Chữ ký số – 2 cách ký chữ ký số trên file pdf online đơn giản

Ngày cập nhật :03/01/2025

Việc áp dụng chữ ký số lên tài liệu PDF là một phương pháp quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của các văn bản điện tử.

Để giúp người dùng thực hiện quy trình này một cách dễ dàng và chính xác, bài viết sau sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ký chữ ký số bằng hai phần mềm phổ biến là Adobe Reader và Foxit Reader.

Cách Ký Chữ Ký Số Trên File PDF Bằng Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader là một ứng dụng mạnh mẽ cho phép người dùng không chỉ đọc tài liệu PDF mà còn thực hiện các thao tác chỉnh sửa và ký số. Dưới đây là các bước chi tiết để ký chữ ký số trên tài liệu PDF sử dụng Adobe Reader:

1. Mở Tài Liệu PDF: Bắt đầu bằng việc mở tài liệu PDF mà bạn muốn ký số.
2. Chọn Biểu Tượng Ký Số: Trên thanh công cụ của Adobe Acrobat Reader, chọn biểu tượng ký số và sau đó chọn “Sign this document”.
3. Giao Diện Ký Số: Màn hình sẽ chuyển sang giao diện “Sign Document”. Nhấn “Next” để tiếp tục.
4. Tạo Khung Chữ Ký: Kéo chuột để tạo một khung chữ ký tại vị trí bạn muốn trong tài liệu PDF. Sau đó, màn hình sẽ hiển thị cửa sổ “Apply Digital Signature – Digital ID Selection”. Chọn dữ liệu tên người ký và nhấn “OK”.
5. Lý Do Ký: Trên cửa sổ “Apply Signature to Document”, ghi lý do ký vào phần “Reason for Signing Document” và nhấn “OK”.
6. Nhập Mã PIN: Nhập mã PIN vào cửa sổ “User PIN Verification” và nhấn “OK”.
7. Kiểm Tra Chữ Ký: Tại vị trí đã chọn trong tài liệu, chữ ký số sẽ hiển thị với thông tin chi tiết về người ký. Di chuột qua chữ ký để xem dòng “Valid signature”, cho biết chữ ký số đã được xác thực và quy trình ký đã hoàn thành.
8. Kiểm Tra Lại: Để kiểm tra lại thông tin liên quan đến chữ ký số, chọn tab “Signature” ở thanh công cụ bên trái màn hình.

Cách Ký Chữ Ký Số Trên File PDF Bằng Foxit Reader

Foxit Reader cũng là một ứng dụng mạnh mẽ và phổ biến cho phép người dùng đọc và ký số trên tài liệu PDF. Dưới đây là các bước để ký chữ ký số bằng Foxit Reader:

1. Mở Tài Liệu PDF: Mở tài liệu PDF mà bạn muốn ký số bằng Foxit Reader.
2. Chọn “Sign & Certify”: Trên thanh công cụ, vào mục “Protect”, chọn “Sign & Certify” và nhấn “Place Signature…”.
3. Tạo Khung Chữ Ký: Di chuột đến vị trí cần ký trong tài liệu và kéo chuột để tạo một khung chữ ký. Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ “Sign Document”, nhấn “Sign” để tiếp tục.
4. Lưu Tài Liệu: Chọn vị trí lưu tài liệu đã ký và nhập tên tệp theo mong muốn.
5. Nhập Mã PIN: Nhập mã PIN của USB Token vào cửa sổ yêu cầu và chọn “Đăng nhập”.
6. Kiểm Tra Chữ Ký: Sau khi ký số thành công, chữ ký số sẽ hiển thị trong khung đã tạo. Người dùng có thể kiểm tra thông tin chữ ký số bằng cách chọn “Manage digital signatures” trên thanh công cụ bên trái màn hình.

Việc biết cách ký chữ ký số trên file PDF là vô cùng quan trọng để bảo vệ tính bảo mật và xác thực của các tài liệu điện tử.

Với hướng dẫn chi tiết và rõ ràng trên, người dùng có thể dễ dàng thực hiện quy trình này bằng các phần mềm như Adobe Reader và Foxit Reader. Đây cũng là một bước quan trọng để tạo sự tin cậy trong giao dịch và quản lý tài liệu điện tử trong tương lai.