Ngày cập nhật :03/01/2025

Chữ ký số là công cụ quan trọng giúp xác thực và bảo mật các giao dịch điện tử. Tuy nhiên, có những trường hợp mà việc đổi chữ ký số mới là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong các giao dịch.

 Dưới đây là những trường hợp bạn cần xem xét đổi chữ ký số mới.

• Thay đổi tên doanh nghiệp

Trong trường hợp tên doanh nghiệp cần thay đổi nhưng mã số thuế vẫn giữ nguyên thì thông tin trên chữ ký số cũng cần được chỉnh sửa. Lúc này, doanh nghiệp cần chụp lại giấy phép đăng ký kinh doanh và gửi cho nhà cung cấp chữ ký số để được cập nhật và cấp lại chữ ký số mới trong thời gian nhanh nhất.

• Thay đổi người đại diện doanh nghiệp

Nếu vì một lý do nào đó mà tên người đại diện doanh nghiệp không còn giống với đăng ký kinh doanh ban đầu thì không cần phải thay đổi thông tin trên chữ ký số.

Chữ ký số cũng tương tự như con dấu của doanh nghiệp, là chữ ký đại diện cho doanh nghiệp chứ không đại diện cho người ký. Vì vậy, người sử dụng vẫn có thể sử dụng chữ ký số một cách bình thường mà không cần đổi tên người đại diện.

• Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh

Việc địa chỉ đăng ký kinh doanh bị thay đổi cũng sẽ làm thay đổi những thông tin mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế, và tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến cả chữ ký số. Chính vì vậy, khi doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, việc cần làm là liên hệ và gửi ảnh chụp đăng ký kinh doanh mới nhất cho đơn vị cung cấp chữ ký số để được cập nhật một cách nhanh chóng.

• Thay đổi mã số thuế

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hoàn toàn mã số thuế cũ bằng mã số thuế mới, lúc này chữ ký số đang sử dụng sẽ còn không còn hiệu lực. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành mua chữ ký số mới tương ứng với mã số thuế vừa được thay đổi để không làm ảnh hưởng đến công việc.

• Mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán phụ thuộc

Doanh nghiệp vẫn cần mua chữ ký số mới trong trường hợp mở thêm chi nhánh , công ty con hạch toán phụ thuộc. Việc này được dùng để phục vụ nộp tờ khai thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể nộp thuế bằng chữ ký số của công ty mẹ và qua tài khoản nộp thuế của công ty mẹ.

• Mở thêm chi nhánh, công ty con hạch toán phụ thuộc

Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập thì lúc này, công ty con/chi nhánh đó được coi là một doanh nghiệp hoàn toàn mới, không phụ thuộc vào công ty mẹ. Công ty con này sẽ có trách nhiệm nộp tờ khai và nộp thuế riêng biệt nên chắc chắn cần có một chữ ký số riêng để thực hiện nghĩa vụ này. Vì vậy, doanh nghiệp cần mua thêm chữ ký số mới cho mỗi chi nhánh hoặc công ty con hạch toán độc lập mở thêm.

• Thay đổi vốn điều lệ hoặc ngành nghề kinh doanh

Việc vốn điều lệ hay ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bị thay đổi không làm ảnh hưởng đến những thông tin đã được dùng để đăng ký chữ ký số. Vì vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào với chữ ký số.

Trên đây là những trường hợp mà việc đổi chữ ký số mới là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Bằng việc thực hiện các bước đổi chữ ký số phù hợp, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động liên tục và tuân thủ đúng các quy định pháp luật, từ đó đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý kinh doanh.