5 lưu ý khi sử dụng Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

Ngày cập nhật :03/01/2025

Hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động được thực hiện thông qua việc tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ thông điệp dữ liệu bằng phương tiện điện tử.

Từ ngày 01/01/2021, Bộ Luật Lao Động 2019 chính thức có hiệu lực, mang lại nhiều thay đổi quan trọng trong việc quản lý hợp đồng lao động, đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Theo khoản 1 Điều 13 của Bộ Luật Lao Động 2019, hợp đồng lao động được định nghĩa như sau:

Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về công việc có trả lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Nếu hai bên thỏa thuận với tên gọi khác nhưng có nội dung liên quan đến công việc có trả lương, quản lý, điều hành, giám sát của một bên, thì đó vẫn được xem là hợp đồng lao động.

Trong bối cảnh công nghệ số, hợp đồng lao động điện tử được định nghĩa như sau:

Hợp đồng lao động điện tử là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về công việc có trả lương, quy định điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ lao động. Điều này được thực hiện thông qua việc tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ thông điệp dữ liệu bằng phương tiện điện tử.

Phương tiện điện tử bao gồm các công nghệ như điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc các công nghệ tương tự.

Căn Cứ Pháp Lý Của Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

Điều 14 của Bộ Luật Lao Động 2019 quy định về hình thức hợp đồng lao động như sau:

• Hợp đồng lao động cần được lập bằng văn bản và phải có 02 bản, trong đó người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ khi có quy định khác.
• Hợp đồng lao động cũng có thể được lập thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị tương đương như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Do đó, hợp đồng lao động điện tử đảm bảo giá trị pháp lý tương đương như hợp đồng lao động truyền thống. Mọi tranh chấp giữa người sử dụng lao động và người lao động sẽ được giải quyết theo quy định của các luật liên quan, không phụ thuộc vào hình thức hợp đồng mà hai bên đã ký kết.

Đặc Điểm Của Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

1. Luật điều chỉnh: Hợp đồng lao động tuân theo các quy định của Bộ Luật Dân sự 2019, Luật Giao dịch điện tử, Luật Giao kết hợp đồng điện tử, Luật Thương mại điện tử, và Luật Chữ ký điện tử.
2. Quy trình giao kết: Hợp đồng được giao kết thông qua phần mềm ký kết tài liệu trực tuyến, sử dụng chữ ký điện tử, thay vì gặp mặt trực tiếp và ký hợp đồng bằng tay.
3. Điều kiện hợp pháp: Hợp đồng chỉ hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về văn bản điện tử và chữ ký số, theo Luật Giao dịch điện tử 2015. Cụ thể:
   • Nội dung của hợp đồng phải được bảo đảm toàn vẹn từ lần khởi tạo đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và được ký số bởi hai hoặc nhiều bên.
   • Nội dung của hợp đồng được xem là toàn vẹn khi không bị thay đổi, trừ những sửa đổi về hình thức trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
   • Nội dung của hợp đồng phải dễ truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Điều Kiện Để Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Hợp Pháp

Ngoài các điều kiện về nội dung hợp đồng và nguyên tắc ký kết hợp đồng, khi ký kết hợp đồng, cần tuân thủ đầy đủ các điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số. Cụ thể:

• Theo Điều 13 của Luật Giao dịch điện tử 2005, thông điệp dữ liệu chỉ có giá trị như bản gốc khi đáp ứng các điều kiện sau:
  • Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn từ lần khởi tạo đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
  • Nội dung của thông điệp dữ liệu không bị thay đổi, trừ những sửa đổi về hình thức trong quá trình truyền, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu.
  • Nội dung của thông điệp dữ liệu phải dễ truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
• Theo Khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra thông qua việc biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người nhận thông điệp và sử dụng khóa công khai của người ký có thể xác định tính chính xác của thông điệp.

Lưu Ý Khi Sử Dụng 

Mặc dù hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích, vẫn có những thách thức mà doanh nghiệp cần giải quyết để ngăn chặn các rủi ro:

1. Tăng cường nhận thức:
   • Đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rõ về việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử.
   • Tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao nhận thức và sự hiểu biết về quy trình và ưu điểm của hợp đồng lao động điện tử.
2. Hiểu rõ quy định:
   • Cập nhật và nắm rõ các quy định liên quan đến hợp đồng lao động điện tử.
   • Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu suất của hệ thống theo quy định mới.
3. Đầu tư cơ sở hạ tầng và đào tạo nhân sự:
   • Tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ để đảm bảo tính ổn định và an toàn của hệ thống.
   • Đào tạo nguồn nhân lực về công nghệ để họ hiểu rõ và sử dụng hiệu quả hợp đồng lao động điện tử.
4. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín:
   • Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có độ an toàn và bảo mật thông tin cao.
   • Đảm bảo nhà cung cấp phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.
5. Xác thực chứng thư số:
   • Thực hiện kiểm tra định kỳ và xác thực chứng thư số trên hợp đồng lao động điện tử.
   • Tránh sử dụng chứng thư số hết hạn hoặc chứng thư giả để tránh khó khăn trong trường hợp tranh chấp.

Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường tính minh bạch trong quản lý hợp đồng lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố bảo mật thông tin và tuân thủ các quy định pháp lý để tránh các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình sử dụng.