Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Xuất Hóa Đơn Theo Thông Tư 78 Năm 2023

Ngày cập nhật :03/01/2025

Để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi, việc nắm rõ cách lập, ký và gửi hóa đơn điện tử là rất cần thiết. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết .

Các Nguyên Tắc Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử

Việc lập hóa đơn điện tử cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau để đảm bảo đầy đủ thông tin và tính hợp pháp:

• Thông tin hóa đơn: Bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, ký hiệu mẫu số – những thông số này được phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp.
• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) của người bán phải được cập nhật chính xác. Nếu có thay đổi, doanh nghiệp cần báo lại cho nhà cung cấp phần mềm để điều chỉnh.
• Thông tin người mua: Đối với doanh nghiệp, cần đầy đủ tên, địa chỉ và MST. Đối với khách hàng cá nhân, có thể không cần đầy đủ thông tin.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Gồm tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất, tổng số tiền thuế và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế.
• Chữ ký số điện tử của người bán: Đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
• Thời điểm lập và ký hóa đơn: Phải trùng nhau trong cùng một ngày.
• Gửi hóa đơn: Hóa đơn sau khi lập xong phải được gửi cho người mua qua email và lưu trữ theo quy định.

Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử

Dù là hóa đơn cho khách lẻ hay doanh nghiệp, quy trình lập, ký và gửi hóa đơn điện tử đều thực hiện theo các bước sau:

Các Bước Cơ Bản Để Xuất Hóa Đơn Điện Tử

1. Lập hóa đơn: Dựa trên hợp đồng mua bán, lập hóa đơn với đầy đủ thông tin người mua, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và thuế suất trên phần mềm hóa đơn điện tử.
2. Ký hóa đơn: Sử dụng token để ký số hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
3. Gửi hóa đơn: Gửi hóa đơn điện tử đã lập và ký thành công cho người mua qua email đã đăng ký.
4. In hóa đơn (nếu cần): In hóa đơn để lưu trữ cùng các chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản giao hàng, giúp kế toán hạch toán dễ dàng hơn.

Chi Tiết Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Trên MobiFone Invoice

MobiFone Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử được đánh giá cao về tính thân thiện và dễ sử dụng. Sau đây là các bước cụ thể để xuất hóa đơn điện tử trên MobiFone Invoice:

1. Lập hóa đơn điện tử:
   • Bước 1: Truy cập phân hệ “Hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”, chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTKT)”.
   • Bước 2: Điền các thông tin như ngày lập, mẫu số, mã tiền, hình thức thanh toán, thông tin khách hàng (tên, MST, địa chỉ) và chi tiết hóa đơn (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất).
   • Bước 3: Ấn “Lưu”. Hóa đơn sẽ ở trạng thái “Chờ ký”.
2. Ký hóa đơn điện tử:
   • Bước 1: Chọn hóa đơn cần ký ở trạng thái “Chờ ký”, bấm “Ký hóa đơn”.
   • Bước 2: Cắm token vào khe USB, nhập mã pin USB token.
   • Bước 3: Hệ thống sẽ tự động kết nối và ký hóa đơn. Hóa đơn sau khi ký sẽ ở trạng thái “Đã ký”.
3. Gửi hóa đơn điện tử qua email:
   • Bước 1: Chọn hóa đơn cần gửi email, vào phân hệ “Chức năng”, chọn “Gửi email”.
   • Bước 2: Nhập email người nhận. Có thể nhập nhiều email, mỗi email cách nhau bằng dấu “,”.
   • Lưu ý: Có thể thiết lập gửi email tự động trong phần khai báo thông tin hóa đơn.
4. In hóa đơn điện tử để lưu trữ:
   • Bước 1: Chọn hóa đơn cần in, vào phân hệ “Chức năng”, chọn “In chuyển đổi”.
   • Bước 2: Kết nối máy tính với máy in để in hóa đơn ra bản giấy.

Những Lưu Ý Khi Xuất Hóa Đơn Điện Tử

Để đảm bảo quy trình xuất hóa đơn điện tử chính xác và tránh sai sót, cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ trước khi ký: Tránh cắm token khi lập hóa đơn để không ký nhầm hóa đơn chưa kiểm tra kỹ.
• Lập hóa đơn nháp: Gửi cho khách hàng kiểm tra trước khi ký chính thức.
• Không giới hạn số dòng trên hóa đơn: Kê chi tiết từng vật tư hàng hóa, tránh lập hóa đơn theo bảng kê đính kèm.
• Xử lý thuế suất khác nhau: Lập nhiều hóa đơn với mỗi mức thuế suất khác nhau nếu cần thiết.

Việc xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là một quy trình quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ đúng quy định và sử dụng phần mềm MobiFone Invoice, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong việc quản lý hóa đơn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.