Tổng đài ảo là gì ? Thuê dịch vụ tổng đài ảo ở đâu giá rẻ !

Ngày cập nhật :24/01/2025

Hãy cùng khám phá dịch vụ tổng đài ảo dựa trên công nghệ đám mây, một giải pháp đối với doanh nghiệp mà không chỉ mang đến sự thuận tiện mà còn giúp tối ưu hóa chi phí thông qua việc tận dụng các gói thuê tổng đài ảo tiết kiệm. Chúng ta sẽ cùng với Mobifone tìm hiểu về một vài lợi ích quan trọng của công nghệ này trong bài viết dưới đây!

CloudFone – Hệ thống tổng đài ảo sẽ giúp nâng cao trải nghiệm người dùng

Trong thời đại hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo đang trở nên ngày càng phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp. Nó đem lại một ưu điểm đáng kể bằng việc giảm thiểu tải trọng tài chính cho việc cài đặt hệ thống tổng đài. Với sự hỗ trợ từ dịch vụ này, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm, bởi chất lượng cuộc gọi dành cho khách hàng luôn được đảm bảo ở mức cao nhất, trong khi chi phí vận hành lại ở mức thấp nhất.

Tổng đài ảo là gì

Tổng đài ảo là một loại dịch vụ liên quan đến cuộc gọi thoại, sử dụng cơ sở hạ tầng IP hiện đại để cung cấp cuộc gọi chất lượng cao cho khách hàng với mức chi phí thấp.

Việc triển khai dịch vụ này vô cùng đơn giản. Doanh nghiệp có thể trang bị điện thoại IP, cài đặt phần mềm Softphone trên thiết bị di động, hoặc sử dụng điện thoại analog hiện có kết nối với thiết bị VoIP Gateway. Các tùy chọn này đều mang đến những tính năng tương tự như một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, mà không cần đầu tư vào việc xây dựng hệ thống tổng đài vật lý phức tạp.

Dịch vụ tổng đài điện thoại ảo đang được xem là xu hướng “hot” hàng đầu. Sự phổ biến này không đến từ sự ngẫu nhiên, mà là do dịch vụ này dần thay thế hệ thống tổng đài vật lý truyền thống. Khách hàng sẽ được trải nghiệm cuộc gọi chất lượng cao với chi phí vô cùng hợp lý. Dịch vụ này tận dụng mạng Internet hiện có, mang lại tính nhẹ nhàng, tiện lợi và tiết kiệm.

Khách hàng nào nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo

Tổng đài điện thoại giúp tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp

Không thể phủ nhận vai trò quan trọng của tổng đài ảo trong việc đóng góp vào sự thành công của người sử dụng. Hiện tại, dịch vụ tổng đài ảo đã được áp dụng rộng rãi cho nhiều tầng lớp khách hàng khác nhau, bao gồm:

• Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài, nhưng không muốn đầu tư quá nhiều về hệ thống tổng đài riêng.
• Các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động tại các địa điểm khác nhau.
• Các doanh nghiệp chưa có văn phòng cố định.
• Doanh nghiệp muốn nâng cao tính chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo

Đây chính là sự chọn lựa tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với khả năng linh hoạt trong việc mở rộng và sự tối ưu chi phí, …

Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp

Trong trường hợp của tổng đài truyền thống, doanh nghiệp thường phải tốn một số tiền không nhỏ để đầu tư vào việc mua sắm hệ thống tổng đài kiểu PABX và cài đặt nó trong cơ sở của mình. Mô hình điện thoại cổ điển này có chi phí khá cao. Ngoài ra, nó yêu cầu có kỹ năng nội bộ để quản lý công nghệ thông tin và thực hiện bảo trì kỹ thuật cho thiết bị điện thoại.

Hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp được đơn giản hóa

Khác biệt giữa tổng đài ảo và tổng đài truyền thống nằm ở việc hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp được ảo hoá trong tổng đài ảo. Quá trình kết nối và giao tiếp được thực hiện thông qua Internet. Điều quan trọng là doanh nghiệp chỉ cần sở hữu một bộ định tuyến và điện thoại IP để có thể sử dụng dịch vụ này.

Tổng đài ảo giúp củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Tăng cường năng suất làm việc của nhân viên thông qua việc cung cấp cho họ các công cụ chuyên nghiệp đã được tối ưu hoá cho nhiệm vụ quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đó là một yếu tố quan trọng thúc đẩy khả năng và tốc độ làm việc của nhân viên qua hệ thống truyền thông hội tụ.

Tổng đài ảo đáp ứng một cách tối ưu nhu cầu quản lý quan hệ khách hàng số hóa và khả năng sử dụng nhiều kênh giao tiếp của khách hàng. Đồng thời, nó giúp thống nhất một hệ thống duy nhất trên tất cả các phương tiện liên lạc.

Phù hợp để sử dụng chuyên nghiệp

Doanh nghiệp khi thuê dịch vụ tổng đài ảo cần được trang bị các thiết bị đầu cuối IP thích hợp để đảm bảo sự chuyên nghiệp trong việc sử dụng. Cụ thể, các điện thoại IP không chỉ đáp ứng nhu cầu nghe – gọi của doanh nghiệp mà còn cung cấp chất lượng cuộc gọi cao cùng với nhiều tính năng đặc biệt khác như Autocall, Auto Attendant, Voice Mail, Call Queue…

Dễ dàng tích hợp cùng các giải pháp giúp CSKH hiệu quả hơn

Hệ thống tổng đài ảo có khả năng tích hợp với nhiều tính năng khác nhau để hỗ trợ việc làm hiệu quả. Đặc biệt, nó tập trung vào việc quản lý và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.

Chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn khi thuê tổng đài ảo

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?

Dưới đây là 4 lợi ích mà tổng đài ảo đem lại cho doanh nghiệp:

1. Hiệu quả ưu việt cho quản lý trong doanh nghiệp

Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, bất kể có cố định hay không.

Điều này dẫn đến mức chi phí thấp, khiến khách hàng chỉ cần đầu tư vào thiết bị đầu cuối như điện thoại hoặc máy tính, mà không cần đầu tư vào hệ thống tổng đài. Một ưu điểm khác là không cần thực hiện bảo trì, bảo hành, và không phải lo lắng về các vấn đề hỏng hóc của thiết bị.

Thời gian triển khai cực kỳ nhanh chóng và sử dụng ngay sau khi đăng ký, đáp ứng yêu cầu trong khoảng thời gian từ 24 đến 48 giờ. Khách hàng chỉ phải trả chi phí dựa trên yêu cầu dịch vụ cụ thể và số lượng.

Khả năng mở rộng cũng là một ưu điểm quan trọng, có khả năng đáp ứng nhu cầu thay đổi một cách nhanh chóng trong khoảng thời gian 24 giờ.

Các kịch bản lời thoại cũng như các chức năng mới có thể thay đổi một cách nhanh chóng trong khoảng thời gian 24 giờ.

Ngoài ra, không cần đầu tư vào nhân sự quản trị hệ thống tổng đài hoặc trả phí thuê dịch vụ để thực hiện quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết.

2. Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần phải giữ nguyên nhân lực và người quản lý để quản trị hệ thống tổng đài. Tất cả các hoạt động quản trị và cấu hình được thực hiện thông qua trình duyệt web qua internet, sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi phí khi sử dụng tổng đài ảo

Dịch vụ cho thuê tổng đài ảo cho phép sử dụng thoại nội bộ mà không phải chi trả bất kỳ chi phí nào. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý nhân sự cũng như chi phí bảo trì và duy trì hệ thống.

Một lần trước kia, khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài vật lý truyền thống và muốn thay đổi kịch bản hoặc điều chỉnh cấu hình, họ phải thuê một chuyên gia kỹ thuật về tổng đài để thực hiện việc này. Mỗi lần điều chỉnh như vậy luôn đi kèm với một mức chi phí “bất biến” là 10% giá trị tổng đài cho mỗi lần cài đặt. Tuy nhiên, với dịch vụ CloudFone hiện nay, tình hình đã thay đổi. Khách hàng chỉ cần thực hiện một cuộc gọi hoặc gửi email yêu cầu, họ sẽ được hỗ trợ ngay lập tức và hoàn toàn miễn phí.

3. Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng

Trong thời đại hiện nay, việc thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ và các kênh bán hàng trực tuyến luôn nắm giữ sự quan tâm của doanh nghiệp do tính tiện lợi. Do đó, việc phải giải quyết những thắc mắc của khách hàng và xử lý các đơn đặt hàng mới cần được thực hiện nhanh chóng và chuyên nghiệp. Vì lý do này, đầu tư vào một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo trở nên vô cùng cần thiết.

Dịch vụ tổng đài ảo với những lợi ích ngoài mong đợi

Kinh doanh trực tuyến mang trong mình cơ hội vô cùng quan trọng. Trong trường hợp mất một cuộc gọi quan trọng do nhân viên trực tổng đài không có mặt hoặc mất kết nối điện thoại vì sự cố mạng, những vấn đề kỹ thuật này có thể gây ra thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng hệ thống tổng đài truyền thống, việc cần phải có một nhân viên cố định ngồi tại văn phòng để tiếp nhận cuộc gọi suốt thời gian. Nhân viên này sẽ nhận cuộc gọi từ bên ngoài, từ khách hàng hoặc đối tác, sau đó chuyển cuộc gọi đến số điện thoại của bộ phận cần liên hệ. Nếu người cần liên hệ không có mặt, nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận thông tin và sau đó truyền đạt lại cho bộ phận liên quan.

4. Tổng đài ảo sẽ khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống

Cuộc gọi từ ngoài sẽ được trực tiếp chuyển đến số điện thoại nội bộ và số di động của những nhân viên chịu trách nhiệm cho bộ phận tương ứng. Với tính năng này, người nhận cuộc gọi có thể trả lời ở bất kỳ đâu để đảm bảo tiện lợi.

Tổng đài ảo kết nối với mọi thiết bị

Dịch vụ tổng đài ảo cung cấp nhiều tiện ích hữu ích như:

• Tích hợp chức năng tự động trả lời (IVR)
• Hiển thị thông tin tên người gọi
• Hỗ trợ ứng dụng Softphone
• Ghi âm, phát lại và xóa cuộc gọi
• Lập nhật nhật ký cuộc gọi
• Tích hợp chức năng đàm thoại ba chiều
• Cùng với nhiều tính năng hữu ích khác.

Những ưu điểm mà tổng đài ảo hơn hẳn tổng đài truyền thống

• Không cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần dây điện thoại. Thậm chí, nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm, không cần đầu tư vào thiết bị.
• Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Trong hệ thống tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi đồng thời thường bị hạn chế (khoảng từ 20-30 cuộc). Điều này có thể dẫn đến tình trạng khách hàng gọi nhưng gặp tình trạng máy bận. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi đồng thời không bị hạn chế. Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng.
• Cuộc gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ ngay cả khi có sự khác biệt về địa điểm.
• Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn so với hệ thống truyền thống.
• Nhân viên có khả năng làm việc từ bất kỳ đâu.
• Dễ dàng quản lý và xem thống kê cuộc gọi ra/vào, cũng như nghe lại ghi âm cuộc gọi.
• Việc mở rộng hệ thống được thực hiện dễ dàng.
• Khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống quản lý khách hàng đơn giản.

Tổng đài thông minh trên nền tảng đám mây

Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?

Trước đây, chúng ta thường mua hệ thống tổng đài và lắp đặt nó trong công ty. Tuy nhiên, trong thời đại của cách mạng công nghiệp 4.0 và sự bùng nổ của công nghệ như hiện nay, việc lựa chọn thuê tổng đài điện thoại đã trở thành xu hướng mới, đồng đi kèm với nhiều lợi ích.

Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài điện thoại

Để xác định xem nên mua hay thuê tổng đài điện thoại, chúng ta có thể so sánh ưu và nhược điểm của từng giải pháp để tìm ra lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.

Lựa chọn Mua:

Chi phí:

• Tùy thuộc vào loại tổng đài, chi phí ban đầu có thể lên đến từ 20 triệu trở lên.
• Yêu cầu nguồn điện để vận hành, cần chi phí nhân sự để quản lý và vận hành.

Quản lý vận hành:

• Tổng đài IP cần có nhân sự IT chuyên trách để vận hành.
• Phải có phòng Server để lắp đặt, đảm bảo hoạt động mạng điện 24/7.
• Yêu cầu nâng cấp đường truyền mạng và điện để đảm bảo dự phòng rủi ro.

Lựa chọn Thuê:

Lựa chọn thuê tổng đài ảo ngày càng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức này giúp giảm bớt bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Tổng đài ảo thích hợp cho các doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ như chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn luật và nhiều lĩnh vực khác.

Chi phí:

• Không phải bỏ số tiền nào vào đầu tư ban đầu.
• Chi phí vận hành linh hoạt, tuỳ thuộc vào nhu cầu của khách hàng. Chi phí bắt đầu từ chỉ 300k/tháng cho 10 người sử dụng. Đặc biệt, không có chi phí phát sinh khác.

Quản lý vận hành:

• Không yêu cầu nhân sự IT chuyên trách, được hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ.
• Không cần phòng server, hệ thống tổng đài ảo được đặt tại các Data Center của VDC, hoạt động trên nền tảng Cloud, chỉ cần kết nối Internet để sử dụng.
• Nâng cấp và mở rộng dễ dàng, giúp tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ

Trong trường hợp tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải chi trả chi phí cho việc thiết lập và lắp đặt hệ thống tổng đài. Trái lại, với tổng đài ảo, việc này hoàn toàn không tốn phí.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều khoản chi phí khi sử dụng tổng đài ảo

Doanh nghiệp cũng sẽ phải tiêu tốn nguồn kinh phí cho việc bảo dưỡng tổng đài máy nhánh cũng như hệ thống mạng nội bộ khi áp dụng tổng đài truyền thống. Ngược lại, với giải pháp tổng đài ảo, mọi thứ sẽ do đơn vị cung cấp đảm nhận và không tốn phí.

Khi sử dụng tổng đài nội bộ, doanh nghiệp sẽ cần có nhân sự quản trị hệ thống chuyên dụng cùng với việc phải tốn kinh phí để thuê nhân công khi có nhu cầu thay đổi tính năng của tổng đài hoặc máy nhánh. Trong khi đó, với tổng đài ảo, việc này hoàn toàn ngược lại. Chỉ cần gửi yêu cầu, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện ngay lập tức và hoàn toàn không tính thêm chi phí.

Tổng đài truyền thống yêu cầu phải có nhân viên ngồi tại văn phòng để nghe máy và trả lời. Trong khi đó, dịch vụ tổng đài điện thoại ảo đẩy cuộc gọi trực tiếp tới thiết bị đầu cuối của nhân viên, giúp họ có khả năng trả lời ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời điểm nào.

Giá tổng đài ảo phụ thuộc vào yếu tố gì?

Giá trị dịch vụ luôn thể hiện sự đa dạng với mức phí linh hoạt, điều này tương thích với các nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp. Các mức giá phụ thuộc vào những yếu tố sau:

• Số lượng máy nhánh: Thường thì các gói dịch vụ phổ biến đi kèm với máy nhánh từ 10, 20, 30, 40 hoặc thậm chí nhiều hơn. Điều này sẽ tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
• Số lượng cuộc gọi đồng thời: Mỗi đầu máy nhánh cho phép nhân viên tổng đài xử lý cùng một lúc nhiều cuộc gọi từ khách hàng.
• Chi phí bổ sung: Những khoản phí bổ sung thường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, bao gồm việc quản lý cước, gia hạn thời gian lưu file ghi âm, tăng dung lượng lưu trữ, hoặc tích hợp với các ứng dụng qua API.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Tính năng này ảnh hưởng đáng kể đến giá dịch vụ tổng đài ảo, thể hiện mức độ hỗ trợ và chăm sóc dành cho khách hàng.

Tổng đài ảo đem lại sự hiệu quả và tiết kiệm cho doanh nghiệp. Với tích hợp các tính năng hiện đại, giúp quản lý cuộc gọi và tương tác khách hàng dễ dàng. Sự linh hoạt và tiện ích của tổng đài ảo đã tạo nên môi trường kinh doanh chuyên nghiệp và hiệu suất cao.