Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì ? Lợi ích và tính năng !
Ngày cập nhật :03/03/2025
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp đang được sử dụng ngày càng phổ biến . Điều này có nguồn gốc từ những ưu điểm và lợi ích đáng chú ý mà nền tảng tổng đài ảo mang lại. Dưới sự hỗ trợ của Mobifone, chúng ta sẽ cùng khám phá khía cạnh của khái niệm tổng đài ảo và những cách mà doanh nghiệp có thể tận dụng những ưu điểm này thông qua bài viết dưới đây.
Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì
Tổng đài ảo (Virtual Switchboard) là một cách để bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại thông qua Internet, bằng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Đây là một loại phần mềm, cho phép bạn quản lý cuộc gọi từ máy tính, điện thoại bàn hoặc điện thoại di động, ở bất kỳ đâu.
Điều duy nhất bạn cần là một kết nối internet. Điều này cho phép bạn nối tất cả các văn phòng lại với nhau thông qua một hệ thống tổng đài PBX. Hệ thống này giúp mở rộng phạm vi liên lạc của doanh nghiệp đến bất cứ đâu và tích hợp nhiều chức năng mở rộng theo nhu cầu, mà không cần đầu tư nhiều vào các thiết bị đắt đỏ hoặc chi phí bảo trì thường xuyên như tổng đài truyền thống.
Trong thời đại ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều cần có hệ thống liên lạc hiệu quả cả nội bộ và với khách hàng bên ngoài. Bởi vì công nghệ thay đổi nhanh chóng và thế giới ngày càng toàn cầu hóa, khả năng liên lạc với khách hàng và đồng nghiệp từ các quốc gia khác trở nên cực kỳ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh hàng ngày. Tổng đài ảo là một lựa chọn tốt để cải thiện hệ thống truyền thông của doanh nghiệp.
Lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp
Sau đây là các lợi ích dễ thấy nhất của tổng đài ảo cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí
Dưới đây là những ưu điểm dễ thấy nhất mà tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp.
Khi sử dụng hệ thống điện thoại ảo, bạn thường phải trả ít tiền hơn cho cước cuộc gọi so với việc sử dụng dịch vụ điện thoại thông thường, bao gồm cuộc gọi nội địa, di động và quốc tế. Sử dụng tổng đài ảo không chỉ đảm bảo tính ổn định mà còn giúp bạn tiết kiệm chi phí duy trì hệ thống điện thoại doanh nghiệp so với việc dùng tổng đài thông thường.
Khi bạn có kết nối internet, bạn có thể thực hiện cuộc gọi dựa trên cước phí internet, giúp bạn tránh việc phải trả phí đắt khi gọi đi ra nước ngoài. Số điện thoại của bạn được lưu trữ trên đám mây, không cần phải thuê đường truyền đắt đỏ. Tất cả công việc bảo trì trên hệ thống đều được nhà cung cấp xử lý, giảm thiểu chi phí cài đặt và thiết lập so với tổng đài truyền thống.
Thực hiện cuộc gọi ngay cả khi bạn không ở văn phòng
Hệ thống điện thoại ảo có khả năng hoạt động ở mọi nơi, không chỉ tại bàn làm việc của bạn. Cuộc gọi có thể tự động chuyển đến điện thoại di động của bạn hoặc ứng dụng trên điện thoại thông minh của bạn. Điều này có nghĩa rằng bạn có thể nhận cuộc gọi ở bất kỳ đâu, miễn là bạn có điện thoại di động hoặc tín hiệu internet.
Thông tin thoại và fax cũng có thể được gửi đến hộp thư email của bạn dưới dạng file đính kèm dạng Mp3 và .Wav. Điều này cho phép bạn tiếp tục xử lý công việc ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng.
Có nhiều tính năng phong phú
Hệ thống tổng đài ảo cho doanh nghiệp cung cấp nhiều tính năng hơn so với các tổng đài truyền thống thông thường. Các tính năng này bao gồm khả năng thêm hoặc bớt số, ghi âm cuộc gọi và tạo nhật ký cuộc gọi, hộp thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi, báo cáo cuộc gọi… Bạn có thể dễ dàng truy cập vào tài khoản của mình để quản lý những tính năng này.
Những tính năng này sẽ cải thiện trải nghiệm và dịch vụ phục vụ khách hàng tốt hơn cho các doanh nghiệp. Ví dụ, tính năng ghi âm cuộc gọi giúp bạn theo dõi chất lượng cuộc trò chuyện của nhân viên, từ đó cải thiện và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.
Thiết lập và cài đặt nhanh chóng
Một số hệ thống điện thoại truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian để cài đặt. Ví dụ: Hệ thống tổng đài VOIP chuyên dụng có thể yêu cầu đội ngũ cài đặt đến công ty nhiều lần và buổi đào tạo để hiểu một hệ thống phức tạp.
Ngược lại, hệ thống điện thoại ảo trên nền tảng đám mây rất dễ dàng để cài đặt. Thực tế cho thấy, số điện thoại ảo có thể được thiết lập và sử dụng trong thời gian ngắn, thậm chí chỉ mất chưa đầy năm phút, rất nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
Ứng dụng điện thoại thông minh
Hệ thống điện thoại ảo cho phép bạn thực hiện và nhận cuộc gọi từ điện thoại thông minh của bạn. Khi bạn gọi hoặc nhận cuộc gọi, số điện thoại văn phòng ảo sẽ hiển thị thay vì số điện thoại di động của bạn. Tất cả công việc này có thể được dễ dàng quản lý qua ứng dụng điện thoại ảo miễn phí.
Dễ dàng mở rộng số cho nhiều máy nhánh
Tổng đài ảo cho phép bạn dễ dàng tăng số lượng máy nhánh (bao gồm cả điện thoại bàn và điện thoại di động) hoặc mở rộng cho nhiều chi nhánh khác nhau. Một số điện thoại tổng đài bạn có thể phân chia thành nhiều máy nhánh.
Khi bạn muốn mở rộng số lượng máy nhánh, việc này khá đơn giản. Bạn chỉ cần đăng ký thêm máy nhánh với nhà cung cấp, trang bị thêm thiết bị nghe gọi và kết nối internet. Sau đó, bạn đã sẵn sàng thực hiện cuộc gọi trên hệ thống.
Tổng đài ảo là hệ thống không dây
Bằng cách sử dụng tổng đài điện thoại ảo, bạn có thể dễ dàng lắp đặt ở bất kỳ vị trí nào mà bạn muốn, mà không cần phải kéo cáp dây hoặc tạo mạng dây trong văn phòng của bạn. Tổng đài ảo chỉ cần có kết nối internet, và từ đó nó có thể hoạt động trên máy tính, điện thoại bàn hoặc điện thoại di động.
Không bao giờ bỏ lỡ một cuộc gọi nào từ khách hàng
Với điện thoại ảo, bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi từ khách hàng nào. Bạn có thể tự do chuyển hướng cuộc gọi đến điện thoại bàn, điện thoại di động, máy tính hoặc thiết bị máy tính bảng theo mong muốn của bạn.
Bạn còn có thể thiết lập để khi khách gọi vào một số điện thoại của một nhân viên và không có ai nghe máy, cuộc gọi sẽ tự động chuyển sang máy của nhân viên khác. Thậm chí bạn còn có thể đặt để tất cả các điện thoại cùng reo chuông cùng một lúc, nếu bạn muốn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cuộc gọi quan trọng từ khách hàng nào.
Tổng đài ảo Mobifone 3C – Giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp của bạn
Nếu bạn đang khởi nghiệp hoặc có doanh nghiệp nhỏ, giải pháp tổng đài điện thoại ảo Mobifone 3C là giải pháp tiết kiệm chi phí để giải quyết vấn đề liên quan đến điện thoại.
Chúng tôi sử dụng công nghệ điện thoại VOIP mới nhất, với nền tảng hiện đại hàng đầu. Bạn có thể sử dụng hệ thống telesales bán hàng và chăm sóc khách hàng ở bất cứ nơi nào có wifi. Chất lượng cuộc gọi luôn đảm bảo tốt.
Bạn cũng có thể ghi âm cuộc gọi để nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, phân chia và phân nhánh cuộc gọi cho từng nhân viên. Ngoài ra, bạn còn có khả năng phân quyền gọi và chăm sóc cho từng khách hàng cụ thể, và người quản lý cũng sẽ nhận được báo cáo cuộc gọi chi tiết. Mobifone 3C là lựa chọn hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
Tóm lại, Mobifone 3C đã giới thiệu thông tin về tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi trang web của chúng tôi để cập nhật thêm thông tin hữu ích khác.
