Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 chi tiết !
Ngày cập nhật :03/03/2025
Hủy hóa đơn điện tử là gì , các trường hợp hủy hóa đơn điện tử như thế nào , thủ tục ra sao ? . Mobifone sẽ hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 chi tiết qua bài viết dưới đây . Cùng tìm hiểu nhé !
Khái niệm về hủy hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử là quá trình thực hiện việc không cho phép sử dụng và chấp nhận một hóa đơn điện tử đã được phát hành trước đó, nhằm điều chỉnh hoặc loại bỏ thông tin và dữ liệu trong hóa đơn đó với mục đích sửa lỗi, điều chỉnh thông tin sai sót, hoặc thay đổi các thông tin liên quan.
Theo quy định tại khoản 10 của Điều 3 trong Nghị định 123, hủy hóa đơn và chứng từ điện tử đề cập đến việc loại bỏ giá trị sử dụng của chúng.
Hủy hóa đơn và chứng từ điện tử là quá trình khiến cho hóa đơn, chứng từ đó không còn được coi là có giá trị sử dụng. Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau, bao gồm sự cần thiết điều chỉnh thông tin sai sót hoặc loại bỏ các giao dịch không còn có hiệu lực.
Cần lưu ý rằng, khái niệm “hủy hóa đơn” cần được phân biệt rõ ràng với “tiêu hủy hóa đơn”. Theo quy định tại khoản 11 của Điều 3, “tiêu hủy hóa đơn” liên quan đến việc làm cho hóa đơn điện tử không còn tồn tại trong hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu bất kỳ thông tin nào trong hóa đơn đã bị tiêu hủy. Điều này thường áp dụng khi cần xóa hoặc loại bỏ hoàn toàn hóa đơn khỏi hệ thống để đảm bảo tính chính xác và tránh sự tham chiếu sai lệch trong quá trình giao dịch kinh doanh và thuế.
Tóm lại, hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai biện pháp khác nhau, mỗi biện pháp có quá trình thực hiện riêng với mục tiêu đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của việc quản lý hóa đơn và chứng từ điện tử.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Tình huống thứ nhất: Lỗi trong hóa đơn điện tử đã có mã nhưng chưa được gửi đến người mua
Theo quy định tại Điều 19, khoản 1 của Nghị định 123/2020, khi người bán phát hiện rằng một hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ phía cơ quan thuế nhưng lại có thông tin không chính xác hoặc sai lệch, và hóa đơn này chưa được gửi tới người mua, họ phải thực hiện một số bước quan trọng. Đầu tiên, họ cần hủy bỏ hóa đơn sai sót này. Sau đó, người bán cần tạo một hóa đơn mới, đúng và chính xác để thay thế hóa đơn cũ.
Đặc biệt cần lưu ý là: Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và sau đó phát hiện lỗi, việc hủy bỏ hóa đơn trở nên phức tạp hơn. Doanh nghiệp không thể đơn thuần chỉ hủy hóa đơn mà còn cần tạo một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn mới để thay thế, đồng thời thông báo cho người mua về sự thay đổi này.
Tình huống thứ hai: Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử dưới sự hướng dẫn của Thông tư 78
Trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78, nếu doanh nghiệp vẫn giữ lại một số hóa đơn truyền thống dạng giấy hoặc hóa đơn điện tử mẫu cũ, họ cần thực hiện việc hủy bỏ. Việc này rất quan trọng để đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng hóa đơn điện tử mới và tránh rối rắm trong quá trình kế toán và kiểm tra thuế sau này.
Để thực hiện việc này, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế địa phương và thực hiện các thủ tục hủy bỏ hóa đơn giấy và hóa đơn mẫu cũ. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo rõ ràng đến các đối tác và khách hàng về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử mới để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong mọi giao dịch.
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Kể từ khi Thông tư 78 được ban hành, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng chung trong nền kinh tế. Tuy nhiên, việc xảy ra lỗi trong quá trình lập hóa đơn là điều không tránh khỏi. Dưới đây là bộ hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp xử lý các hóa đơn bị lỗi:
Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn sai sót
- Trước hết, kế toán cần truy cập vào hệ thống hoặc phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý hóa đơn điện tử.
- Trong hệ thống, chọn chức năng “Thông báo hóa đơn có sai sót” hoặc tương đương với Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Đa phần các ứng dụng hiện đại đều tự động đổ dữ liệu từ hóa đơn gốc vào mẫu này, giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng.
- Ở mục 07 của mẫu thông báo, rõ ràng điền vào nội dung “Hủy”.
- Sau khi hoàn thiện mẫu, kế toán tiến hành ký số, sau đó gửi trực tiếp thông qua phần mềm hoặc hệ thống đến cơ quan thuế.
Bước 2: Tạo và phát hành hóa đơn mới
- Kế toán tiếp tục lập một hóa đơn mới trên hệ thống để thay thế cho hóa đơn bị lỗi.
- Hóa đơn mới này sẽ được ký số và gửi đến cơ quan thuế để xin cấp mã.
- Khi đã nhận được mã, hóa đơn mới sẽ được phát hành đến bên mua.
Bước 3: Xử lý hóa đơn sai sót trong hệ thống
- Quay trở lại hóa đơn bị sai sót trong hệ thống.
- Chọn và tiến hành hủy hoặc xóa hóa đơn đó khỏi hệ thống, đảm bảo không còn dấu vết của hóa đơn lỗi.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận với bên mua
- Để đảm bảo mọi thứ diễn ra minh bạch và rõ ràng, cả hai bên nên cùng nhau lập một biên bản thỏa thuận về việc hủy hóa đơn.
- Biên bản này sẽ là bằng chứng cho việc hủy hóa đơn và cung cấp một lớp bảo vệ pháp lý cho cả hai bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Bước 5: Xác minh và theo dõi trạng thái hóa đơn
- Để chắc chắn rằng hóa đơn đã được hủy một cách chính xác, kế toán cần kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế.
- Truy cập vào trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để xác nhận lại trạng thái của hóa đơn, đảm bảo rằng nó đã được hủy và không còn trong hệ thống của cơ quan thuế.
Một số quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78
Khi thực hiện quy trình hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần tập trung vào một số quy định và chi tiết quan trọng sau đây để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ và phù hợp với pháp luật:
- Tình huống đặc biệt về doanh nghiệp: Trong những trường hợp như việc giải thể doanh nghiệp, ngưng hoạt động kinh doanh, hoặc thay đổi vị trí kinh doanh, việc hủy hóa đơn không chỉ là một lựa chọn mà thực sự là một yêu cầu bắt buộc. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi giao dịch kinh doanh đều được ghi nhận một cách chính xác và minh bạch, tránh bất kỳ sự hiểu lầm hoặc tranh chấp nào có thể phát sinh sau này.
- Thời gian nộp Thông báo: Thông báo về hóa đơn có sai sót, cụ thể là Thông báo số 04/SS-HĐĐT, cần được gửi đúng hạn. Điều này nghĩa là doanh nghiệp phải nộp thông báo này trước hoặc không chậm hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế trong trường hợp hóa đơn điện tử bị phát hiện lỗi. Không tuân thủ đúng thời hạn này có thể dẫn đến các hậu quả pháp lý và tiềm năng mất uy tín trước mắt cơ quan thuế.
- Kiểm tra và đảm bảo: Một khi quyết định hủy hóa đơn, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để xác định rõ ràng nguyên nhân gây ra lỗi và cách giải quyết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh gặp lỗi tương tự trong tương lai mà còn giúp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc tương tác với cơ quan thuế.
Bằng cách tuân thủ một cách nghiêm ngặt các quy định trên và chú ý đến mọi chi tiết, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng việc hủy hóa đơn sẽ diễn ra một cách mượt mà, đồng thời giảm thiểu rủi ro và bất kỳ khó khăn nào có thể xuất hiện.
Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử
Hành vi vi phạm trong việc hủy và tiêu hủy hóa đơn: Hướng dẫn dựa trên Điều 27 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã đưa ra những quy định rõ ràng về việc xử phạt đối với những hành vi liên quan tới việc hủy và tiêu hủy hóa đơn không đúng quy định. Dưới đây là chi tiết:
- Hành vi vi phạm nhẹ:
- Trong trường hợp hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn chậm từ 01 đến 05 ngày làm việc sau thời hạn quy định và có những tình tiết giảm nhẹ, người vi phạm sẽ bị xử phạt dưới hình thức cảnh cáo.
- Hành vi vi phạm mức trung bình:
- Xử phạt tiền trong khoảng từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng cho: a) Hành vi hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa được lập, hoặc hóa đơn không còn giá trị sử dụng mà không theo đúng quy định. b) Việc không hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc không hủy hóa đơn mua từ cơ quan thuế mặc dù đã hết hạn sử dụng. c) Hành vi chậm hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn từ 01 đến 10 ngày làm việc sau khi hết thời hạn, trừ những trường hợp đã được quy định tại mục 1.
- Hành vi vi phạm nghiêm trọng:
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng cho: a) Hành vi chậm hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn từ 11 ngày làm việc trở lên sau hạn quy định. b) Việc không thực hiện hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn theo đúng quy định. c) Không hủy hóa đơn điện tử bị sai sót sau khi hết hạn thông báo của cơ quan thuế. d) Không hủy hóa đơn đặt in nhưng chưa phát hành và không còn sử dụng theo đúng quy định. đ) Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn không theo đúng trình tự và thủ tục quy định. e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng với các trường hợp cần tiêu hủy theo quy định.
- Biện pháp khắc phục: Người vi phạm sẽ bị buộc phải hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn trong trường hợp vi phạm tại điểm b của khoản 2 và các điểm b, c, d của khoản 3.
Như vậy, mức xử phạt tiền có thể từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng tùy thuộc vào mức độ và tính chất của hành vi vi phạm. Thêm vào đó, người vi phạm còn có thể bị buộc thực hiện các biện pháp khắc phục để giảm thiểu hậu quả.
Bài viết trên đây đã hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và những quy định xung quanh nó . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !
Nội dung tìm kiếm khác
- Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
- Cách hủy hóa đơn điện tử trên invoice
- Cách hủy hóa đơn điện tử trên meInvoice theo thông tư 78
- Các trường hợp hủy hóa đơn theo Thông tư 78
- Hủy hóa đơn điện tử không xuất lại
- Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai
- Gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
