Cách Ký Hợp Đồng Điện Tử mới nhất năm 2024

Ngày cập nhật :03/01/2025

Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết từng bước trong quy trình ký kết hợp đồng điện tử theo đúng quy định pháp luật.

Bước 1: Đề Xuất Hợp Đồng Điện Tử

Bước đầu tiên trong quy trình là đề xuất hợp đồng điện tử. Chi tiết cụ thể như sau:

1. Đăng Nhập Vào Hệ Thống Hợp Đồng Điện Tử: Bên đề xuất hợp đồng truy cập vào hệ thống hoặc ứng dụng hợp đồng điện tử bằng tên đăng nhập và mật khẩu của mình.
2. Tạo Dựng Hợp Đồng Điện Tử: Bên đề xuất bắt đầu quá trình bằng cách tạo mới một hợp đồng điện tử trên nền tảng hệ thống. Họ có thể chọn mẫu hợp đồng có sẵn hoặc tạo hợp đồng từ đầu.
3. Điền Thông Tin Chi Tiết: Bên đề xuất sẽ điền đầy đủ thông tin chi tiết về các điều khoản, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên trong hợp đồng. Thông tin này bao gồm mô tả cụ thể về giao dịch, giá trị, thời hạn và các điều khoản liên quan khác.
4. Xác Định Yêu Cầu, Vị Trí Và Chủ Thể Ký Kết: Bên đề xuất sẽ xác định các vị trí cụ thể trong tài liệu hợp đồng cần phải được ký kết, cũng như người hoặc thực thể sẽ ký tên tại các vị trí này.
5. Tiến Hành Ký Kết: Sau khi tất cả thông tin được điền đầy đủ và chính xác, bên đề xuất sẽ ký tên tại các vị trí tương ứng trên hợp đồng điện tử. Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về ngày và giờ ký kết để đảm bảo tính chính xác và tính hợp pháp của hợp đồng.
6. Gửi Hợp Đồng Điện Tử: Khi hợp đồng đã được ký kết bởi bên đề xuất, nó sẽ được gửi thông qua hệ thống hoặc ứng dụng hợp đồng điện tử đến bên thứ hai hoặc đối tác tham gia vào hợp đồng.

Quy trình này giúp tối ưu hóa quá trình ký kết hợp đồng, giảm bớt sai sót và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử.

Bước 2: Phản Hồi Đề Nghị Ký Kết Hợp Đồng Điện Tử

Sau khi nhận được đề xuất hợp đồng, bên được đề xuất sẽ phản hồi như sau:

1. Nhận Thông Báo Email: Bên được đề xuất sẽ nhận được thông báo email tự động về đề xuất hợp đồng từ bên đề xuất. Thông báo này bao gồm liên kết trực tiếp đến hợp đồng điện tử, giúp họ tiếp cận hợp đồng mà không cần đăng nhập vào hệ thống.
2. Kiểm Tra Nội Dung Hợp Đồng: Bên được đề xuất sẽ kiểm tra toàn bộ nội dung của hợp đồng, xem xét các điều khoản, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm được đề xuất.
3. Phản Hồi Và Xác Nhận: Sau khi kiểm tra, bên được đề xuất sẽ quyết định đồng ý hoặc không đồng ý với các điều khoản của hợp đồng. Nếu đồng ý, họ sẽ tiến hành ký số vào hợp đồng để thể hiện sự đồng tình và hoàn tất quy trình ký kết.

Quy trình này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hợp đồng điện tử, đồng thời giúp tối ưu hóa quá trình phản hồi và phê duyệt từ bên được đề xuất.

Bước 3: Thực Hiện Theo Hợp Đồng Điện Tử

Sau khi quy trình ký kết hoàn tất, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận về việc ký kết thành công. Hợp đồng điện tử hợp lệ sẽ được lưu trữ và mã hóa, bảo đảm tính bảo mật và tính chính xác.

Cả hai bên sẽ tiến hành thực hiện các điều khoản và cam kết đã được ghi trong hợp đồng điện tử, bao gồm cung cấp dịch vụ, sản phẩm hoặc thực hiện các hành động cần thiết dựa trên nội dung hợp đồng.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử kết thúc khi các bên hoàn tất việc thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận và các yêu cầu được quy định trong hợp đồng.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình ký kết hợp đồng điện tử, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cho các giao dịch kinh doanh.