Phần mềm tổng đài ảo là gì ? Đơn vị cung cấp uy tín tốt nhất

Ngày cập nhật :26/10/2024

Vậy thực trạng việc sử dụng phần mềm tổng đài ảo trong các doanh nghiệp hiện nay ra sao, và những điểm cần lưu ý khi áp dụng hệ thống tổng đài ảo là gì? MobiFone – đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu, sẽ trình bày chi tiết những thông tin này trong bài viết tới đây.

Ngày nay, giải pháp dịch vụ tổng đài ảo đã trở thành một lựa chọn hàng đầu trong việc chăm sóc khách hàng theo tinh thần công nghệ 4.0. Đây là một hệ thống mà nhiều người lựa chọn để giải quyết một loạt các công việc đồng thời, mang lại những lợi ích vượt trội. Các doanh nghiệp không còn phải lo lắng về những gánh nặng chi phí cũng như thời gian dành cho việc bảo trì hệ thống. Tích hợp tổng đài ảo không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách tối đa khi vận hành hệ thống liên lạc, mà còn mở ra khả năng tích hợp dễ dàng với các phần mềm quản lý bán hàng hoặc nhiều tính năng khác, nhờ vào tính đa kênh của nó.

Phần mềm tổng đài ảo là gì

Theo cơ bản, phần mềm tổng đài ảo hoạt động như một hệ thống trao đổi thông tin qua các cuộc trò chuyện, được lưu trữ bằng cách sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Khác với việc phải thiết lập kết nối vật lý như trong tổng đài truyền thống, phần mềm tổng đài ảo cho phép người dùng dễ dàng trải nghiệm thông qua các thiết bị như điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay, kết nối với internet, tức là “thực hiện các cuộc gọi qua mạng”.

Sự sử dụng của Internet để thực hiện các cuộc gọi và lưu trữ dữ liệu trên nền “đám mây” là nguyên nhân làm cho việc cài đặt tổng đài ảo trở nên đơn giản hơn. Các doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị điện thoại IP hoặc cài đặt ứng dụng Softphone trực tiếp trên điện thoại di động. Nếu doanh nghiệp đã sử dụng điện thoại analog trước đó, thì việc kết nối với thiết bị Gateway sẽ giúp tiếp tục sử dụng chúng như bình thường. Tích hợp các tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp, tổng đài ảo đem lại những ưu điểm mà người ta phải đầu tư nhiều thời gian và tiền bạc để xây dựng hệ thống vật lý truyền thống mới có thể có được.

Lợi ích của phần mềm tổng đài ảo

Hiện thời, việc áp dụng hệ thống tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa cả mặt tài chính và nhân sự một cách hiệu quả. Dưới đây, chúng tôi sẽ tóm lược một số lợi ích mà việc sử dụng tổng đài ảo mang lại cho các doanh nghiệp trong thời kỳ hiện nay.

Dễ dàng sử dụng

Hệ thống tổng đài ảo có thể được dễ dàng vận hành bởi nhân viên, thậm chí là những người không có nhiều kinh nghiệm về công nghệ. Chính vì lý do này, việc quản trị hệ thống tổng đài ảo không cần sự can thiệp của những người chuyên về kỹ thuật, ngược lại với việc quản lý tổng đài truyền thống. Các phần mềm tổng đài ảo mà khách hàng sử dụng sẽ được nhóm kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm đảm nhiệm việc vận hành và hỗ trợ.

Quản lý, lưu trữ dễ dàng

Việc quản lý, ghi nhận lịch sử, kiểm soát và thống kê hoạt động cuộc gọi đến và đi ra dễ dàng nhờ sự lưu trữ trên nền tảng đám mây điện toán. Hơn nữa, việc quản lý còn bao gồm khả năng kiểm soát và theo dõi chất lượng của cuộc gọi thông qua việc tự động ghi âm, từ đó tạo thêm thông tin quý báu từ những cuộc trò chuyện với khách hàng. Những dữ liệu này có thể được tích hợp để cải thiện hệ thống và chất lượng chăm sóc khách hàng.

Tiết kiệm chi phí khi sử dụng tổng đài ảo tại Mobifone

Phần đòi hỏi sự chi trả lớn nhất khi áp dụng tổng đài truyền thống chủ yếu là về cơ cấu phần cứng và việc tài trợ để thiết lập hệ thống này, đặc biệt là ở các doanh nghiệp có số lượng nhân viên liên quan đến việc chăm sóc khách hàng qua điện thoại có quy mô lớn. Ngoài ra, khi các thiết bị gặp sự cố, việc phải chi trả để sửa chữa và nâng cấp cũng trở thành một thách thức mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống.

Tích hợp được với nhiều phần mềm khác nhau

Tích hợp các tính năng của tổng đài ảo có khả năng liên kết với các tính năng sẵn có trên điện thoại (sử dụng số gọi đến để tìm kiếm thông tin hoặc chức năng nhấn để gọi,…), hoặc có thể kết nối với các ứng dụng quản lý khách hàng như CRM và phần mềm quản lý doanh nghiệp khác.

Thay đổi, chỉnh sửa dễ dàng

Cài đặt tổng đài ảo khá đơn giản, chỉ cần một số thiết bị như điện thoại IP hoặc ứng dụng Softphone trên thiết bị di động. Ngay cả việc tận dụng điện thoại analog để kết nối trực tiếp với thiết bị VoIP Gateway cũng cho phép sử dụng tổng đài ảo chuyên nghiệp một cách hiệu quả.

Tính năng của tổng đài ảo rất đa dạng, mềm dẻo và có thể dễ dàng điều chỉnh. Nếu cần thêm điện thoại để liên lạc, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng bổ sung các thiết bị kết nối.

Kết nối dễ dàng với thiết bị di động

Tổng đài ảo có thể thuận tiện sử dụng trên các thiết bị như máy tính cá nhân, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông qua kết nối internet, mà không yêu cầu việc sử dụng điện thoại cố định như trong trường hợp của tổng đài truyền thống. Mặc dù vậy, chất lượng cuộc gọi giữa người gửi và người nhận vẫn được duy trì ở một mức độ ổn định.

Tính năng nổi bật của phần mềm tổng đài ảo

Không tự nhiên mà tổng đài ảo là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp khi cân nhắc thay thế tổng đài truyền thống. Điều này xuất phát từ những điểm mạnh đáng chú ý của tổng đài ảo trong việc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm:

Tính năng trả lời tự động

Khi bạn thực hiện cuộc gọi tới tổng đài của các doanh nghiệp như Mobifone, thường bạn sẽ nghe những tùy chọn hướng dẫn như “Chúng tôi trân trọng cảm ơn bạn đã liên hệ với Mobifone. Để được tư vấn về sản phẩm và dịch vụ, xin vui lòng nhấn phím số 1. Để được hỗ trợ về các vấn đề kỹ thuật, xin vui lòng nhấn phím số 2. Nếu bạn muốn kết nối với một bộ phận khác, xin vui lòng nhấn phím số 0.” Tiếp theo, cuộc gọi sẽ được định hướng tới các bộ phận chuyên môn tùy theo nhu cầu của bạn.

Tính năng tự động gọi, nghe

Với chức năng cuộc gọi tự động, bạn có thể nhập danh sách khách hàng vào hệ thống, sau đó thiết lập lịch gọi theo các kịch bản đã xây dựng. Hệ thống tổng đài sẽ tự động tạo cuộc gọi đến cho từng khách hàng trong danh sách được nhập trước đó.

Đặc điểm này giúp cho doanh nghiệp duy trì và củng cố mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, thực hiện việc chăm sóc chuyên nghiệp và thu thập phản hồi khách hàng, cũng như tự động quảng cáo và nhắc nhở theo lịch trình.

Tính năng ghi âm cuộc gọi

Tổng đài ảo luôn thực hiện việc tự động ghi âm tất cả các cuộc gọi, từ đó góp phần tăng cường chất lượng dịch vụ và cung cấp khả năng cho việc quản lý để theo dõi và đánh giá chất lượng của tư vấn và chăm sóc từ các nhân viên. Hơn nữa, các cuộc gọi được ghi âm cũng có thể được dùng như là chứng cứ trong việc xử lý các khiếu nại giữa khách hàng và doanh nghiệp sau khi cuộc trò chuyện đã kết thúc.

Tính năng giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng

Bằng việc tích hợp các giao diện ứng dụng (API), tổng đài ảo cho phép tương tác mượt mà và chia sẻ thông tin cuộc gọi với các ứng dụng thứ ba, hỗ trợ việc điều khiển và tạo báo cáo theo yêu cầu. Với khả năng kết hợp nhiều ứng dụng CRM, tổng đài ảo có khả năng hiển thị thông tin cụ thể về khách hàng như tên, lịch sử cuộc gọi và có khả năng truy cập thông tin qua cửa sổ pop-up. Những ghi chú riêng biệt về khách hàng cũng được bổ sung để giúp nhân viên giao tiếp và tư vấn một cách tự tin và có sự tương tác thông qua cuộc gọi. Điều này hỗ trợ tăng cường khả năng trao đổi thông tin với khách hàng và cải thiện tỷ lệ chốt giao dịch lên mức tối đa.

Tính năng báo cáo theo thời gian thực

Với khả năng kết nối linh hoạt đến các ứng dụng hỗ trợ quản lý bán hàng và marketing như CRM, tổng đài ảo cho phép ghi lại thông tin về cuộc gọi đến và cuộc gọi đi trên hệ thống, tạo cơ sở cho việc tạo báo cáo về tiến độ công việc và hiệu suất của nhân viên chăm sóc khách hàng.

Những lưu ý khi sử dụng phần mềm tổng đài ảo

Để triển khai và tận dụng tối ưu tính năng của phần mềm tổng đài ảo mà tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả tốt nhất, có những hướng dẫn quan trọng mà bạn không nên bỏ qua:

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Tùy thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp hiện tại, việc xem xét các dịch vụ tổng đài ảo là cần thiết, bởi vì chi phí cài đặt có thể khác nhau giữa các hệ thống. Cân nhắc cẩn thận những tính năng cụ thể có sẵn trong hệ thống của bạn để tìm ra sự lựa chọn tốt nhất phù hợp với đội ngũ là một bước quan trọng.

Lựa chọn đầu số phù hợp

Khi đã phân tích và định rõ yêu cầu về hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp, bạn sẽ cần chọn loại đầu số phù hợp cho tổng đài của mình. Hiện nay, có tổng cộng 4 tùy chọn chính cho đầu số tổng đài, bao gồm: đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số cố định và đầu số Mobile SIP.

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị kết nối cuối cùng đảm nhận chức năng tiếp nhận và thực hiện các cuộc gọi từ hệ thống. Việc chọn lựa thiết bị kết nối phù hợp sẽ đóng góp vào việc nâng cao hiệu suất và chất lượng của cuộc gọi. Thông thường, trong trường hợp chỉ cần nghe gọi từ điện thoại cố định tại văn phòng, doanh nghiệp thường chọn giữa IP phone và tai nghe tổng đài. Tuy nhiên, nếu người sử dụng tổng đài thường xuyên di chuyển, lựa chọn hợp lý sẽ là Softphone được cài đặt trên thiết bị di động.

Trang bị đường truyền Internet ổn định

Vì việc thực hiện cuộc gọi dựa trên kết nối Internet, chất lượng của cuộc gọi chịu tác động lớn từ chất lượng đường truyền. Một đường truyền ổn định là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả của tổng đài ảo. Dù lưu lượng băng thông mà cuộc gọi VoIP chiếm tỷ lệ nhỏ, doanh nghiệp vẫn nên cân nhắc sử dụng đường truyền riêng để tránh tình trạng kẹt nghẽn và sự cố gây gián đoạn trong cuộc gọi. Hơn nữa, cân nhắc dự phòng bằng cách sử dụng ít nhất từ 1 đến 2 đường truyền khác nhau, nhằm đảm bảo rằng nếu đường truyền chính gặp vấn đề, hệ thống vẫn có thể tiếp tục hoạt động.

Lợi ích khi thuê phần mềm tổng đài ảo của Mobifone

Khi áp dụng phần mềm tổng đài ảo tại Mobifone, bạn sẽ được hưởng nhiều ưu điểm từ việc quản lý doanh nghiệp tới việc mở rộng cơ hội giao tiếp sâu hơn với khách hàng. Dưới đây là các lợi ích cụ thể:

Tối ưu trong việc quản lý doanh nghiệp

• Khi sử dụng dịch vụ của Mobifone, khách hàng không cần đầu tư vào thiết bị tổng đài. Chỉ cần trang bị thiết bị đầu cuối như điện thoại hoặc máy tính để thực hiện cuộc gọi.
• Không cần lo lắng về việc bảo trì định kỳ hệ thống, vì công việc này đã được Mobifone đảm nhiệm.
• Thời gian triển khai nhanh chóng, chỉ trong khoảng 24-48 giờ sau khi đăng ký.
• Mở rộng hệ thống tổng đài đơn giản và nhanh chóng, chỉ trong vòng 24 giờ nếu khách hàng có nhu cầu.
• Có khả năng thay đổi kịch bản hoặc lời chào một cách linh hoạt, mất thời gian tối thiểu là 24 giờ.
• Không tốn chi phí cho nhân sự quản lý hệ thống hoặc dịch vụ khi cần chuyển đổi hoặc mở rộng hệ thống.

Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự

Áp dụng tổng đài ảo để nhân viên có thể tập trung vào nhiệm vụ chuyên môn của mình thay vì bị gián đoạn bởi việc duy trì và quản lý hệ thống tổng đài. Mobifone cung cấp hỗ trợ trực tuyến 24/7 cho các công việc duy trì hoạt động của tổng đài.

Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng

Trong thời đại của sự phát triển công nghệ, việc thực hiện bán hàng trực tuyến đang thu hút sự chú ý đặc biệt từ các doanh nghiệp với tính tiện lợi mà nó mang lại. Khách hàng hoàn toàn có thể tiếp cận tư vấn, giải đáp, và hoàn tất giao dịch qua cuộc gọi, tiết kiệm đáng kể thời gian cho cả bên mua và người bán.

Sau khi tham khảo bài viết này, chắc chắn bạn đã nhận ra tầm quan trọng của phần mềm tổng đài ảo trong môi trường kinh doanh. Với những lợi ích mà hệ thống tổng đài ảo mang lại như đã được Mobifone chia sẻ. Bằng cách triển khai ngay một hệ thống tổng đài ảo, cùng với sự tích hợp tiện ích và tính năng sẵn có với các phương tiện quản trị khách hàng khác như CRM, email, chatbot,… doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào để tạo dấu ấn trong lòng khách hàng và nâng cao khả năng chốt đơn, đạt được doanh số tối đa.

Mobifone cam kết cung cấp phần mềm tổng đài ảo với đầy đủ những tính năng ưu việt, không thua kém so với tổng đài truyền thống và đồng thời còn giúp tiết kiệm chi phí trong quá trình vận hành. Hãy nhanh chóng liên hệ với chúng tôi để nhận sự tư vấn và hỗ trợ liên quan đến mọi khía cạnh của tổng đài ảo.