14 Kiến thức Excel cơ bản trọn bộ người mới nên xem
Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính mạnh mẽ và phổ biến được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như kinh doanh, tài chính, khoa học và giáo dục. Nó cung cấp một môi trường trực quan để tổ chức, tính toán và phân tích dữ liệu. Với Excel, bạn có thể quản lý danh sách, bảng tính, tạo báo cáo, thực hiện các phép tính phức tạp và nhiều ứng dụng khác. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một giới thiệu excel cơ bản , hướng dẫn bạn làm quen với các tính năng chính và cách sử dụng chúng để tăng hiệu quả công việc.
Kiến thức Excel cơ bản – Làm quen với giao diện và các thành phần chính
Giao diện của Microsoft Excel được thiết kế để dễ sử dụng và trực quan, phù hợp với người dùng mới bắt đầu. Nó bao gồm các thành phần chính sau:
Thanh tiêu đề
Thanh tiêu đề nằm ở đầu cửa sổ Excel, hiển thị tên file đang mở, nút điều khiển cửa sổ (như thu nhỏ, phóng to, đóng cửa sổ) và biểu tượng của ứng dụng.
Thanh công cụ truy cập nhanh
Thanh công cụ truy cập nhanh nằm ngay bên cạnh thanh tiêu đề, chứa các nút lệnh thông dụng như lưu file, mở file, in ấn, sao chép, dán và nhiều hơn nữa. Bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ này theo nhu cầu của mình.
Thanh Ribbon
Thanh Ribbon là một dải băng nằm ngay dưới thanh công cụ truy cập nhanh, chứa các tab khác nhau với các lệnh và tính năng tương ứng. Mỗi tab được chia thành các nhóm lệnh, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các chức năng.
| Tab | Chức năng chính |
|---|---|
| File | Quản lý file, in ấn, lưu file, đóng file, tạo file mới, mở file |
| Home | Định dạng văn bản, căn chỉnh, màu chữ, màu nền, kiểu chữ, kích thước chữ, sắp xếp dữ liệu, lọc dữ liệu |
| Insert | Chèn hình ảnh, biểu đồ, bảng, hình dạng, văn bản, ký hiệu |
| Page Layout | Thiết lập bố cục trang in, hướng giấy, lề, nền trang, in header/footer |
| Formulas | Sử dụng công thức, hàm, toán tử, phép tính |
| Data | Sắp xếp, lọc, phân tích dữ liệu, kiểm tra lỗi |
| Review | Chỉnh sửa, kiểm tra chính tả, thêm chú thích |
| View | Thay đổi chế độ hiển thị, zoom, hiển thị các thanh công cụ |
Thanh trạng thái
Thanh trạng thái nằm ở cuối cửa sổ Excel, hiển thị thông tin về trạng thái hoạt động, nội dung ô hiện tại và các tùy chọn.
Bảng tính
Bảng tính là phần chính của Excel, được chia thành các cột (được đánh dấu bằng chữ cái) và hàng (được đánh dấu bằng số). Mỗi ô (cell) là giao điểm của một cột và một hàng, nơi bạn nhập dữ liệu và thực hiện các phép tính.
Hộp tên
Hộp tên nằm bên cạnh thanh công cụ truy cập nhanh, hiển thị địa chỉ của ô được chọn. Ví dụ, nếu bạn chọn ô ở cột A, hàng 1, hộp tên sẽ hiển thị “A1”.
Nhập dữ liệu và định dạng
Nhập dữ liệu vào ô
Để nhập dữ liệu vào ô, bạn chỉ cần nhấp chuột vào ô đó và nhập thông tin mong muốn. Dữ liệu có thể là văn bản, số, ngày tháng, giờ, công thức, hàm hoặc hình ảnh.
Định dạng ô
Sau khi nhập dữ liệu, bạn có thể định dạng ô để thay đổi kiểu chữ, màu chữ, màu nền, căn chỉnh, kích thước chữ, font chữ, kiểu chữ in đậm, nghiêng, gạch chân, …
Cách định dạng ô:
- Chọn ô hoặc vùng ô cần định dạng.
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “Home”.
- Trong nhóm “Font”, bạn có thể thay đổi kiểu chữ, màu chữ, màu nền, kích thước chữ, kiểu chữ in đậm, nghiêng, gạch chân, …
- Trong nhóm “Alignment”, bạn có thể căn chỉnh văn bản, thay đổi hướng văn bản, thêm khoảng cách giữa các dòng văn bản.
- Trong nhóm “Number”, bạn có thể thay đổi định dạng số, hiển thị số thập phân, thêm ký hiệu tiền tệ, …
Sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ
Thanh công cụ của Excel cung cấp các nút lệnh thông dụng như:
- Save: Lưu file
- Open: Mở file
- Print: In file
- Cut: Cắt dữ liệu
- Copy: Sao chép dữ liệu
- Paste: Dán dữ liệu
- Undo: Hoàn tác thao tác trước
- Redo: Làm lại thao tác trước
- Find & Select: Tìm kiếm và chọn dữ liệu
- Format Painter: Sao chép định dạng từ ô này sang ô khác
Công thức và phép tính cơ bản
Sử dụng công thức
Công thức trong Excel được sử dụng để thực hiện các phép tính và phân tích dữ liệu. Mọi công thức đều bắt đầu bằng dấu bằng (=) và sử dụng các toán tử toán học cơ bản:
| Toán tử | Mô tả |
|---|---|
| + | Cộng |
| – | Trừ |
| * | Nhân |
| / | Chia |
| ^ | Lũy thừa |
| % | Phần trăm |
Ví dụ:
- =A1+B1: Cộng giá trị của ô A1 với giá trị của ô B1.
- =A1*B1: Nhân giá trị của ô A1 với giá trị của ô B1.
- =A1/B1: Chia giá trị của ô A1 cho giá trị của ô B1.
- =A1^2: Lũy thừa 2 của giá trị ô A1.
- =A1*10%: Tính 10% của giá trị ô A1.
Sử dụng các hàm cơ bản
Các hàm trong Excel là các công thức được định sẵn, giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp một cách dễ dàng. Dưới đây là một số hàm cơ bản:
| Hàm | Mô tả |
|---|---|
| SUM: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi ô. | |
| AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị trong một phạm vi ô. | |
| MAX: Tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi ô. | |
| MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi ô. | |
| COUNT: Đếm số lượng ô có chứa giá trị trong một phạm vi ô. | |
| IF: Kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng. |
Ví dụ:
- =SUM(A1:A10): Tính tổng các giá trị từ ô A1 đến ô A10.
- =AVERAGE(A1:A10): Tính trung bình cộng các giá trị từ ô A1 đến ô A10.
- =MAX(A1:A10): Tìm giá trị lớn nhất trong các giá trị từ ô A1 đến ô A10.
- =MIN(A1:A10): Tìm giá trị nhỏ nhất trong các giá trị từ ô A1 đến ô A10.
- =COUNT(A1:A10): Đếm số lượng ô có chứa giá trị trong các ô từ A1 đến A10.
- =IF(A1>10,”Lớn hơn 10″,”Nhỏ hơn hoặc bằng 10″): Kiểm tra xem giá trị ô A1 có lớn hơn 10 hay không, trả về “Lớn hơn 10” nếu đúng, ngược lại trả về “Nhỏ hơn hoặc bằng 10”.
Làm việc với các hàm cơ bản
Sử dụng hàm SUM
Hàm SUM được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi ô.
Cách sử dụng:
- Chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Gõ dấu bằng (=) vào ô đó.
- Nhập hàm SUM:
=SUM( - Chọn phạm vi ô bạn muốn tính tổng.
- Nhập dấu ngoặc đóng ( ) và nhấn Enter.
Ví dụ:
Để tính tổng giá trị từ ô A1 đến ô A10, bạn sẽ sử dụng công thức =SUM(A1:A10).
Sử dụng hàm AVERAGE
Hàm AVERAGE được sử dụng để tính trung bình cộng các giá trị trong một phạm vi ô.
Cách sử dụng:
- Chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Gõ dấu bằng (=) vào ô đó.
- Nhập hàm AVERAGE:
=AVERAGE( - Chọn phạm vi ô bạn muốn tính trung bình cộng.
- Nhập dấu ngoặc đóng ( ) và nhấn Enter.
Ví dụ:
Để tính trung bình cộng các giá trị từ ô A1 đến ô A10, bạn sẽ sử dụng công thức =AVERAGE(A1:A10).
Sử dụng hàm MAX
Hàm MAX được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất trong một phạm vi ô.
Cách sử dụng:
- Chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Gõ dấu bằng (=) vào ô đó.
- Nhập hàm MAX:
=MAX( - Chọn phạm vi ô bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.
- Nhập dấu ngoặc đóng ( ) và nhấn Enter.
Ví dụ:
Để tìm giá trị lớn nhất trong các giá trị từ ô A1 đến ô A10, bạn sẽ sử dụng công thức =MAX(A1:A10).
Sử dụng hàm MIN
Hàm MIN được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi ô.
Cách sử dụng:
- Chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Gõ dấu bằng (=) vào ô đó.
- Nhập hàm MIN:
=MIN( - Chọn phạm vi ô bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.
- Nhập dấu ngoặc đóng ( ) và nhấn Enter.
Ví dụ:
Để tìm giá trị nhỏ nhất trong các giá trị từ ô A1 đến ô A10, bạn sẽ sử dụng công thức =MIN(A1:A10).
Sử dụng hàm COUNT
Hàm COUNT được sử dụng để đếm số lượng ô có chứa giá trị trong một phạm vi ô.
Cách sử dụng:
- Chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Gõ dấu bằng (=) vào ô đó.
- Nhập hàm COUNT:
=COUNT( - Chọn phạm vi ô bạn muốn đếm số lượng ô có chứa giá trị.
- Nhập dấu ngoặc đóng ( ) và nhấn Enter.
Ví dụ:
Để đếm số lượng ô có chứa giá trị trong các ô từ A1 đến A10, bạn sẽ sử dụng công thức =COUNT(A1:A10).
Sử dụng hàm IF
Hàm IF được sử dụng để kiểm tra điều kiện và trả về kết quả tương ứng.
Cách sử dụng:
- Chọn ô bạn muốn hiển thị kết quả.
- Gõ dấu bằng (=) vào ô đó.
- Nhập hàm IF:
=IF( - Nhập điều kiện cần kiểm tra.
- Nhập giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- Nhập giá trị trả về nếu điều kiện sai.
- Nhập dấu ngoặc đóng ( ) và nhấn Enter.
Ví dụ:
Để kiểm tra xem giá trị ô A1 có lớn hơn 10 hay không, trả về “Lớn hơn 10” nếu đúng, ngược lại trả về “Nhỏ hơn hoặc bằng 10”, bạn sẽ sử dụng công thức:
=IF(A1>10,"Lớn hơn 10","Nhỏ hơn hoặc bằng 10")
Sắp xếp, lọc và phân tích dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu giúp bạn sắp xếp các hàng dữ liệu theo một cột cụ thể theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
Cách sắp xếp dữ liệu:
- Chọn cột bạn muốn sắp xếp.
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “Data”.
- Trong nhóm “Sort & Filter”, nhấp vào nút “Sort”.
- Trong hộp thoại “Sort”, chọn cột bạn muốn sắp xếp và kiểu sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần).
- Nhấn OK.
Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu giúp bạn hiển thị chỉ những hàng dữ liệu đáp ứng một tiêu chí nhất định.
Cách lọc dữ liệu:
- Chọn cột bạn muốn lọc.
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “Data”.
- Trong nhóm “Sort & Filter”, nhấp vào nút “Filter”.
- Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện ở đầu cột.
- Nhấp vào danh sách thả xuống và chọn tiêu chí lọc.
- Nhấn OK.
Phân tích dữ liệu
Excel cung cấp nhiều công cụ để phân tích dữ liệu, giúp bạn tìm hiểu xu hướng, tìm ra mối liên quan giữa các dữ liệu, …
Một số công cụ phân tích dữ liệu phổ biến:
- Pivot Table: Tạo bảng tổng hợp dữ liệu từ bảng nguồn.
- Pivot Chart: Tạo biểu đồ từ bảng tổng hợp dữ liệu.
- Data Analysis Tools: Cung cấp các công cụ phân tích thống kê như hồi quy, tương quan, …
- Power Pivot: Phân tích dữ liệu lớn và tạo các mô hình dữ liệu phức tạp.
Tạo biểu đồ và biểu diễn dữ liệu
Tạo biểu đồ
Biểu đồ giúp bạn trực quan hóa dữ liệu và trình bày thông tin một cách dễ hiểu.
Cách tạo biểu đồ:
- Chọn phạm vi ô dữ liệu bạn muốn sử dụng để tạo biểu đồ.
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “Insert”.
- Trong nhóm “Charts”, chọn loại biểu đồ bạn muốn tạo.
- Biểu đồ sẽ được tạo và hiển thị trên bảng tính.
Tùy chỉnh biểu đồ
Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với nhu cầu của mình bằng cách thay đổi kiểu biểu đồ, màu sắc, chú thích, tiêu đề, …
Cách tùy chỉnh biểu đồ:
- Nhấp chuột phải vào biểu đồ.
- Chọn “Format Chart Area” hoặc “Format Data Series”.
- Thay đổi các tùy chọn trong hộp thoại “Format Chart Area” hoặc “Format Data Series”.
In ấn và xuất file
In ấn bảng tính
Cách in bảng tính:
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “File”.
- Chọn “Print”.
- Chọn các tùy chọn in, chẳng hạn như số trang in, phạm vi in, hướng giấy, lề, …
- Nhấn “Print” để in.
Xuất file
Cách xuất file:
- Trên thanh Ribbon, chọn tab “File”.
- Chọn “Save As”.
- Chọn định dạng file bạn muốn xuất, chẳng hạn như XLSX, CSV, PDF, …
- Nhập tên file và đường dẫn lưu file.
- Nhấn “Save”.
Một số mẹo và thủ thuật nâng cao
Sử dụng phím tắt
Sử dụng phím tắt giúp bạn thao tác nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Một số phím tắt phổ biến:
- Ctrl+S: Lưu file
- Ctrl+O: Mở file
- Ctrl+P: In file
- Ctrl+C: Sao chép dữ liệu
- Ctrl+V: Dán dữ liệu
- Ctrl+Z: Hoàn tác thao tác trước
- Ctrl+Y: Làm lại thao tác trước
- Ctrl+F: Tìm kiếm dữ liệu
Sử dụng Excel online
Excel online là phiên bản trực tuyến của Excel, cho phép bạn tạo, chia sẻ và cộng tác trên các bảng tính từ bất kỳ nơi nào, bất kỳ thời điểm nào.
Bạn có thể truy cập Excel online thông qua trình duyệt web hoặc thông qua Microsoft 365 web.
Sử dụng các hàm nâng cao
Excel có rất nhiều hàm nâng cao, giúp bạn thực hiện các phép tính phức tạp hơn, phân tích dữ liệu chuyên sâu hơn. Bạn có thể tìm hiểu và sử dụng các hàm nâng cao thông qua hỗ trợ tài liệu của Excel hoặc bằng cách tìm kiếm trên Internet.
Ứng dụng Excel trong thực tiễn
Excel là một công cụ rất hữu ích trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống, như:
- Quản lý tài chính: Quản lý ngân sách, theo dõi chi tiêu, tạo báo cáo tài chính.
- Kinh doanh: Quản lý khách hàng, theo dõi doanh thu, tạo báo cáo kinh doanh.
- Giáo dục: Tạo bài kiểm tra, điểm danh, quản lý sinh viên.
- Khoa học: Phân tích dữ liệu thực nghiệm, tạo biểu đồ thống kê.
- Cuộc sống hàng ngày: Quản lý danh bạ, lịch công việc, theo dõi sức khỏe.
Kết luận
Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ và đa năng, cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho người dùng trong mọi lĩnh vực. Với kiến thức Excel cơ bản , bạn có thể tổ chức dữ liệu hiệu quả, thực hiện các phép tính phức tạp, phân tích dữ liệu, tạo biểu đồ và biểu diễn dữ liệu một cách trực quan. Bằng cách sử dụng Excel, bạn có thể tăng năng suất và hiệu quả trong công việc và cuộc sống.
