Có Thể Chuyển Đổi Hợp Đồng Điện Tử Sang Văn Bản Giấy Không?
Ngày cập nhật :03/01/2025
Vậy, hợp đồng điện tử có thể chuyển đổi sang văn bản giấy không và cách chuyển đổi như thế nào?
1. Lý do cần chuyển sang bản giấy
Chuyển đổi từ hợp đồng điện tử sang văn bản giấy là quá trình chuyển đổi từ định dạng file điện tử sang định dạng hợp đồng giấy thông thường. Về cơ bản, tính pháp lý của hợp đồng điện tử đã được công nhận tại Điều 34 của Luật Giao dịch điện tử, cho phép nó thay thế hợp đồng giấy, tạo thuận lợi cho việc quản lý và tra cứu. Tuy nhiên, trong thực tế, đôi khi vẫn cần chuyển đổi hợp đồng điện tử ra hợp đồng giấy, chẳng hạn như khi làm việc với ngân hàng hoặc cơ quan thuế, bạn nên chuẩn bị sẵn hợp đồng giấy phòng trường hợp được yêu cầu bổ sung.
2. Hợp đồng điện tử có thể chuyển đổi sang văn bản giấy không?
Để biết liệu hợp đồng điện tử có thể chuyển đổi sang văn bản giấy, cần hiểu rõ quy định về chứng từ gốc. Khoản 8, Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công vụ lưu trữ tài liệu văn thư. Theo đó, bản gốc hay văn bản gốc là chứng từ có nội dung hoàn thiện, thể hiện dưới dạng văn bản giấy hoặc tài liệu số. Mỗi hợp đồng phải có chữ ký (ký bằng bút vào văn bản giấy) hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền ký lên văn bản. Điều này đồng nghĩa hợp đồng điện tử có đầy đủ tính pháp lý như văn bản gốc.
Khoản 9 của cùng nghị định cũng nêu rõ văn bản gốc là văn bản đã hoàn thiện về nội dung và định dạng, kèm theo chữ ký của người có thẩm quyền, như giám đốc hoặc thủ trưởng cơ quan. Khi văn bản gốc có chữ ký của người có thẩm quyền được photo, bản photo phải kèm theo chữ ký và con dấu.
Khoản 5 Điều 18 của nghị định này cũng quy định rõ về các thành phần văn bản kèm chữ ký số của người có thẩm quyền. Cụ thể, bản chính có thể được in ra từ văn bản kèm chữ ký số nhưng phải kèm theo chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền. Từ những phân tích trên, hợp đồng điện tử hoàn toàn có thể chuyển đổi sang dạng văn bản giấy, với điều kiện phải kèm theo đầy đủ chữ ký và con dấu theo quy định. Về mặt pháp lý, cả hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy đều có giá trị như nhau.
3. Cách chuyển từ hợp đồng điện tử ra hợp đồng giấy
Khi cần sử dụng hợp đồng giấy, bạn chỉ cần in từ file hợp đồng điện tử. Quá trình in ấn diễn ra nhanh chóng, tuy nhiên, bản hợp đồng in ra chỉ có giá trị pháp lý nếu kèm theo đầy đủ chữ ký và con dấu của người tham gia hợp đồng. File hợp đồng điện tử thường được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây của nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba. Để đảm bảo tính bảo mật, chỉ các bên tham gia hợp đồng mới có quyền xem và in ấn.
Khi in ấn, cần chú ý bảo mật file, không tiết lộ cho những người không liên quan để thông tin trong hợp đồng không bị lộ, tránh rủi ro không mong muốn.
Quá trình chuyển đổi từ hợp đồng điện tử sang văn bản giấy khá đơn giản và có thể thực hiện như sau:
In hợp đồng điện tử:
Tải file hợp đồng điện tử từ nền tảng lưu trữ (thường là đám mây) và thực hiện in ấn. Đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập và in hợp đồng để đảm bảo tính bảo mật.
Ký và đóng dấu:
Sau khi in hợp đồng, cần có chữ ký trực tiếp và con dấu của các bên tham gia để hợp đồng giấy có giá trị pháp lý. Chữ ký này phải là của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Lưu trữ và bảo mật:
Đảm bảo rằng bản hợp đồng giấy được lưu trữ ở nơi an toàn và bảo mật, tránh bị mất mát hoặc hư hỏng. Đồng thời, không tiết lộ thông tin hợp đồng cho những người không liên quan để tránh rủi ro không mong muốn.
Việc chuyển đổi hợp đồng điện tử sang văn bản giấy là hoàn toàn khả thi và được pháp luật công nhận. Điều quan trọng là phải tuân thủ đầy đủ các quy định về chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khả năng và cách thức chuyển đổi hợp đồng điện tử sang văn bản giấy, cũng như những điều cần lưu ý để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho hợp đồng.
