Quy định về xuất hóa đơn điện tử theo thông tư 78 mới nhất

Ngày cập nhật :27/07/2024

Hóa đơn điện tử (e-invoice) đang ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động kinh doanh và thương mại hiện đại. Nó là một phương tiện điện tử tương đương với hóa đơn giấy truyền thống, được tạo lập, lưu trữ và truyền nhận dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, chi phí, cải thiện hiệu quả và tính minh bạch. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về các quy định về xuất hóa đơn điện tử tại Việt Nam.

Quy định về xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một phương thức ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định trong các văn bản pháp luật sau:

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Nghị định này quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ sử dụng trong hoạt động thương mại, dịch vụ. Trong đó, Nghị định đưa ra các quy định về hình thức, nội dung, thủ tục lập và sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định về xuất hóa đơn điện tử

Thông tư số 32/2011/TT-BTC

Thông tư này của Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử, bao gồm các nội dung như:

• Đối tượng áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử
• Quy định về lập, sử dụng, lưu trữ hóa đơn điện tử
• Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• Xử lý các trường hợp vi phạm về hóa đơn điện tử

Các đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Doanh nghiệp có doanh thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 200 triệu đồng trở lên trong năm.
• Doanh nghiệp có doanh thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 triệu đồng trở lên trong trường hợp bán hàng qua mạng.
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Thông tư số 85/2023/TT-BTC

Thông tư này sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Một số điểm mới trong Thông tư này bao gồm:

• Bỏ việc quy định về bản sao hóa đơn điện tử.
• Thêm trường thông tin Mã số giao dịch điện tử vào hóa đơn điện tử.
• Quy định về thời hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán (PSP) đại diện cho người nộp thuế.

Quy trình xuất hóa đơn điện tử gồm các bước sau:

1. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua hàng.
2. Người mua hàng nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử.
3. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nộp thuế theo hóa đơn điện tử đã xuất.

quy định về xuất hóa đơn điện tử ăn uống

Quy định chung

Đối với hóa đơn điện tử ăn uống, có những quy định riêng theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Theo đó, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống phải xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

• Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn điện tử.
• Giá trị hóa đơn từ 200.000 đồng trở lên.

Ví dụ

Chẳng hạn, một quán ăn nhỏ có doanh thu trong năm dưới 200 triệu đồng, không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu có khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, hoặc giá trị hóa đơn từ 200.000 đồng trở lên, quán ăn đó phải xuất hóa đơn điện tử.

quy định về xuất hóa đơn điện tử thay thế

Khái niệm

Hóa đơn điện tử thay thế là hóa đơn được xuất để thay thế cho hóa đơn điện tử gốc đã bị mất hoặc bị hủy.

Quy định về nội dung

Khi xuất hóa đơn điện tử thay thế, doanh nghiệp phải ghi rõ thông tin về hóa đơn điện tử gốc mà nó thay thế, bao gồm:

• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Ngày xuất hóa đơn

Ví dụ

Một công ty bán hàng đã xuất hóa đơn điện tử gốc cho khách hàng, nhưng sau đó hóa đơn này bị mất hoặc bị hủy. Trong trường hợp này, công ty có thể xuất hóa đơn điện tử thay thế, ghi rõ thông tin về hóa đơn gốc đã bị mất hoặc bị hủy.

quy định về xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh

Khái niệm

Hóa đơn điện tử điều chỉnh là hóa đơn được xuất để điều chỉnh giá trị, nội dung của hóa đơn điện tử gốc đã xuất.

Quy định về nội dung

Khi xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh, doanh nghiệp phải ghi rõ thông tin về hóa đơn điện tử gốc mà nó điều chỉnh, bao gồm:

• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn
• Ngày xuất hóa đơn

Ngoài ra, hóa đơn điện tử điều chỉnh cần nêu rõ lý do điều chỉnh và nội dung điều chỉnh.

Ví dụ

Một công ty cung cấp dịch vụ đã xuất hóa đơn điện tử gốc cho khách hàng, nhưng sau đó phát hiện có sai sót trong giá trị hoặc nội dung hóa đơn. Trong trường hợp này, công ty có thể xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ thông tin về hóa đơn gốc và lý do điều chỉnh.

quy định về xuất hóa đơn điện tử mới nhất

Thông tư số 85/2023/TT-BTC quy định một số thay đổi mới đối với xuất hóa đơn điện tử, bao gồm:

Bỏ quy định về bản sao hóa đơn điện tử

Trước đây, doanh nghiệp phải xuất bản sao hóa đơn điện tử để lưu trữ. Tuy nhiên, theo Thông tư mới này, quy định về bản sao hóa đơn điện tử đã bị bãi bỏ.

Thêm trường thông tin Mã số giao dịch điện tử

Hóa đơn điện tử sẽ phải có thêm trường thông tin Mã số giao dịch điện tử. Đây là một yêu cầu mới nhằm tăng cường quản lý và truy xuất nguồn gốc của hóa đơn điện tử.

Quy định về thời hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Thông tư quy định rõ thời hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán (PSP) đại diện cho người nộp thuế. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

quy định về xuất hóa đơn điện tử 2023

Năm 2023, quy định về xuất hóa đơn điện tử có một số điểm mới được bổ sung thông qua Thông tư số 85/2023/TT-BTC. Một số điểm đáng chú ý bao gồm:

Thêm trường thông tin Mã số giao dịch điện tử

Như đã đề cập ở trên, hóa đơn điện tử sẽ phải có thêm trường thông tin Mã số giao dịch điện tử. Điều này giúp tăng cường quản lý và truy xuất nguồn gốc của hóa đơn điện tử.

Quy định về thời hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Thông tư quy định rõ thời hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán (PSP) đại diện cho người nộp thuế. Điều này nhằm đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bỏ quy định về bản sao hóa đơn điện tử

Quy định về bản sao hóa đơn điện tử đã bị bãi bỏ trong Thông tư mới này.

quy định về ngày xuất hóa đơn điện tử

Quy định về ngày xuất hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Ngày xuất hóa đơn điện tử là ngày xuất bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ghi trên hóa đơn điện tử.
• Nếu ngày xuất bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không trùng với ngày lập hóa đơn điện tử, thì ngày xuất hóa đơn điện tử là ngày lập hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Một công ty bán hàng ngày 01/01/2023 nhưng lập hóa đơn điện tử vào ngày 03/01/2023. Trong trường hợp này, ngày xuất hóa đơn điện tử sẽ là ngày 03/01/2023.

quy định mới về xuất hóa đơn điện tử 2023

Như đã đề cập ở trên, Thông tư số 85/2023/TT-BTC đã đưa ra một số quy định mới về xuất hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Bỏ quy định về bản sao hóa đơn điện tử.
• Thêm trường thông tin Mã số giao dịch điện tử vào hóa đơn điện tử.
• Quy định về thời hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của nhà cung cấp dịch vụ thanh toán (PSP) đại diện cho người nộp thuế.

Các quy định mới này nhằm tăng cường quản lý, truy xuất nguồn gốc hóa đơn điện tử và đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

các quy định về xuất hóa đơn điện tử

Ngoài các quy định đã đề cập ở trên, còn có một số quy định khác về xuất hóa đơn điện tử cần lưu ý, bao gồm:

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đủ thời hạn theo quy định của pháp luật. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm, kể từ ngày lập hóa đơn.

Trách nhiệm của người bán hàng, cung cấp dịch vụ

Người bán hàng hóa, cung c *ấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về nội dung hóa đơn điện tử đã lập. Họ cần đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đúng quy định, chính xác và trung thực.

Xử lý vi phạm về hóa đơn điện tử

Việc không xuất hóa đơn điện tử theo quy định hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật. Mức xử phạt cụ thể tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

quy định mới về xuất hóa đơn điện tử

Trong năm 2023, Thông tư số 85/2023/TT-BTC đã đưa ra một số quy định mới về xuất hóa đơn điện tử như đã đề cập ở trên. Các quy định này nhằm tăng cường quản lý, truy xuất nguồn gốc hóa đơn điện tử và đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế.

quy định về nội dung xuất hóa đơn điện tử

Nội dung của hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định về hóa đơn giấy, bao gồm các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và tiền thuế
• Tổng số tiền thanh toán
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn phải có một số thông tin bổ sung như mã số giao dịch điện tử (theo quy định mới năm 2023).

quy định về thời gian xuất hóa đơn điện tử

Thời gian xuất hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Đối với bán hàng hóa, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp sau ngày bán hàng.
• Đối với cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp sau ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Trường hợp đặc biệt, nếu có lý do chính đáng, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử trễ hơn nhưng không quá 7 ngày kể từ ngày phải xuất hóa đơn.

quy định về thông tin xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải có đủ các thông tin cơ bản như hóa đơn giấy, bao gồm:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và tiền thuế
• Tổng số tiền thanh toán
• Ngày, tháng, năm lập hóa đơn
• Ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn

Ngoài ra, theo quy định mới năm 2023, hóa đơn điện tử cần có thêm thông tin về mã số giao dịch điện tử để tăng cường quản lý và truy xuất nguồn gốc.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là một phương tiện ghi nhận thông tin giao dịch hiện đại và ngày càng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, thương mại. Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về xuất hóa đơn điện tử.

Các quy định về xuất hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung về đối tượng áp dụng, loại hình hóa đơn, quy trình xuất hóa đơn, nội dung và thời gian xuất hóa đơn. Ngoài ra, còn có các quy định riêng đối với hóa đơn điện tử ăn uống, hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh.

Năm 2023, các quy định về xuất hóa đơn điện tử có một số thay đổi mới, như bỏ quy định về bản sao hóa đơn, thêm thông tin mã số giao dịch điện tử và quy định về thời hạn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Các thay đổi này nhằm tăng cường quản lý, truy xuất nguồn gốc và đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về xuất hóa đơn điện tử không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh, tính minh bạch và uy tín trên thị trường.