Ngày cập nhật :03/01/2025

Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo đúng quy định? Giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong vòng 10 năm.

Điều này giúp người sử dụng dễ dàng tra cứu khi cần và sẵn sàng trình cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra.

Để biết cách lưu trữ hóa đơn điện tử một cách đúng chuẩn và thuận tiện cho việc rà soát, hãy theo dõi bài viết dưới đây. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật.

Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?

Khác với hóa đơn giấy chỉ có 1 bản giấy thể hiện và có giá trị pháp lý. Còn hóa đơn điện tử thì bao gồm 2 dạng file luôn đi cùng nhau là file PDF và file XML. Trong đó, chỉ có file XML là có giá trị pháp lý (khi chưa bị sửa đổi).

Còn file PDF chỉ là bản thể hiện nhưng lại giúp người dùng xem và in ra bản giấy (nếu cần). Người dùng cần lưu cả 2 file này vào các thiết bị ngoài như USB, đĩa CD… để đề phòng khi máy tính có sự cố và không bị mất dữ liệu. 

Sau đây là cách giúp các bạn lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra an toàn, bảo mật.

Lưu trữ hóa đơn đầu vào

Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào với hóa đơn điện tử đầu vào là những hóa đơn mà bạn nhận được từ các bên đối tác gửi qua email. Để lưu trữ hóa đơn đầu vào, bạn có thể chọn một trong các cách sau.

• Cách 1: Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Với hóa đơn điện tử bạn chủ yếu nhận hóa đơn từ đối tác qua email. Để tránh bị nhầm lẫn với các thư khác và giúp người dùng kiểm soát hóa đơn đầu vào tốt hơn thì lập một email mới chỉ nhận hóa đơn là điều cần thiết. 

Bước 1: Bạn lập một email mới cho doanh nghiệp

Bước 2: Thông báo với các đối tác về email mới và báo khách hàng khi xuất hóa đơn thì gửi vào email mới này.

Bước 3: Hóa đơn điện tử khi được gửi vào email mới, bạn sẽ tải cả file PDF và XML về máy tính.

Bước 4: Lưu hóa đơn điện tử đầu vào ở riêng một thư mục và lưu theo tháng/quý hoặc tên nhà cung cấp để dễ theo dõi, tìm kiếm khi cần.

• Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Đây là phương pháp lưu theo truyền thống, khá tốn kém chi phí in ấn. Theo phương pháp này thì hóa đơn điện tử in ra bản giấy chỉ có tác dụng giúp kế toán hạch toán thuận tiện còn file PDF và file XML vẫn cần tải về và lưu trữ vào ổ máy tính, tránh trường hợp bị mất email.  

Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn đầu vào. 

Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử được bên đối tác gửi. Chọn vào file PDF.

Bước 3: Sau đó, nhấn in để in ra bản giấy.

• Cách 3: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Lưu trữ hóa đơn điện tử trên một Folder trong máy tính hoặc google Drive cũng là một gợi ý hay. Bởi việc lưu trữ này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng mất dữ liệu hóa đơn điện tử. Bạn cần lưu hóa đơn điện tử theo thời gian, theo nhà cung cấp hoặc một tiêu chí nhất định để dễ dàng tìm kiếm khi cần.  

Bước 1: Bạn vào email nhận hóa đơn đầu vào. 

Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử mua vào.

Bước 3: Sau đó, tải file PDF, XML và lưu trữ vào Folder hoặc Drive nhất định.

• Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê Excel

Thông thường các kế toán khá quen thuộc với việc sử dụng excel và bạn có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên ứng dụng này. 

Bước 1: Bạn lập một file excel với tiêu đề hóa đơn đầu vào theo tháng/quý. Các dòng là từng hóa đơn, còn cột sẽ là những nội dung như: STT, Bên mua, Ngày xuất hóa đơn, Link hóa đơn,…

Bước 2: Đăng nhập vào email nhận hóa đơn đầu vào.

Bước 3: Sau đó, vào từng hóa đơn điện tử, copy link mã tra cứu hóa đơn.

Bước 4: Dán từng link tra cứu hóa đơn điện tử vào dòng tương ứng với các thông tin.

• Cách 5: Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào được coi là giải pháp tối ưu nhất hiện nay. Ứng dụng này sẽ giúp bạn quản lý và lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, đơn giản. Cùng với việc tích hợp lên hệ thống kế toán, bạn sẽ không mất nhiều thời gian nhập tay hạch toán hóa đơn vào phần mềm. 

Bước 1: Bạn lập một email nhận hóa đơn điện tử.

Bước 2: Đăng ký với nhà cung cấp về việc sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào.

Bước 3: Nhà cung cấp sẽ cài đặt ứng dụng vào máy tính và tự động cập nhật thông tin khi có hóa đơn đầu vào mới lên phần mềm kế toán.

• Cách 6: Lưu trữ trên các thiết bị ngoài như USB, CD…

Để hạn chế việc mất dữ liệu hóa đơn điện tử do máy tính hỏng thì bạn có thể sử dụng cách lưu trữ hóa đơn trên thiết bị ngoài. Nếu bạn càng lưu hóa đơn trên nhiều thiết bị thì càng hạn chế được tình trạng mất hóa đơn.  

Bước 1: Bạn đăng nhập vào email nhận hóa đơn do bên bán gửi.

Bước 2: Bạn truy cập vào từng hóa đơn và thực hiện tải file PDF, XML.

Bước 3: Bạn lưu cả 2 file của hóa đơn điện tử vào các thiết bị ngoài như USB, CD…

Lưu trữ hóa đơn đầu ra

Vậy thì hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào với hóa đơn điện tử đầu ra?

Thì đây trước tiên các hóa đơn điện tử đầu ra là các hóa đơn do bên doanh nghiệp lập và xuất gửi đối tác. Đối với hóa đơn đầu ra, việc lưu trữ được thực hiện dễ hơn bởi hóa đơn của bạn đã được lưu trữ ngay trên ứng dụng hóa đơn điện tử. Ngay khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống.

Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, bạn nên kết xuất dữ liệu hóa đơn điện tử và nén lại dưới dạng zip lưu vào trong ổ cứng. Khi cần thiết bạn chỉ cần vào phần mềm hóa đơn điện tử xem hoặc in ra để theo dõi, kiểm tra.

Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn một trong các cách lưu như hóa đơn đầu vào như: lưu trên bảng kê excel, lưu trên một Folder trên máy tính hoặc Drive,… để đề phòng hoặc xem lại thuận tiện khi cần.

Kết luận

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và tiện lợi cho việc tra cứu và kiểm tra của cơ quan thuế. Với những hướng dẫn chi tiết từ cách lưu trữ trên email, máy tính, phần mềm chuyên dụng đến các thiết bị ngoài như USB, CD, bạn hoàn toàn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, tăng cường bảo mật mà còn hỗ trợ quá trình quản lý tài chính hiệu quả hơn. Hãy đảm bảo tuân thủ quy định và áp dụng những phương pháp lưu trữ phù hợp để công việc của bạn trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Tham thảo thêm tại MobiFone Invoice để xem thông tin chi tiết