! : Xuất hiện khi ô chứa giá trị không phải là ngày tháng năm.
  • Khắc phục: Kiểm tra lại dữ liệu trong ô, đảm bảo nó là ngày tháng năm hợp lệ.
• Lỗi NUM! : Xuất hiện khi giá trị ngày tháng năm không hợp lệ.
  • Khắc phục: Kiểm tra lại dữ liệu trong ô, đảm bảo nó là ngày tháng năm hợp lệ.
• Ngày tháng năm hiển thị sai:
  • Khắc phục: Kiểm tra lại định dạng ngày tháng năm đã áp dụng, đảm bảo nó phù hợp với mục đích sử dụng.

Kết luận

Định dạng ngày tháng năm trong Excel là một kỹ thuật cơ bản nhưng rất cần thiết để quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả. Bằng cách làm quen với các kỹ thuật định dạng, bạn có thể thao tác với ngày tháng năm một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Bài viết này đã giới thiệu một số kỹ thuật cơ bản và nâng cao, hy vọng sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình làm việc với Excel.