Quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật

07/07/2024

Ngày cập nhật :03/01/2025

Việc xuất hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các quy định mới về hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC đã cập nhật nhiều nội dung quan trọng về hóa đơn điện tử như lộ trình bắt buộc triển khai, quy định về mẫu số hóa đơn, xử lý hóa đơn có sai sót và cách xuất hóa đơn điện tử. Đặc biệt, quy định về cách xuất hóa đơn điện tử là điều mà rất nhiều doanh nghiệp và khách hàng quan tâm.

Khi nào cần phải xuất hóa đơn điện tử?

Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều ưu điểm và tiện ích hơn so với hóa đơn giấy, nhưng vẫn có những trường hợp cụ thể mà việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy là cần thiết. Các trường hợp này bao gồm:

Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Khi cơ quan chức năng yêu cầu xác minh xuất xứ và nguồn gốc hàng hóa qua giấy tờ chứng minh.
Tạo sự tin tưởng cho khách hàng: Đôi khi, khách hàng có nhu cầu nhận được giấy tờ chứng minh nguồn gốc và giao dịch để đảm bảo tính xác thực của giao dịch.
Hỗ trợ công tác kiểm tra và kiểm soát hàng hóa: Khi cần tiến hành kiểm tra và kiểm soát hàng hóa đã giao dịch, hóa đơn giấy có thể dễ dàng sử dụng làm căn cứ cho quá trình này.
Yêu cầu của các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp: Một số quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp có thể yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy cho mục đích ghi chép, theo dõi, hoặc lưu trữ.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy trong các trường hợp trên giúp đảm bảo tính xác thực, tuân thủ các quy định của pháp luật và đáp ứng nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.

Các quy định cơ bản khi xuất hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có những quy định cơ bản như sau:

Về cách đặt tên trên hóa đơn điện tử

Tùy thuộc vào mục đích cụ thể của hóa đơn, nó có thể được đặt tên khác nhau, tuân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Ví dụ, có thể là hóa đơn bán hàng, hóa đơn thuế GTGT, tem, phiếu xuất kho, hoặc tên khác tương tự tùy thuộc vào mục đích sử dụng của nó.

Về ký hiệu dành cho mẫu số hóa đơn

Trên hóa đơn điện tử sử dụng hai loại ký hiệu chính: ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu số hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phân biệt loại hóa đơn dựa trên các con số tự nhiên từ 1 đến 6, đại diện cho các loại hóa đơn như GTGT, bán hàng, bán tài sản công, mặt hàng dự trữ của quốc gia, vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu, thẻ điện tử, chứng từ điện tử hoặc các loại giấy tờ khác.

Về ký hiệu của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử sử dụng một ký hiệu đặc biệt gồm 6 ký tự, sử dụng để thể hiện thông tin về loại hóa đơn và có hay không có mã cơ quan thuế. Mỗi ký tự trong 6 ký tự này có quy định cụ thể để xác định loại hóa đơn và mục đích sử dụng của nó.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm

Phần mềm MobiFone Invoice cung cấp một giải pháp hiệu quả cho việc xuất hóa đơn điện tử theo các quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

Truy cập phần hệ “Hóa đơn” và chọn “Lập hóa đơn,” sau đó chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTKT).”
Điền thông tin hóa đơn, bao gồm: ngày lập, mẫu số, mã tiền, hình thức thanh toán, thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), và chi tiết hóa đơn (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất).
Nhấn “Lưu” sau khi điền thông tin. Hóa đơn sẽ được lưu trong danh sách hóa đơn với trạng thái “Chờ ký.”

Bước 2: Ký hóa đơn điện tử

Vào danh sách hóa đơn và chọn hóa đơn có trạng thái “Chờ ký.”
Nhấn “Ký hóa đơn,” cắm USB token vào khe USB và nhập mã pin USB token để ký hóa đơn. Hệ thống sẽ tự động kết nối với USB token và ký hóa đơn. Sau khi ký, hóa đơn chuyển sang trạng thái “Đã ký.”

Bước 3: Gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử

Chọn hóa đơn và gửi qua email cho khách hàng bằng cách truy cập phần “Chứng từ điện tử” trong hóa đơn.
Hệ thống sẽ tự động gửi email kèm theo hóa đơn đến khách hàng. Hóa đơn cũng được lưu trong hệ thống để dễ dàng tra cứu và quản lý.

Việc xuất hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật là một quy trình quan trọng và cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Thực hiện đúng các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP giúp đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và thuận tiện trong quản lý thuế và các hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm MobiFone Invoice cung cấp một giải pháp hiệu quả cho việc xuất hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các bước từ lập đến gửi và lưu trữ hóa đơn.