3 Cách ký chữ ký số trên file pdf online đơn giản chỉ 5p !

Bài viết dưới đây mobifone sẽ hướng dẫn bạn cách ký chữ ký số trên file pdf online đơn giản như : Cách ký chữ ký số trên file PDF Adobe Reader , excel , word … Cùng tìm hiểu nhé !

Việc áp dụng chữ ký số Token lên tài liệu PDF thường được thực hiện trong tình huống mà các bên tham gia cần khẳng định tính toàn vẹn và độ chính xác của nội dung văn bản. Nhằm giúp người dùng thực hiện việc ký số một cách dễ dàng và nhanh chóng, bài viết sau sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình thực hiện ký số Token trên tệp PDF, sử dụng hai phần mềm đọc file phổ biến là Adobe Reader và Foxit Reader.

Cách ký chữ ký số trên file PDF 

Adobe Acrobat Reader là một ứng dụng đọc tệp PDF, mang đến cho người dùng khả năng tiếp cận, chỉnh sửa, thảo luận, và chuyển đổi tệp một cách thuận tiện và dễ dàng. Hiện nay, đây là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến để mở các tài liệu được lưu trữ dưới định dạng PDF và thực hiện việc ký chữ ký số.

Kể từ năm 2015, ứng dụng Acrobat Reader đã thay đổi tên thành Adobe Reader DC (áp dụng cho các phiên bản từ 15.x trở lên).

Cách ký chữ ký số trên file pdf bằng phần mềm Adobe Reader

Quy trình ký số bằng Token trên file PDF bằng phần mềm Adobe Reader gồm các bước như sau:

Bước 1. Người dùng bắt đầu bằng việc mở tài liệu PDF mà họ muốn thêm chữ ký số.

Bước 2. Trên thanh công cụ của Adobe Acrobat Reader, người dùng chọn biểu tượng ký số, sau đó chọn “Sign this document”.

Chọn biểu tượng ký số và nhấn “Sign this document”

Bước 3. Màn hình chuyển sang giao diện cửa sổ “Sign Document”, và người dùng nhấn “Next” để tiến hành ký số.

Chọn “Next” trên màn hình giao diện của cửa sổ Sign Document

Bước 4. Người dùng kéo chuột để tạo một khung chữ ký tại vị trí mong muốn trong tài liệu PDF. Sau đó, màn hình hiển thị cửa sổ “Apply Digital Signature – Digital ID Selection”. Người dùng tiếp tục lựa chọn dữ liệu tên người cần ký và nhấn “OK”.

Tạo khung chữ ký tại vị trí cần ký số trong file PDF

Lúc này, màn hình sẽ hiện lên cửa sổ Apply Digital Signature – Digital ID Selection. Tiếp theo, người dùng tiến hành lựa chọn dữ liệu tên người cần ký và chọn “OK”.

Chọn tên người cần ký và nhấn “OK”

Bước 5. Trên cửa sổ “Apply Signature to Document”, người dùng ghi lý do ký vào phần “Reason for Signing Document” và nhấn “OK”.

Tại phần Reason for Signing Document, người dùng sẽ nhập lý do ký số

Bước 6. Người dùng nhập mã PIN trên cửa sổ “User PIN Verification” và nhấn “OK”.

Nhập mã PIN trên cửa sổ User PIN Verification

Bước 7. Tại vị trí đã chọn trong tài liệu (bước 4), chữ ký số hiển thị với thông tin đầy đủ về người ký (họ tên, địa chỉ, chức vụ, lý do và thời gian ký). Khi người dùng di chuột qua chữ ký, dòng “Valid signature” sẽ xuất hiện, cho thấy chữ ký số hợp lệ và quá trình ký đã hoàn thành.

Chữ ký số xuất hiện vị trí đã chọn với đầy đủ thông tin cần thiết

Bước 8. Để kiểm tra lại thông tin liên quan đến chữ ký số, người dùng có thể chọn tab “Signature” ở thanh công cụ bên trái màn hình.

Chọn tab “Signature” trên thanh công cụ bên trái màn hình để kiểm tra lại các thông tin liên quan đến chữ ký số

Xem thêm : Chữ ký số xác nhận tiêm chủng là gì ? Hướng dẫn sử dụng full

Cách ký chữ ký số trên file pdf bằng phần mềm Acrobat Reader DC

Hệ thống phiên bản Acrobat Reader DC là sự phát triển tiến bộ từ phiên bản ban đầu của Acrobat Reader. Ở đó, chữ “DC” (viết tắt của Document Cloud) đại diện cho một tiện ích giúp người dùng thực hiện các tác vụ trên tệp PDF trực tiếp trên nền tảng lưu trữ trực tuyến. Điều này tạo ra một liên kết mạnh mẽ giữa phần mềm và dịch vụ lưu trữ.

Dưới đây là hướng dẫn ký số Token bằng Acrobat Reader DC:

Bước 1. Bắt đầu bằng việc Mở Tệp PDF Cần Ký Số: Người dùng bắt đầu bằng cách mở tệp PDF mà họ muốn thêm chữ ký số.

Bước 2. Truy cập Công Cụ Ký Số: Trên màn hình giao diện, người dùng điều hướng đến mục “Tools” trên thanh công cụ.

Chọn “Tools” trên thanh công cụ

Bước 3. Chọn “Certificates” và Mở Nó: Tại màn hình giao diện, người dùng chọn “Certificates” và nhấn “Open”.

Chọn “Open” tại mục “Certificates”

Bước 4. Chọn “Digitally Sign” để Bắt Đầu Ký Số: Để thực hiện ký số trên tài liệu, người dùng lựa chọn “Digitally Sign”.

Chọn “Digitally Sign” để thực hiện ký số

Bước 5. Chọn Vị Trí Ký và Tiếp Tục: Khi màn hình hướng dẫn xuất hiện, yêu cầu người dùng chọn vị trí mà họ muốn thêm chữ ký. Sau đó, người dùng nhấn “OK” để tiếp tục.

Nhấn “OK” để tiếp tục quá trình ký số

Tiếp theo, người dùng nhấn và kéo chuột tại vị trí cần ký số.

Nhấn và kéo chuột tại vị trí cần ký số

Bước 6. Chọn Thông Tin Cá Nhân/Đơn Vị Ký Số: Trên cửa sổ “Sign with Digital ID”, người dùng lựa chọn thông tin cá nhân hoặc đơn vị ký số và nhấn “Continue”.

Chọn thông tin cá nhân/đơn vị ký số và nhấn “Continue” trên cửa sổ Sign with Digital ID

Bước 7. Xác Nhận và Ký Số: Người dùng chọn “Sign” để xác nhận việc ký số.

Chọn “Sign” để xác nhận quá trình ký số

Bước 8. Lưu Tài Liệu Đã Ký Số: Người dùng nhập tên tệp, chọn vị trí lưu và nhấn “Save” để lưu tài liệu đã ký số.

Nhập tên file và nhấn “Save” để lưu văn bản

Bước 9. Nhập Mã PIN của USB Token và Đăng Nhập: Sau khi nhập chính xác mã PIN của USB Token, người dùng chọn “Đăng nhập”.

Giao diện khi nhập mã PIN của USB Token

Bước 10. Chữ Ký Số Hiển Thị Trên Tài Liệu: Khi mã PIN được xác nhận đúng, chữ ký số sẽ được áp dụng thành công và hiển thị trực tiếp trên tài liệu.

Chữ ký số hiển thị trên văn bản sau khi ký thành công

Xem thêm : Gia hạn chữ ký số đơn giản , dễ dàng với 3 bước sau !

Cách ký chữ ký số trên file PDF bằng phần mềm Foxit Reader

Ngoài sử dụng Adobe Reader, Foxit Reader cũng là một ứng dụng đọc tệp PDF phổ biến được nhiều người sử dụng hiện nay. Trong tình huống người dùng muốn mở tài liệu PDF và thực hiện việc ký số bằng Foxit Reader, họ có thể tuân theo các bước sau đây.

Chú ý: Để thực hiện việc ký số, cần phải cắm USB Token vào máy tính. Đồng thời, máy tính mà bạn sử dụng để thực hiện ký số phải đã thành công trong việc cài đặt phần mềm quản lý Token.

Bước 1: Mở tài liệu PDF cần thêm chữ ký số bằng Foxit Reader.

Bước 2. Trên thanh công cụ, vào mục “Protect,” người dùng chọn “Sign & Certify” và nhấn “Place Signature…”

Chọn chức năng Sign & Certify và nhấn “Place Signature”

Bước 3. Di chuột đến vị trí cần ký trong tài liệu và kéo chuột để tạo một khung chữ ký. Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ “Sign Document,” người dùng nhấn “Sign” để ký.

Nhấn và kéo chuột tạo khung chữ ký tại vị trí mong muốn

Lúc này, trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Sign Document, để thực hiện ký văn bản, người dùng chọn “Sign”.

Chọn “Sign” để thực hiện ký văn bản

Bước 4. Chọn vị trí lưu tài liệu đã ký và nhập tên tệp theo mong muốn.

Chọn đường dẫn và lưu file văn bản đã ký

Bước 5. Màn hình sẽ yêu cầu nhập mã PIN của USB Token, sau đó người dùng chọn “Đăng nhập.”

Đăng nhập mã PIN của USB Token

Bước 6. Khi mã PIN được xác nhận, chữ ký số sẽ hiển thị trong khung chữ ký đã tạo.

Hình ảnh chữ ký hiển thị tại văn bản sau khi người dùng ký số

Bước 7. Sau khi ký số thành công, người dùng có thể kiểm tra thông tin chữ ký số bằng cách chọn “Manage digital signatures” trên thanh công cụ bên trái màn hình.

Chọn mục Manage digital signatures để kiểm tra lại thông tin chữ ký số

‍Tóm lại, việc biết cách ký chữ ký số trên file PDF đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của các tài liệu điện tử. Qua hướng dẫn chi tiết và các bước rõ ràng, người dùng có thể dễ dàng thực hiện quy trình này bằng các phần mềm như Adobe Reader DC hoặc Foxit Reader. Việc sử dụng chữ ký số không chỉ đảm bảo tính bảo mật mà còn tạo sự tin cậy trong việc trao đổi thông tin trực tuyến. Trong tương lai, việc áp dụng cách ký chữ ký số sẽ ngày càng trở nên cần thiết và quan trọng trong việc quản lý tài liệu và giao dịch điện tử.