Ngày cập nhật :03/01/2025

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang nhầm lẫn giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy là một loại hóa đơn.

Tuy nhiên đây là hai loại hóa đơn khác nhau.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi vấn đề liên quan tới hóa đơn điện tử chuyển đổi.

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

Căn cứ vào khoản 1 điều 12 của thông tư 32/2011/TT- BTC, quy định về hóa đơn chuyển đổi như sau:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.”

Như vậy, chúng ta có thể hiểu đơn giản về hóa đơn chuyển đổi như sau: 

Hóa đơn điện tử chuyển đổi là hóa đơn được in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật nhằm thực hiện mục đích của bên bán và bên mua.

Các mục đích sử dụng của hóa đơn điện tử chuyển đổi thường gặp bao gồm:

• Chứng minh nguồn gốc của hàng hóa hữu hình khi lưu thông trên thị trường.
• Lưu trữ chứng từ kế toán mà Luật kế toán quy định.

Việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy pháp đáp ứng 3 điều kiện:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải chính xác và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi có ký hiệu riêng xác nhận.
• Trên mỗi hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện kèm theo thời điểm chuyển đổi.
• Dù có sử dụng với mục đích gì thì hóa đơn điện tử chuyển đổi vẫn phải được đóng dấu và xác nhận của công ty để đảm bảo tính chính xác.

2. Nguyên tắc khi in hóa đơn điện tử chuyển đổi

Tại điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định rõ về nguyên tắc khi in hóa đơn chuyển đổi: 

“Điều 7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy.

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

Bên cạnh đó căn cứ theo khoản 1 điều 12 của thông tư 32/2011/TT- BTC có quy định thêm về nguyên tắc khi chuyển đổi:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.”

Do đó, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải khớp về nội dung, và chỉ được in chuyển đổi 1 lần. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Về cơ bản, hóa đơn chuyển đổi cần đảm bảo 3 điều kiện: Đảm bảo chính xác và đầy đủ về nội dung, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, ký hiệu riêng. Khi đảm bảo những nguyên tắc và điều kiện trên thì hóa đơn điện tử chuyển đổi mới có tính pháp lý

Kết luận 

Hóa đơn điện tử chuyển đổi là giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp trong việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định pháp luật. Để hóa đơn điện tử chuyển đổi có tính pháp lý, cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc về nội dung, ký hiệu riêng và chữ ký người thực hiện chuyển đổi.

Bằng cách hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tăng cường hiệu quả quản lý và lưu trữ hóa đơn. Hãy áp dụng những kiến thức này để quản lý hóa đơn điện tử một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Xem thêm những thông tin chi tiết về giải pháp số đặc biệt là hóa đơn điện tử tại giaiphapsohanoi.mobifone.