Ngày cập nhật :03/01/2025

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử nhiều người dùng thường băn khoăn hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?

Thông thường hóa đơn điện tử sẽ không được xuất kèm bảng kê bởi thông tin trên hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh. Tuy nhiên, trên thực tế người dùng vẫn có thể xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê trong một số trường hợp nhất định. Vậy việc hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê có đúng. Hãy tham khảo bài viết sau để lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định.

1. Hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê không?

Thông thường, với hóa đơn điện tử người lập KHÔNG được xuất kèm bảng kê. Vì hóa đơn điện tử không bị giới hạn số dòng, nếu số lượng danh mục hàng hóa/dịch vụ quá nhiều vẫn có thể thể hiện được hết. Với hóa đơn giấy truyền thống, do giới hạn số dòng nên được phép xuất kèm bảng kê trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Khi đó, việc ghi nội dung xuất kèm bảng kê sẽ giúp gói gọn và thể hiện trên hóa đơn giấy.  

Ngoài ra, theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, quy định doanh nghiệp lập danh mục hàng hóa bán ra phải đảm bảo nguyên tắc: “Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”. Như vậy, nếu lập hóa đơn với nội dung kèm bảng kê thì không đảm bảo nguyên tắc truy cập và sử dụng khi hóa đơn được lập hoàn chỉnh; không thể hiện được giao dịch mua bán, cung cấp hàng hóa/dịch vụ.  

Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có một số trường hợp doanh nghiệp được xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê. 

2. Trường hợp doanh nghiệp được xuất hóa đơn kèm bảng kê

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, việc hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê là không đảm bảo nguyên tắc thông tin trên hóa đơn có thể truy cập và sử dụng được. Nhưng trên thực tế vẫn có những trường hợp, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê. Cụ thể: 

Trường hợp hóa đơn điện tử có được xuất kèm bảng kê: 

Được chi cục thuế quản lý đồng ý: Nếu doanh nghiệp/tổ chức thường xuyên xuất hóa đơn với số lượng danh mục, vật tư hàng hóa quá lớn. Khi đó doanh nghiệp có thể giải trình nên cơ quan thuế quản lý để xem xét. Nếu cơ quan thuế đồng ý thì doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn kèm bảng kê để thuận tiện hơn khi lập và xuất hóa đơn. 

Dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh: Khi doanh nghiệp phát sinh các giao dịch mua hàng, cung cấp dịch vụ và phải xuất hóa đơn điện tử đều đặn định kỳ theo ngày/tuần/ tháng và số lượng danh mục dịch vụ/hàng hóa nhiều. Căn cứ theo Khoản 6, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê để liệt kê tất cả các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

Quy định về bảng kê khi xuất kèm hóa đơn điện tử: 

Một số quy định quan trọng về bảng kê kèm hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lưu ý như sau:

• Bảng kê phải được lưu trữ cùng hóa đơn để phục vụ cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đối chiếu khi cần.
• Nội dung khi xuất hóa đơn kèm bảng kê phải ghi chú “kèm theo bảng kê số … ngày … tháng …. năm …”. Để biết rõ hóa đơn này đi cùng với bảng kê nào, giúp kế toán dễ theo dõi và cơ quan kiểm tra dễ kiểm soát hơn. 

• Nội dung bảng kê phải có: Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.
• Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có đầy đủ các nội dung “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải trùng khớp với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
• Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê kèm theo thứ tự bán hàng trong ngày.
• Trên bảng kê phải ghi chú “kèm theo hóa đơn số ……ngày … tháng … năm …”. Để tránh bị nhầm lẫn với bảng kê của hóa đơn khác.

3. Trường hợp không được xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê

Tất cả các trường hợp còn lại (không thuộc 2 trường hợp trên) thì doanh nghiệp/đơn vị/cá nhân không được xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê. Mà cần thể hiện tất cả các danh mục vật tư cụ thể trên hóa đơn điện tử.

Kết luận

Hóa đơn điện tử là công cụ hữu ích trong quản lý giao dịch thương mại điện tử hiện đại, tuy nhiên vấn đề liệu có được xuất kèm bảng kê hay không vẫn là một điều đáng bàn và cần phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Thông thường, hóa đơn điện tử không được xuất kèm bảng kê để đảm bảo tính hoàn chỉnh và sự truy cập dễ dàng của thông tin.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp có thể được phép xuất hóa đơn điện tử kèm bảng kê sau khi được sự đồng ý của cơ quan thuế quản lý. Điều này giúp cho quá trình lập và kiểm soát hóa đơn trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải các giao dịch với số lượng hàng hóa/dịch vụ lớn.

Để biết thêm thông tin chi tiết và cập nhật về quy định hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên tham khảo tại MobiFone Invoice và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.