Hóa đơn điện tử – Những Điều Cần Biết Khi Hủy Hóa Đơn Điện Tử

Ngày cập nhật :03/01/2025

 Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc đó bằng cách phân tích các quy định hiện hành về hủy hóa đơn điện tử, cùng những lưu ý quan trọng để tránh vi phạm.

Các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 24 Thông tư 28/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp chỉ được phép hủy hóa đơn điện tử trong những trường hợp sau:

1. Thỏa thuận hủy trước khi cơ quan thuế nhận được: Nếu người mua và người bán đạt được thỏa thuận về việc hủy hóa đơn điện tử trước khi cơ quan thuế nhận được bản chính của hóa đơn đó.
2. Sai nội dung hóa đơn: Hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung, dữ liệu ở một hoặc nhiều mục chi tiết dẫn đến sai lệch về số tiền, thuế.
3. Yêu cầu của cơ quan thuế: Khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý thuế.

Việc hủy hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trên để tránh bị xử phạt hành chính.

Trường hợp không được phép hủy hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2, Điều 24 Thông tư 28/2013/TT-BTC, doanh nghiệp không được phép hủy hóa đơn điện tử nếu đã thu đủ tiền theo hóa đơn hoặc người mua đã trả lại hàng hóa, dịch vụ.

Ngoài ra, Điều 10 Thông tư 143/2014/TT-BTC quy định, không được hủy hóa đơn đã xuất cho các tổ chức tài chính, ngân hàng.

Quy trình hủy hóa đơn điện tử

Để hủy hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Tạo yêu cầu hủy hóa đơn: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tạo yêu cầu hủy với thông tin cần thiết như số hóa đơn, ngày phát hành, lý do hủy. Điều này giúp tạo ra hồ sơ lưu trữ làm căn cứ hợp pháp.
2. Ký số yêu cầu: Dùng chữ ký số của doanh nghiệp để ký vào yêu cầu hủy. Việc ký số giúp xác thực tính hợp pháp và đảm bảo tính bảo mật, an toàn của dữ liệu.
3. Gửi yêu cầu tới cơ quan thuế: Gửi yêu cầu đã ký số qua hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan thuế. Đảm bảo yêu cầu được gửi đi đúng thời hạn và đúng cách thức theo quy định.
4. Chờ phản hồi: Đợi phản hồi từ cơ quan thuế. Nếu được đồng ý, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo hủy hóa đơn điện tử thành công. Hóa đơn điện tử sẽ bị xóa khỏi hệ thống và không còn giá trị sử dụng.

Nếu không tuân thủ đúng quy trình, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.

Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Mức phạt tiền

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử có thể bị phạt từ 6 đến 8 triệu đồng, tùy vào tính chất và mức độ vi phạm.

Các hình thức xử phạt khác

• Truy thu thuế: Nếu việc hủy hóa đơn dẫn đến thiếu hoặc sai sót trong kê khai, nộp thuế.
• Xử phạt bổ sung: Có thể bị tịch thu tang vật, tước quyền sử dụng hóa đơn điện tử, hoặc đình chỉ hoạt động kinh doanh.

Lý do khiến hóa đơn điện tử bị hủy

1. Sai sót trong ghi nhận thông tin: Sai tên, địa chỉ, mã số thuế, mô tả sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế, tổng tiền.
2. Khách hàng đổi ý hoặc hủy giao dịch: Khi khách hàng đổi ý sau khi nhận hàng hóa, dịch vụ và thanh toán.
3. Yêu cầu của cơ quan quản lý thuế: Khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không đúng quy định.

Những điều cần biết khi hủy hóa đơn điện tử

1. Hủy hóa đơn điện tử trước khi cơ quan thuế nhận được bản chính: Doanh nghiệp chỉ được hủy hóa đơn trước khi cơ quan thuế nhận được bản chính của hóa đơn đó. Nếu đã gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, doanh nghiệp không thể tự ý hủy hóa đơn mà phải có sự đồng ý của cơ quan thuế.
2. Không được hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho ngân hàng, tổ chức tài chính: Doanh nghiệp không được hủy hóa đơn đã xuất cho các tổ chức tài chính, ngân hàng theo quy định tại Điều 10 Thông tư 143/2014/TT-BTC.
3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện đúng quy định: Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục, trình tự quy định, bao gồm tạo yêu cầu hủy, ký số yêu cầu, gửi yêu cầu cho cơ quan thuế và chờ phản hồi.
4. Cần lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn điện tử: Sau khi hủy hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc hủy hóa đơn, bao gồm yêu cầu hủy, thông báo hủy từ cơ quan thuế, lý do hủy. Hồ sơ này sẽ là cơ sở pháp lý để chứng minh việc hủy hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là hợp pháp.

Tác động của việc hủy hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp

Ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận

Khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ phải hoàn trả lại tiền cho khách hàng hoặc thu hồi hàng hóa, dịch vụ đã bán. Điều này có thể làm giảm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ kế toán đó. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có thể bán lại hàng hóa, dịch vụ đã thu hồi hoặc tìm được khách hàng mới, thì tác động này có thể được giảm thiểu.

Ảnh hưởng đến việc kê khai, nộp thuế

Việc hủy hóa đơn điện tử cũng có thể ảnh hưởng đến việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải điều chỉnh lại tờ khai thuế, nộp bổ sung hoặc được hoàn trả thuế đã nộp (nếu có) tương ứng với số tiền trên hóa đơn điện tử đã hủy. Nếu không thực hiện điều chỉnh đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và bị xử phạt.

Tác động đến uy tín và hình ảnh doanh nghiệp

Việc hủy hóa đơn điện tử có thể gây ra những tác động tiêu cực đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Nếu hủy hóa đơn nhiều lần, khách hàng có thể mất lòng tin và không muốn tiếp tục làm ăn với doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc hủy hóa đơn điện tử và chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết.

Nên hay không nên hủy hóa đơn điện tử?

Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể. Nếu doanh nghiệp phát hiện ra sai sót trong hóa đơn điện tử hoặc khách hàng đổi ý, hủy giao dịch, thì việc hủy hóa đơn điện tử là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của hồ sơ kế toán, thuế. Tuy nhiên, nếu không có lý do chính đáng, doanh nghiệp không nên tự ý hủy hóa đơn điện tử vì có thể bị xử phạt.

Trước khi quyết định hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các tác động và rủi ro có thể gặp phải. Nếu lợi ích thu được từ việc hủy hóa đơn không lớn, nhưng rủi ro bị xử phạt lại cao, thì doanh nghiệp nên cân nhắc giữ nguyên hóa đơn và thực hiện điều chỉnh thông tin (nếu có thể) theo quy định.

Những lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử để tránh bị phạt

Để hủy hóa đơn điện tử mà không bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

1. Chỉ hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp được pháp luật cho phép: Doanh nghiệp chỉ nên hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp được quy định cụ thể tại Khoản 1, Điều 24 Thông tư 28/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, như đã đề cập ở trên. Nếu hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp khác, doanh nghiệp sẽ bị coi là vi phạm pháp luật và bị xử phạt.
2. Tuân thủ nghiêm ngặt thủ tục, trình tự hủy hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước tạo yêu cầu hủy, ký số yêu cầu, gửi yêu cầu cho cơ quan thuế và chờ phản hồi như đã hướng dẫn. Không nên tự ý hủy hóa đơn điện tử mà không có sự đồng ý của cơ quan thuế.
3. Lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử: Sau khi hủy hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc hủy hóa đơn, bao gồm yêu cầu hủy, thông báo hủy từ cơ quan thuế, lý do hủy. Hồ sơ này sẽ là căn cứ pháp lý để chứng minh việc hủy hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là hợp pháp.
4. Điều chỉnh kịp thời tờ khai thuế, nộp thuế: Sau khi hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần điều chỉnh kịp thời tờ khai thuế, nộp bổ sung hoặc được hoàn trả thuế đã nộp (nếu có) tương ứng với số tiền trên hóa đơn điện tử đã hủy. Điều này giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu thuế và bị xử phạt.
5. Hạn chế hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho ngân hàng, tổ chức tài chính: Doanh nghiệp không nên hủy hóa đơn điện tử đã xuất cho các tổ chức tài chính, ngân hàng, vì đây là trường hợp không được phép hủy theo quy định tại Điều 10 Thông tư 143/2014/TT-BTC.
6. Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi phát hành hóa đơn điện tử: Để tránh phải hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi phát hành hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin trên hóa đơn điện tử.

Hủy hóa đơn điện tử là một quy trình cần được thực hiện cẩn thận và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để tránh bị xử phạt. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định hủy hóa đơn và chỉ thực hiện khi thực sự cần thiết. Bằng cách tuân thủ đầy đủ các quy định và lưu ý các điểm quan trọng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

Việc hủy hóa đơn điện tử không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận mà còn đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần thận trọng và thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn điện tử để tránh vi phạm và bị xử phạt. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình và các lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử, từ đó thực hiện đúng quy định và tránh các rủi ro không mong muốn.